При подготовке к началу проекта у вас уже может быть определенный проектный индекс с желаемой структурой папок для создания.
Наша функция импорта структуры папок автоматически создает папки в большом количестве из предоставленного файла Excel, экономя время на настройке нового проекта.
ℹ️ Эта функция доступна только для администраторов.
Чтобы начать, нажмите Импортировать структуру папок в меню +Новый на панели действий или на стартовой странице документов, если в вашем проекте еще нет документов.
💡 Чтобы импортировать структуру папок, вы должны сначала включить автоматическое индексирование документов.
Если автоматическое индексирование не включено, вы получите модальное окно с вопросом, хотите ли вы его включить. Нажмите Включить и перейдите к следующему шагу.
1. Загрузить файл
Перетащите или выберите ваш XLSX-файл с индексом проекта. Если у вас его еще нет, вы можете скачать наш шаблон. Чтобы начать загрузку шаблона, нажмите на иконку загрузки.
Чтобы успешно обработать ваш файл XLSX, убедитесь, что он соответствует следующим критериям:
Структура проиндексирована
Формат XLSX
Меньше 10 МБ
Используйте только цифры и точки для вашего индекса
Используйте только одну колонку индекса, которая включает в себя подиндексы
Индекс и имя не могут содержать символы \ / : * ? " < > |
В случае возникновения каких-либо других необычных проблем, вас уведомят соответствующим образом.
2. Проверьте обнаруженную структуру
После успешной обработки вашего файла проверьте структуру и при необходимости скорректируйте автоматически обнаруженные данные.
Доступные настройки
Доступные настройки зависят от структуры вашего файла и наличия других папок в проекте. По умолчанию вы найдете следующие настройки:
Индекс: система берет значение из первой ячейки, которая соответствует шаблону индекса в выбранном диапазоне.
💡 Используется первый лист с действительными данными. Если выбрано 2 или более листов, система объединяет индексы со всех списков. Чтобы успешно это сделать, столбцы на всех выбранных листах должны быть одинаковыми.
Имя: если выбрано несколько столбцов, имя объединяется в одно; значения из разных столбцов разделяются дефисами.
Импорт в определенную папку: включите индекс выбранной папки назначения.
💡 В этом случае структура папок будет создана внутри уже существующей папки, выбранной в проекте.
Включить индекс в название: добавить индексы к названиям папок, если это необходимо. Полезно, если вы не планируете использовать автоматическую индексацию документов для вашего проекта. В этом случае документы будут отсортированы в алфавитном порядке в соответствии с индексом, включенным в название.
💡 Если вы ранее создавали папки в своем проекте и вам нужно переименовать их пакетно, используйте опцию Объединить папки. В этом случае существующие папки будут сопоставлены по их индексам, и будут применены новые имена из файла Excel. Переименованные папки будут дополнительно отмечены в предварительном просмотре структуры.
Дубликаты
Если в вашей импортированной структуре есть дубликаты, вы увидите модальное окно с тремя вариантами обработки:
Слияние: файлы и индексы будут объединены.
Сохранять только существующие: существующий файл остается.
Сохраните оба: новый файл импортируется и нумеруется.
3. Просмотрите структуру вашей папки
На этом шаге вы получите полный обзор структуры папок, которая будет создана в вашем проекте.
💡 Названия папок не могут содержать следующие символы: \ / : * ? " < > | и они автоматически заменяются на тире (-) с отображением значка предупреждения.
Также каждая папка должна иметь уникальный индекс и имя. Если обнаружены какие-либо конфликты, вы увидите соответствующие сообщения об ошибках под каждой проблемной папкой.
В предварительном просмотре вы можете:
Переименуйте как существующие, так и новые папки.
Изменить индекс импортированных папок.
Перестройте индекс, чтобы устранить любые пробелы в индексе.
Удалить импортированные папки.
После того как вы все проверите, нажмите «Импорт» и дождитесь создания и/или переименования папок. Обычно это занимает всего несколько моментов.
Если возникнут какие-либо проблемы, вам будет отправлено уведомление в виде всплывающего сообщения. Чтобы исправить ошибки, нажмите на кнопку Исправить ошибкивнутри всплывающего сообщения . Это вернет вас к шагу предварительного просмотра.
