E-Signaturen ermöglichen es Administratoren, von Projektteilnehmern sichere Unterschriften auf Dokumenten anzufordern – und das alles, ohne den Datenraum zu verlassen. Dies vereinfacht Arbeitsabläufe und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben bei Transaktionen.
💡 Nur Administratoren können Dokumente zur Unterschrift versenden. Unterzeichner erhalten automatisch Zugriff auf eine Datei, wenn sie als Unterzeichner markiert sind.
Verfügbarkeit von Funktionen
Nur Administratoren können Unterschriften anfordern.
Nur zugewiesene Unterzeichner können unterschreiben.
In der mobilen Version des Produkts nicht unterstützt.
💡 Wenn ein Unterzeichner einen Link auf seinem Mobilgerät öffnet, wird er aufgefordert, diesen in einem Desktop-Browser zu öffnen, bevor er fortfahren kann.
Ein Dokument zur Unterschrift versenden
So senden Sie ein Dokument zur Unterschrift:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Datei in der Liste.
Gehen Sie zu Teilen und klicken Sie auf Unterschrift anfordern.
💡 Die folgenden Dateitypen werden für Signaturen unterstützt: PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT. Diese Option wird nicht angezeigt, wenn das Dokument Redaktionsfehler enthält.
Unterzeichner hinzufügen
Im angezeigten Modal:
Wählen Sie mindestens einen aktiven Projektteilnehmer aus, um das Dokument zu unterschreiben.
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Projektarchivierung
💡 Unterzeichner müssen nicht Zugriff auf das Dokument erhalten, um zu unterschreiben.
Signaturfelder platzieren
Nachdem Sie Unterzeichner hinzugefügt haben, werden Sie zu einer Ansicht weitergeleitet, in der Sie die Signaturfelder platzieren können.
Verwenden Sie die Drag-and-Drop-Oberfläche, um jedem Unterzeichner mindestens ein Signaturfeld zuzuweisen.
Sie können:
Fügen Sie mehrere Felder pro Unterzeichner hinzu.
Felder neu anordnen.
Unterzeichner bearbeiten oder löschen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf Senden.
Anfrage abschließen
Nach dem Senden haben Sie die Möglichkeit, einen Dateinamen zu ändern und eine Nachricht hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Senden, um die Anfrage zu erstellen. Sie werden dann zur Seite Signaturen weitergeleitet, auf der eine PDF-Kopie der Datei gespeichert ist.
💡 Diese Aktivität wird im Aktivitätsprotokoll mit allen Details der Anfrage erfasst.
Wenn Sie keine Unterzeichner sehen oder versehentlich alle Unterzeichner entfernen, werden Sie aufgefordert, im rechten Bereich Unterzeichner hinzuzufügen. Klicken Sie auf Unterzeichner hinzufügen und fügen Sie die erforderlichen Teilnehmer hinzu, bevor Sie fortfahren.
Ein Dokument unterschreiben
Nur zugewiesene Unterzeichner können Dokumente unterschreiben. Unterzeichner können auf Dokumente, die ihre Unterschrift benötigen, über die Seite Signaturen oder eine Benachrichtigungs-E-Mail zugreifen.
Um mit der Unterzeichnung zu beginnen, klicken Sie oben auf Start oder auf ein Unterschriftsfeld. Mit Weiter können Sie zwischen den Feldern wechseln.
Zeichnen Sie Ihre Unterschrift und klicken Sie auf Hinzufügen. Jede Unterschrift enthält Ihren Namen und einen Zeitstempel. Ihre Unterschrift wird automatisch in die verbleibenden Felder eingefügt, wenn Sie auf die Unterschriftsfelder klicken.
Sobald alle Felder unterschrieben sind, klicken Sie oben auf Fertigstellen. Sie kehren zur Seite Signaturen zurück und eine Bestätigungsnachricht erscheint. Im Aktivitätsprotokoll werden alle Signaturaktionen protokolliert.
Herunterladen des fertigen Dokuments
Administratoren und Unterzeichner können vollständig unterzeichnete Dokumente entweder unter Dokumente –> Signaturen mit der Download-Verknüpfung auf der rechten Seite der Tabelle herunterladen.
oder aus dem Dokument selbst heraus.
Verwendung der Seite "Signaturen"
Die Seite Signaturen ist für Administratoren standardmäßig beim Öffnen einer Signaturanfrage verfügbar und für Unterzeichner nur, wenn sie eine offene Signaturanfrage haben:
Administratoren sehen alle Anfragen.
Andere Benutzer sehen nur die ihnen zugewiesenen Dokumente.
Verfügbare Spalten
Dateiname
Status: Signiert, Ausstehend, Ausstehend Ihre Unterschrift, Ungültig
Unterzeichner
Gesendet am Datum
Aktionen innerhalb von E-Signaturen
Aktion | Wer kann es benutzen | Status | Beschreibung |
Kopieren nach | Administratoren | Unterschrieben | Verschieben Sie das unterzeichnete Dokument in den Bereich Dokumente |
Herunterladen | Administratoren, Unterzeichner | Unterschrieben | Vollständig unterzeichnetes Dokument herunterladen |
Abbrechen | Ausstehend | Anfrage stornieren und alle Unterzeichner benachrichtigen | Dokument anzeigen |
Administratoren, Unterzeichner | Alle Status | Nur-Lese-Ansicht. In Ausstehende Unterschrift wird der Editor geöffnet | 💡 Alle Aktionen werden im Aktivitätsprotokoll protokolliert. |
Eine Erinnerung senden
Sie können Unterzeichner daran erinnern, eine Signaturanfrage abzuschließen. Erinnerungen sind verfügbar, wenn das Dokument entweder:
Ausstehend
Ausstehend Ihre Unterschrift
Diese Status bedeuten, dass mindestens ein Unterzeichner (einschließlich Ihnen, falls Sie ein Unterzeichner sind) noch nicht unterschrieben hat.
Um eine Erinnerung zu senden:
Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Dokument, um verfügbare Aktionen anzuzeigen.
Klicken Sie auf Erinnerung senden.
Im angezeigten Modal sehen Sie nur die Unterzeichner, die noch nicht unterschrieben haben.
Alle Unterzeichner, die noch nicht unterschrieben haben, sind vorausgewählt, einschließlich Ihnen, falls zutreffend.
Sie können jemanden abwählen, wenn Sie nicht möchten, dass diese Person eine Erinnerung erhält.
Sobald Sie bestätigen, wird eine Benachrichtigung an die ausgewählten Unterzeichner gesendet – so bleibt alles im Ablauf, ohne dass zusätzliche E-Mails nötig sind.
Benachrichtigungen für E-Signaturen gesendet
Veranstaltung
Gesendet an | Details | Signaturanfrage erhalten |
Zugewiesene Unterzeichner | Enthält einen Link, um das Dokument anzusehen | Signaturanfrage abgebrochen |
Administrator + alle Unterzeichner | Anfrage wurde storniert | Administrator + alle Unterzeichner |