При подготовке к началу проекта у вас уже может быть определенный проектный индекс с желаемой структурой папок для создания.
Наша функция импорта структуры папок помогает автоматически массово создавать папки, экономя время на настройке нового проекта.
ℹ️ Эта функция доступна только для администраторов.
Чтобы начать, нажмите Импорт структуры папок в меню Индекс проекта на панели действий.
💡 Чтобы импортировать структуру папок, вы должны сначала включить автоматическое индексирование документов.
Если автоматическое индексирование не включено, вы получите модальное окно с вопросом, хотите ли вы его включить. Нажмите Включить и перейдите к следующему шагу.
Затем вам будет предложено выбрать метод импорта структуры папок:
XLSX файл: создание структуры папок путем импорта XLSX файла.
Другой проект: скопировать структуру папок из существующего проекта.
ℹ️ Вы можете копировать только из проекта, для которого вы приняли условия использования. Если вы еще не приняли эти условия, вам будет предложено принять их.
файл XLSX
После выбора импорта из файла Excel вы будете перенаправлены на новую страницу.
Загрузка файла
Перетащите и отпустите или выберите файл XLSX с индексом проекта. Если у вас его еще нет, вы можете скачать наш шаблон. Нажмите значок скачивания, чтобы скачать шаблон.
Чтобы успешно обработать ваш файл XLSX, убедитесь, что он соответствует следующим критериям:
Структура проиндексирована
Формат XLSX
Меньше 10 МБ
Используйте только цифры и точки для вашего индекса
Используйте только одну колонку индекса, которая включает в себя подиндексы
Индекс и имя не могут содержать символы \ / : * ? " < > |
В случае возникновения каких-либо других необычных проблем, вас уведомят соответствующим образом.
Проверка обнаруженной структуры
После успешной обработки вашего файла проверьте структуру и при необходимости скорректируйте автоматически обнаруженные данные.
Доступные настройки
Доступные настройки зависят от структуры вашего файла и наличия других папок в проекте. По умолчанию вы найдете следующие настройки:
Индекс: система берет значение из первой ячейки, которая соответствует шаблону индекса в выбранном диапазоне.
💡 Используется первый лист с действительными данными. Если выбрано 2 или более листов, система объединяет индексы со всех списков. Чтобы успешно это сделать, столбцы на всех выбранных листах должны быть одинаковыми.
Имя: если выбрано несколько столбцов, имя объединяется в одно; значения из разных столбцов разделяются дефисами.
Импорт в определенную папку: включите индекс выбранной папки назначения.
💡 В этом случае структура папок будет создана внутри уже существующей папки, выбранной в проекте.
Добавить индекс в название: при необходимости добавляет индексы к названиям папок. Полезно, если вы не планируете использовать автоматическую индексацию документов для своего проекта. В этом случае документы будут отсортированы по алфавиту в соответствии с индексом, включённым в название.
💡 Если вы ранее создавали папки в проекте и вам нужно переименовать их оптом, используйте опцию Merge folders. В этом случае существующие папки будут сопоставлены по их индексам, а новые названия из файла Excel будут применены. Переименованные папки будут дополнительно отмечены в предварительном просмотре структуры.
Дубликаты
Если в вашей импортированной структуре есть дубликаты, вы увидите модальное окно с тремя вариантами обработки:
Слияние: файлы и индексы будут объединены.
Сохранять только существующие: существующий файл остается.
Сохраните оба: новый файл импортируется и нумеруется.
Предварительный просмотр структуры папки
На этом этапе вы получаете полный обзор структуры папок, которая будет создана в вашем проекте. Используйте фильтры в правом верхнем углу для просмотра ошибок и предупреждений, если они есть.
💡 Имена папок не могут содержать следующие символы: \ / : * ? " < > | и они автоматически заменяются тире (-) с отображением значка предупреждения. Также каждая папка должна иметь уникальный индекс и имя. Если обнаружены конфликты, вы увидите соответствующие сообщения об ошибках под каждой проблемной папкой.
В предварительном просмотре вы можете:
Переименуйте как существующие, так и новые папки.
Редактировать индекс импортированных папок.
Перестройте индекс, чтобы устранить любые пробелы в индексе.
Удалить импортированные папки.
После того как вы всё проверите, нажмите Создать и дождитесь создания и/или переименования папок. Обычно это занимает всего несколько мгновений.
Если возникнут какие-либо проблемы, вы получите уведомление через всплывающее сообщение. Чтобы исправить ошибки, нажмите Исправить ошибки в всплывающем сообщении. Это вернет вас к шагу предварительного просмотра.
Другой проект
Выбрав этот метод импорта, вам будет предложено указать исходный проект и, при необходимости, папку назначения.
Исходный проект
Выберите нужный проект из отображаемого выпадающего списка. После выбора система загрузит структуру исходного проекта, и вы увидите её на экране ниже поля ввода.
В раскрывающемся списке вы также можете найти проект через поиск, если у вас их много.
Папки для импорта
Чтобы продолжить, выберите папки, которые хотите импортировать. Вы можете импортировать всю структуру папок, отметив чекбокс проекта, или только конкретные папки.
Папка назначения
Вы можете выбрать, куда импортировать структуру в свой проект. Если папка назначения не выбрана, структура будет создана в корневой папке.
Нажмите Далее, чтобы просмотреть структуру перед импортом.
Решение проблем
Вы не сможете продолжить импорт, пока все ошибки не будут устранены. Обязательно решите все проблемы перед отправкой структуры папок. Следуя этим рекомендациям по устранению неполадок, вы сможете устранить распространённые проблемы импорта папок и убедиться, что структура ваших папок корректно настроена в вашем проекте.
Распространённые ошибки
Индекс уже используется
Проблема: указанный вами номер индекса уже присвоен другой папке.
Решение: выберите уникальный номер индекса для каждой папки, чтобы избежать конфликтов. Каждая папка в вашей структуре должна иметь собственный уникальный индекс.
Родительская папка не найдена
Проблема: у дочерней папки отсутствует родительская папка, то есть иерархия папок нарушена.
Решение: убедитесь, что каждая дочерняя папка привязана к родительской папке и что индексный номер родительской папки указан корректно.
Распространённые предупреждения
Переименовано со старого значения
Проблема: имя папки было автоматически переименовано из-за конфликтов или отсутствующих данных.
Решение: если имя папки отсутствует или недействительно, система переименует её на основе предоставленного индекса. При необходимости вы можете вручную отредактировать имя.
Имя папки отсутствует, поэтому вместо него будет использован её индекс
Проблема: имя папки пустое, поэтому система автоматически использует номер индекса папки в качестве её имени.
Решение: убедитесь, что каждая папка имеет осмысленное название, чтобы избежать путаницы. Если название не указано, по умолчанию будет использоваться порядковый номер.
Имя папки не может превышать 255 символов, поэтому избыточная часть была автоматически обрезана
Проблема: имя папки превышает допустимое количество символов.
Решение: сократите имя папки, чтобы оно не превышало лимит в 255 символов. Любые лишние символы будут автоматически обрезаны.
Недопустимые символы удалены
Проблема: имя папки содержит недопустимые символы, которые не разрешены в системе, например, специальные символы.
Решение: система автоматически заменит недопустимые символы дефисами (-). Проверьте названия ваших папок и удалите любые символы, которые могут вызывать проблемы.
Исправление ошибок и предупреждений
Количество ошибок и предупреждений будет отображаться в нижней части страницы. Обязательно просмотрите их и устраните все проблемы перед продолжением импорта.
Вы можете навести курсор на всплывающую подсказку рядом с папкой, чтобы просмотреть более подробную информацию об ошибке или предупреждении. Это предоставляет дополнительную информацию, которая поможет вам решить проблему.
Дополнительные советы
Удаление папок
Вы можете удалить недавно добавленные папки, включая те, которые содержат ошибки и предупреждения. Однако существующие папки нельзя удалить после добавления в структуру.
Перестроение индекса
Если у вас возникают проблемы с индексацией, вы можете использовать функцию Перестроить индекс. Это автоматически исправит нумерацию папок, восстановив последовательность.
⚠️ Процесс перестроения индекса необратим. Если вам нужно отменить изменения, вы должны вернуться к предыдущему шагу или вручную отредактировать индексы.