E-Signaturen ermöglichen es Administratoren, von Projektteilnehmern sichere Unterschriften auf Dokumenten anzufordern – und das alles, ohne den Datenraum zu verlassen. Dies vereinfacht Arbeitsabläufe und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften bei Transaktionen.

💡 Nur Administratoren können Dokumente zur Unterschrift versenden. Unterzeichner erhalten automatisch Zugriff auf eine Datei, wenn sie als Unterzeichner markiert sind.

Verfügbarkeit

Nur Administratoren können Unterschriften anfordern.
Nur zugewiesene Unterzeichner können unterschreiben.
In der mobilen Version des Produkts nicht unterstützt.

💡 Wenn ein Unterzeichner einen Link auf seinem Mobilgerät öffnet, wird er aufgefordert, diesen in einem Desktop-Browser zu öffnen, bevor er fortfahren kann.

Ein Dokument zur Unterschrift senden

Schritt 1: Datei öffnen und zur Unterschrift senden

Administratoren können mit der rechten Maustaste auf ein in PDF konvertierbares Dokument (PDF, DOC, DOCX, RTF oder TXT) klicken und Unterschrift anfordern auswählen.

💡 Diese Option wird nicht angezeigt, wenn das Dokument Redaktionsfehler enthält.

Schritt 2: Unterzeichner hinzufügen

Wählen Sie im Modal mindestens einen aktiven Projektteilnehmer aus, der das Dokument unterzeichnen soll.

Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

💡 Unterzeichner müssen nicht auf das Dokument zugreifen können, um zu unterschreiben.

Schritt 3: Signaturfelder platzieren

Verwenden Sie die Drag-and-Drop-Oberfläche, um jedem Unterzeichner mindestens ein Signaturfeld zuzuweisen.

Sie können:

Fügen Sie mehrere Felder pro Unterzeichner hinzu
Felder neu anordnen
Unterzeichner bearbeiten oder löschen

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Senden.

Schritt 4: Anfrage abschließen

Sie haben die Möglichkeit, einen Dateinamen und eine Nachricht (bis zu 300 Zeichen) hinzuzufügen.

Klicken Sie auf Senden, um die Anfrage zu erstellen. Sie werden dann zur Seite Signaturen weitergeleitet, auf der eine PDF-Kopie der Datei gespeichert ist.

Diese Aktivität wird im Aktivitätsprotokoll mit allen Details der Anfrage erfasst.

Wenn Sie keine Unterzeichner sehen oder versehentlich alle Unterzeichner entfernen, werden Sie im rechten Bereich aufgefordert, Unterzeichner hinzuzufügen.

Klicken Sie auf Unterzeichner hinzufügen und fügen Sie die erforderlichen Teilnehmer hinzu, bevor Sie fortfahren.

Ein Dokument unterschreiben

Nur zugewiesene Unterzeichner können Dokumente unterschreiben.

Schritt 1: Öffnen Sie das Dokument

Unterzeichner können auf Dokumente, die ihre Unterschrift benötigen, entweder über die Seite Signaturen oder über eine Benachrichtigungs-E-Mail zugreifen.

Schritt 2: Mit der Signatur beginnen

Klicken Sie oben auf Start oder auf ein Signaturfeld, um zu beginnen. Verwenden Sie Weiter, um zwischen den Feldern zu springen.

Schritt 3: Fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu

Zeichnen Sie Ihre Unterschrift und klicken Sie auf Hinzufügen. Jede Unterschrift enthält Ihren Namen und einen Zeitstempel. Ihre Unterschrift wird automatisch in die verbleibenden Felder eingefügt, wenn Sie auf die Unterschriftsfelder klicken.

Schritt 4: Fertigstellen

Sobald alle Felder unterschrieben sind, klicken Sie oben auf Fertigstellen. Sie kehren zur Seite Signaturen zurück und eine Bestätigungsnachricht erscheint. Im Aktivitätsprotokoll werden alle Signiervorgänge aufgezeichnet.

Herunterladen des fertigen Dokuments

Admins und Unterzeichner können vollständig signierte Dokumente entweder unter Dokumente > Signaturen mit der Download-Verknüpfung auf der rechten Seite der Tabelle herunterladen:

Oder direkt aus dem Dokument heraus:

Verwendung der Seite "Signaturen"

Die Seite Signaturen ist für Administratoren standardmäßig beim Öffnen einer Signaturanfrage verfügbar und für Unterzeichner nur, wenn sie eine offene Signaturanfrage haben:

Administratoren sehen alle Anfragen
Andere Benutzer sehen nur die ihnen zugewiesenen Dokumente

Enthaltene Spalten:

Dateiname
Status (Signiert, Ausstehend, Ausstehend Ihre Unterschrift, Ungültig)
Unterzeichner
Gesendet am Datum

Verfügbare Aktionen innerhalb der E-Signaturen:

Aktion	Wer kann es verwenden	Status	Beschreibung
Kopieren nach	Admins	Unterschrieben	Signiertes Dokument in den Bereich Dokumente verschieben
Herunterladen	Admins, Unterzeichner	Unterschrieben	Vollständig unterzeichnetes Dokument herunterladen
Abbrechen	Admins	Ausstehend	Anfrage stornieren und alle Unterzeichner benachrichtigen
Dokument anzeigen	Admins, Unterzeichner	Alle Status	Nur-Lese-Ansicht. In Ausstehende Unterschrift wird der Editor geöffnet

💡 Alle Aktionen werden im Aktivitätsprotokoll protokolliert.

Eine Erinnerung senden

Sie können Unterzeichner daran erinnern, eine Signaturanfrage abzuschließen. So geht’s:

1. Überprüfen Sie den Dokumentstatus
Erinnerungen sind verfügbar, wenn das Dokument entweder:

Ausstehend
Ausstehend Ihre Unterschrift

Diese Status bedeuten, dass mindestens eine Person (einschließlich Ihnen, falls Sie ein Unterzeichner sind) noch nicht unterschrieben hat.

2. Bewegen Sie die Maus darüber, um die Erinnerungsoption anzuzeigen

Wenn Sie mit der Maus über das Dokument fahren, sehen Sie die Option Erinnerung senden.

3. Klicken Sie, um das Erinnerungsfenster zu öffnen

In diesem Modal werden nur die Unterzeichner angezeigt, die noch nicht unterschrieben haben.

Alle Unterzeichner, die noch nicht unterschrieben haben, sind vorausgewählt, einschließlich Ihnen, falls zutreffend.
Sie können jede Person abwählen, wenn Sie nicht möchten, dass sie eine Erinnerung erhält.

4. Erinnerung senden
Sobald Sie bestätigen, wird eine Benachrichtigung an die ausgewählten Unterzeichner gesendet – so bleibt alles im Blick, ganz ohne zusätzliche E-Mails.

Benachrichtigungen für E-Signaturen gesendet

Veranstaltung	Gesendet an	Details
Signaturanfrage erhalten	Zugewiesene Unterzeichner	Enthält einen Link, um das Dokument anzusehen
Signaturanfrage abgebrochen	Admin + alle Unterzeichner	Anfrage wurde storniert
Dokument vollständig unterschrieben	Admin + alle Unterzeichner	Bestätigt den Abschluss und enthält einen Link, um das Dokument anzusehen
Erinnerung an das zur Unterschrift gesendete Dokument	Unterzeichner auf Anfrage durch den Administrator	Enthält einen Link, um das Dokument anzusehen

Mit der E-Signaturen-Funktion können Sie Unterschriften schnell und sicher verwalten, sodass Sie konform und effizient bleiben. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich an unser Support-Team – wir helfen Ihnen gerne weiter.