Затирание данных – это процесс удаления текста или областей из документа, содержащих любую конфиденциальную информацию. Затертые данных отображаются для пользователей затемненными (замаранными).
Имейте в виду, что только полные администраторы и пользователи с разрешением на загрузку выбранного файла могут затирать в нем данные.
Затирание данных доступно как для PDF-файлов, так и для ряда других поддерживаемых форматов:
TXT | DOC | DOCX | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | MHT | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG | XML
Чтобы затереть данные в документе, выберите в контекстном меню опцию "Открыть для затирания данных".
Доступны два режима затирания данных: Найти и затереть и Затереть область.
Обратите внимание, что затирание данных не доступно для Q&A вложений. Рекомендуется удалить любую конфиденциальную информацию из таких файлов перед их загрузкой в комнату данных.
Затереть область
Эта опция позволяет выбрать и затереть любую область в документе, будь то изображения, текстовые фразы, целые абзацы или страницы. Для затирания области в документе:
Щелкните и перетащите курсор, чтобы выбрать область для затирания.
Чтобы изменить размер или положение выбранной области, перетащите прямоугольник или потяните за его края, чтобы он соответствовал нужной области.
Найти и затереть
Эта опция позволяет искать и затирать определенные слова или фразы по всему документу. Чтобы найти и отметить определенный текст:
Нажмите "Найти и затереть".
Вы также можете использовать горячие клавиши для поиска: ctrl+F в Windows или command+F на Mac.Введите слово или фразу, которую хотите затереть.
После нахождения совпадений, нажмите "Отметить для затирания".
Имейте в виду, что все документы сканируются для оптического распознавания символов (OCR), и его точность зависит от исходного качества документа. Мы настоятельно рекомендуем просмотреть все отметки для затирания и убедиться, что все элементы были найдены и отмечены правильно.
Вы можете проверить найденные совпадения, используя элементы навигации, прежде чем нажимать "Отметить для затирания" или после, на правой панели.
На этой панели вы можете просмотреть и перейти к любой отметке. Нажмите на интересующую отметку, чтобы увидеть ее расположение в документе.
Чтобы удалить отметку, нажмите на крестик рядом с ней на правой панели.
Вы также можете выбрать любую отметку в документе и изменить ее размер или удалить, нажав на значок корзины.
После того как вы проверили все отметки, нажмите "Применить", чтобы изменения стали доступны.
Вы можете создавать черновики и добавлять новые отметки в уже отредактированном документе в любой момент.
Обратите внимание, что как только вы примените затирание данных:
Отредактированная PDF-версия заменит оригинал. Все отмеченные области и тексты будут удалены из документа и не будут появляться в результатах поиска.
Отредактированная версия документа станет доступна всем пользователям, имеющим доступ к документу, включая полных администраторов.
Разрешение "Скачать оригинал" позволит пользователям скачивать только отредактированную версию.
Полные администраторы могут скачивать документы без затирания данных и восстанавливать версию без затираний для других пользователей на любом этапе проекта, если это необходимо.
Воспользуйтесь опцией "Сохранить как черновик", чтобы продолжить разметку позже и/или дать коллегам пересмотреть ваши отметки перед применением затираний.
Если выбранный документ уже содержит черновые отметки, нажмите "Открыть черновик", чтобы открыть его для редактирования, просмотра и применения изменений.
Только полные администраторы и пользователи с разрешением на загрузку имеют доступ к черновикам. Пользователи с более низким уровнем разрешений не увидят изменений, пока они не будут применены.
Если больше нет необходимости затирать данные в документе или вы хотите начать разметку наново, нажмите кнопку "Удалить черновик". Это действие отменит все внесенные изменения.
Вы также можете применить затирание данных или удалить черновик прямо из контекстного меню, выбрав соответствующую опцию.
Получение версии без затираний
Только полные администраторы могут восстановить или скачать версию документа без затираний.
Чтобы восстановить документ без затертых данных, выберите "Вернуть версию без затираний" в контекстном меню файла.
Примечание. Как только вы подтвердите восстановление версии без затираний, ранее скрытая информация станет видимой пользователям с доступом к этому файлу. Сохраненные черновики также будут удалены, если они имелись у выбранных документов. Это действие нельзя отменить, но вы можете заново затереть данные при необходимости.
Чтобы скачать документ без затирания данных, выберите соответствующую опцию скачивания в раскрывающемся меню.
Вы также можете массово скачивать и восстанавливать версии документов без затираний, если среди выбранных папок или файлов есть документы с затертыми данными.
Фильтрация документов по статусу затирания данных
Дополнительные фильтры доступны для полных администраторов и пользователей с разрешением на загрузку.
Фильтр "Затирание данных" имеет следующие опции: "Применено", "Сохранено как черновик", "Применено и есть новый черновик", "Нет".
В зависимости от выбранной опции, соответствующие документы появятся в вашем поиске:
Применено: документы, в которых все отметки применены и нет черновых отметок.
Сохранено как черновик: документы, содержащие только черновые отметки. Все отметки для затирания еще нужно проверить и применить.
Применено и есть новый черновик: документы, содержащие как примененные, так и черновые отметки. Это означает, что некоторые изменения уже доступны пользователям, а некоторые необходимо проверить и применить.
Нет: документы без каких-либо примененных или черновых отметок.
Если вам нужно просмотреть все документы с незавершенным затиранием данных, используйте фильтры "Сохранено как черновик" и "Применено и есть новый черновик". Просто нажмите на каждый документ, чтобы открыть его черновик.
Отслеживание действий в отчетах
Полные администраторы могут отслеживать все действия, связанные с затиранием данных в документах. Перейдите в отчет "Все действия", раздел "Действия над файлами и папками".
Наведите курсор на три точки, чтобы увидеть более подробную информацию.