Электронные подписи позволяют администраторам запрашивать безопасные подписи на документах у участников проекта — всё это, не покидая дата-рум. Это упрощает рабочие процессы и способствует соблюдению требований при проведении сделок.
💡 Только администраторы могут отправлять документы на подпись. Подписанты автоматически получат доступ к файлу, если они отмечены как подписанты.
Доступность
Только администраторы могут запрашивать подписи.
Только назначенные подписанты могут подписывать.
Не поддерживается в мобильной версии продукта.
💡 Если подписант откроет ссылку на мобильном устройстве, ему будет предложено открыть её в браузере на компьютере, прежде чем он сможет продолжить.
Отправка документа на подпись
Шаг 1: Откройте файл и отправьте на подпись
Администраторы могут щёлкнуть правой кнопкой мыши по документу, который можно преобразовать в PDF (PDF, DOC, DOCX, RTF или TXT), и выбрать Запросить подпись.
💡 Эта опция не появится, если в документе есть ошибки редактирования.
Шаг 2: Добавьте подписантов
В модальном окне выберите как минимум одного активного участника проекта для подписания документа.
Нажмите Продолжить, чтобы продолжить.
💡 Подписантам не нужно предоставлять доступ к документу для подписи.
Шаг 3: Разместите поля для подписи
Используйте интерфейс перетаскивания, чтобы назначить как минимум одно поле для подписи каждому подписанту.
Вы можете:
Добавьте несколько полей для каждого подписанта
Изменить расположение полей
Редактировать или удалить подписантов
Когда закончите, нажмите Отправить.
Шаг 4: Завершение запроса
У вас будет возможность добавить имя файла и сообщение (до 300 символов).
Нажмите Отправить, чтобы создать запрос, и вы будете перенаправлены на страницу Подписи, где хранится PDF-копия файла.
Это действие фиксируется в Журнале активности с полными деталями запроса.
Если вы не видите ни одного подписанта или случайно удалили всех подписантов, вам будет предложено добавить подписантов в правой панели.
Нажмите Добавить подписантов и добавьте необходимых участников перед продолжением.
Подписание документа
Только назначенные подписанты могут подписывать документы.
Шаг 1: Откройте документ
Подписанты могут получить доступ к документам, требующим их подписи, через страницу Подписи или по уведомлению на электронную почту.
Шаг 2: Начните подписывать
Нажмите Начать вверху или кликните по полю для подписи, чтобы начать. Используйте Далее, чтобы переходить между полями.
Шаг 3: Добавьте свою подпись
Нарисуйте свою подпись и нажмите Добавить. Каждая подпись содержит ваше имя и отметку времени. Ваша подпись будет автоматически подставляться в оставшиеся поля при нажатии на поля для подписи.
Шаг 4: Завершение
Когда все поля будут подписаны, нажмите Готово вверху. Вы вернётесь на страницу Подписи, и появится сообщение с подтверждением. Все действия по подписанию фиксируются в журнале активности.
Загрузка готового документа
Администраторы и подписанты могут скачать полностью подписанные документы в разделе Документы > Подписи, используя ярлык загрузки с правой стороны таблицы:
Или непосредственно из самого документа:
Использование страницы «Подписи»
Страница Подписи по умолчанию доступна администраторам при открытии запроса на подпись, а подписантам — только если у них есть открытый запрос на подпись:
Администраторы видят все запросы
Другие пользователи видят только документы, назначенные им
Включённые столбцы:
Имя файла
Статус (Подписано, В ожидании, Ожидает вашей подписи, Аннулировано)
Подписанты
Отправлено в дату
Доступные действия в разделе Электронные подписи:
Действие | Кто может использовать это | Статус | Описание |
Копировать в | Администраторы | Подписано | Переместить подписанный документ в раздел Документы |
Скачать | Администраторы, Подписанты | Подписано | Скачать полностью подписанный документ |
Отмена | Администраторы | В ожидании | Отменить запрос и уведомить всех подписантов |
Просмотреть документ | Администраторы, Подписанты | Все статусы | Только для просмотра. В разделе Ожидает вашей подписи открывается редактор |
💡 Все действия фиксируются в Журнале активности.
Отправить напоминание
Вы можете напомнить подписантам о необходимости завершить запрос на подпись. Вот как это сделать:
1. Проверьте статус документа
Напоминания доступны, когда документ:
В ожидании
Ожидает вашей подписи
Эти статусы означают, что как минимум один из подписантов (включая вас, если вы являетесь подписантом) ещё не подписал.
2. Наведите курсор, чтобы отобразить опцию напоминания
Когда вы наведёте курсор на документ, появится опция Отправить напоминание.
3. Нажмите, чтобы открыть модальное окно напоминания
В этом окне будут перечислены только те подписанты, которые ещё не подписали.
Все подписанты, которые еще не подписали, выбраны по умолчанию, включая вас, если это применимо.
Вы можете снять выделение с любого человека, если не хотите, чтобы он получил напоминание.
4. Отправьте напоминание
После подтверждения выбранные подписанты получают уведомление — это помогает держать процесс под контролем без лишних писем.
Уведомления, отправленные для электронной подписи
Событие | Отправлено | Подробности |
Запрос на подпись получен | Назначенные подписанты | Включает ссылку для просмотра документа |
Запрос на подпись отменён | Администратор + все подписанты | Запрос аннулирован |
Документ полностью подписан | Администратор + все подписанты | Подтверждает завершение и содержит ссылку для просмотра документа |
Напоминание о документе, отправленном на подпись | Подписанты по запросу администратора | Включает ссылку для просмотра документа |
Функция электронных подписей позволяет быстро и безопасно управлять подписями, помогая вам оставаться в соответствии с требованиями и работать эффективно. Если у вас есть вопросы или нужна помощь, обратитесь в нашу службу поддержки — мы всегда рады помочь.