Обзор
В хабе подготовки хранятся все комнаты подготовки. Комнаты подготовки — это место, где консультанты и сторона продавца могут безопасно и надежно собирать документы. После того как все документы собраны, администраторы могут перенести все необходимые материалы в VDR для due diligence, готовый к началу сделки.
Зачем использовать комнату подготовки?
Быстрый доступ и неограниченное использование. Легко открыть без посредников (ИТ-специалиста или менеджера по продажам), можно использовать столько, сколько потребуется.
Безопасное место для сбора и обмена документами. Участвует только команда продавца, что снижает риск передачи конфиденциальных данных другой стороне.
Простое отслеживание прогресса. Список информационных запросов (IRL) всегда отображает актуальный статус подготовки и находится рядом с документами.
Плавный переход к началу сделки. Быстрый и плавный переход в дата-рум для due diligence.
Перенос в реальном времени. Файлы становятся доступны для просмотра сразу после копирования в целевую комнату.
Проще всего представить комнату подготовки как упрощенную версию наших дата-румов, созданную исключительно для подготовки вашей сделки.
Панель проектов
После добавления первой комнаты подготовки на панели проектов появится новая вкладка Хаб подготовки.
Здесь вы найдете свои комнаты подготовки — как активные, так и закрытые — и всю соответствующую статистику по проектам:
Объем данных: объем хранилища, использованный комнатой подготовки по состоянию на конец предыдущего дня.
Пользователи: количество пользователей, приглашенных в комнату подготовки.
Ярлык списка информационных запросов: быстрый доступ к IRL непосредственно с панели
💡 Вам нужно быть владельцем или менеджером корпоративного аккаунта с опцией Хаб подготовки в вашей подписке.
Чтобы добавить новую комнату подготовки:
Нажмите Создать новую комнату подготовки.
Укажите название комнаты подготовки.
Выберите место хранения данных.
Нажмите Создать.
Доступные функции
Документы: содержит все функции обычного дата-рума с точки зрения администратора.
Список информационных запросов: позволяет пользователям загружать список информационных запросов и отслеживать ход подготовки сделки.
Участники: позволяет управлять пользователями комнаты подготовки.
Отчеты: позволяет отслеживать потребление хранилища и предоставляет все журналы активности.
Настройки: содержит базовые настройки проекта и личных уведомлений.
Корзина: хранит удаленные документы.
Документы
Вы можете упорядочить документы с помощью:
Настраиваемый макет и столбцы таблицы.
Возможность просматривать все заметки и внешние ссылки в одном месте.
Раздел Быстрый доступ.
Возможность копировать документы между проектами.
Копирование в ваши проекты
После завершения подготовки структуры файлов и папок легко заполните нужный проект, готовый к due diligence:
Выберите документы, которые нужно скопировать.
Выберите проект назначения — документы будут скопированы и готовы к просмотру в другом проекте.
💡 Чтобы скопировать в новый проект, просто выберите + Создать новый проект в раскрывающемся списке.
Заметки
Упоминайте участников внутри комнаты подготовки в заметке, закрепленной на файле или папке.
Упоминание соответствующих членов команды помогает убедиться, что нужные люди узнают о важных обновлениях или решениях, и могут оперативно реагировать после получения уведомления по электронной почте.
💡 Упоминание участников в заметках доступно только в комнатах хаба подготовки.
Список информационных запросов
Списки информационных запросов (IRL) используются для отслеживания хода вашей подготовки.
Действия, которые можно выполнить здесь:
Загрузить новый IRL: после загрузки файл можно просматривать. Поддерживаются только файлы в формате XLSX.
Просмотреть уже загруженный IRL.
Редактировать IRL с помощью встроенного просмотрщика на странице.
Скачать IRL обратно в формате XLSX с сохранением всех внесенных изменений.
Загрузить новый IRL, заменив предыдущий файл.
Удалить IRL.
Режим редактирования
Наш встроенный просмотрщик на странице обладает следующими возможностями:
Редактирование текста
Изменение стилей текста
Добавление ссылок
Изменение формата ячейки (число/текст/дата)
Изменение размера столбцов и строк
Копирование и вставка содержимого
Добавление и удаление новых столбцов и строк
💡 Главные советы, которые нужно знать
В нашем редакторе нет контроля версий, и он не может восстановить предыдущие версии в случае их удаления.
Загруженный файл IRL не отображается в разделе документов.
Параллельное и одновременное редактирование не поддерживается.
Участники
В разделе Участники вы найдете список приглашенных пользователей с их именем, электронной почтой, ролью, доступом к папкам и датой последнего входа.
Доступны 2 роли:
Администратор: полный доступ ко всем документам и доступным функциям.
Пользователь: доступ только к выбранным папкам. Все функции, кроме документов, скрыты.
💡 Пользователи получают полные права на управление содержимым выбранных папок. Детализированные права доступа для вложенных элементов отсутствуют.
Чтобы пригласить новых участников:
Нажмите Добавить участников.
Введите один или несколько адресов электронной почты.
Выберите роль: Администратор или Пользователь.
Для роли «Пользователь» выберите папки, которыми хотите поделиться.
При необходимости установите флажок Скопировать из другого пользователя, чтобы предоставить такой же доступ, как у существующего пользователя.
Нажмите Пригласить.
Вы можете в любой момент просматривать и управлять доступом к папкам, а также изменять роли участников прямо из списка пользователей. Просто нажмите на нужного пользователя и при необходимости измените роль и доступ.
Отчеты
На данный момент в комнате подготовки доступны два типа отчетов:
Объем данных
Журнал активности
Объем данных
Отчет об объеме данных показывает использованное хранилище за указанный период. С помощью календаря выберите нужный период, а с помощью переключателей — единицу измерения: ГБ или МБ. После выбора на графике отобразится линейный график активности.
Журнал активности
Журнал активности позволяет участникам отслеживать все действия, происходящие в комнате подготовки. Можно фильтровать по периоду времени, типу действия и автору, чтобы найти подробную информацию об активности и отслеживать прогресс.
💡 Это полезно для выявления областей, в которых можно ускорить подготовку к переходу в ваш продукт.
Настройки
В комнате подготовки доступны следующие настройки проекта.
Общие настройки позволяют выполнить следующие действия:
Изменить название и ссылку комнаты подготовки.
Просмотреть место хранения данных.
Закрыть комнату подготовки
Брендирование: обновите логотип проекта и цветовую тему.
Метки: измените группы меток и значения меток.
Безопасность: разрешите доступ службы поддержки к вашей комнате.
Инструменты AI: включите/отключите редактирование документов с помощью AI и поиск документов.
Корзина
В этом разделе отображаются все файлы, удаленные из раздела документов комнаты подготовки. Здесь вы можете окончательно удалить или восстановить файлы по необходимости. Вы также можете использовать Очистить корзину, чтобы окончательно удалить все файлы.
💡 Учитывайте, что все файлы в корзине продолжают занимать место в хранилище до их окончательного удаления.