Как только ваш проект будет создан, вам необходимо настроить его для безопасного доступа участвующих сторон.
Общие настройки
Настройки проекта находятся в меню Настройки на левой панели.
Здесь вы можете проверить и обновить следующие настройки:
Общие: измените название проекта, контактные данные администратора, отключите или включите автоматическую индексацию документов и просмотрите место хранения вашего проекта.
Брендинг: загрузите логотип, измените цвет темы и фон страницы входа, чтобы отразить бренд вашей компании.
Метки: добавьте и настройте существующие группы меток и их значения. Маркировка помогает организовать ваши документы в разных папках проекта.
Условия использования: создайте условия, которые участники должны принять перед доступом к вашему проекту.
Водяные знаки: решите, когда отображать водяные знаки; измените цвет, прозрачность, положение и включенные в них детали.
Безопасность: предоставьте доступ в службу поддержки при необходимости; усилите безопасность, включив двухэтапную верификацию и верификацию по электронной почте, ограничьте доступ по доменам электронной почты и IP-адресам.
💡 С подпиской Enterprise, владельцы и менеджеры корпоративных аккаунтов могут определять настройки по умолчанию для всех вновь созданных проектов. Это обеспечивает соответствие корпоративным политикам и ускоряет настройку проекта.
Заполнение проекта
Далее определите документы, которые необходимо добавить, и участников, которые должны быть вовлечены в ваш проект.
Загрузка документов
Вы можете начать работу с документами проекта одним из следующих способов:
Загрузите документы с вашего компьютера или из внешнего хранилища (например, SharePoint или OneDrive).
Импорт структуры папок для последующего заполнения документами вами или другими участниками.
Управление документами
Если требуются какие-либо изменения в уже загруженных документах, вы можете легко:
Копировать и перемещать документы внутри проекта или в другой проект.
Удалить файлы и папки.
Переименуйте один или несколько документов с помощью функции массовое переименование.
Приглашение участников и назначение разрешений
После настройки проекта и загрузки всех необходимых файлов и папок следующим шагом является настройка доступа участников путем создания групп пользователей и распределения разрешений соответствующим образом.
На вкладке Участники вы можете:
Добавьте еще одного администратора, чтобы помочь вам управлять проектом.
Настройте детализированные права доступа к документам, состоящие из 8 уровней: Нет доступа, Забор, Просмотр, Шифрование, PDF, Оригинал, Загрузка и Управление.
Определите доступ к проекту и другие настройки безопасности.
Добавляйте участников в группы во время или после создания.
Импортировать участников пакетно через Excel или пригласить по одному в ранее созданные группы.
Обмен документами
Вы можете делиться документами своего проекта как с приглашенными участниками, так и с внешними сторонами по мере необходимости.
Разрешения для участников проекта
Страница назначенных разрешений предназначена для обмена документами внутри проекта только с приглашенными участниками. Вы можете установить разрешения во время создания группы и управлять ими в любое время в разделе Разрешения.
Ссылка на файл для внешних участников
На вкладке "Документы" вы можете поделиться ссылкой на файл для мгновенного доступа указанными сторонами за пределами проекта. Это не требует приглашения и регистрации, но вы все равно можете сохранить безопасность своих данных, отозвав доступ и отслеживая активность в журнале аудита.
💡 Эта функция доступна с подпиской на Бизнес и Корпоративный планы.
Отслеживание активности
Все действия в проекте можно отслеживать с помощью подробных Отчетов, включая доступ к документам, входы пользователей, изменения настроек проекта и отслеживание каждого действия, если это необходимо. Кроме того, вы можете выбрать получение различных уведомлений по электронной почте, чтобы оставаться в курсе событий и подписаться на доступные отчеты.
Доступные отчеты
Журнал активности: получите подробную информацию об активности проекта, включая отслеживание действий отдельных пользователей, таких как доступ к файлам, продолжительность просмотра файлов, изменение разрешений и любые другие события.
Матрица взаимодействия: отслеживает, как пользователи взаимодействуют с файлами и папками в проекте, включая такие действия, как просмотр, скачивание и печать документов.
Хранение данных: просмотрите наибольшие файлы и папки, тренды использования, экспортируйте все их в Excel и принимайте соответствующие финансовые и решения по повышению эффективности затрат.
Подписки: оставайтесь в курсе событий даже когда не используете платформу - подпишитесь на любой из доступных отчетов, чтобы получать важные обновления проекта по электронной почте с выбранной периодичностью.
Уведомления
В личных настройках в меню настроек вы можете установить следующие уведомления:
Загруженные и удаленные документы
Загруженные и удаленные мной документы
Достигнут предел хранения данных
Новая активность в разделе Вопрос-Ответ
Поддержание проекта
Панель управления проектом
Администраторы проекта могут быстро получить обзор всего проекта, используя данные в реальном времени, статистику и графики: Активность, Вопросы и ответы, Документы.
Вопросы и ответы
После добавления участников вы можете настроить раздел Вопросы и ответы для безопасного общения без выхода из проекта. Поскольку различным командам необходимо быть готовыми к работе с момента начала проекта, надлежащий инструмент для вопросов и ответов имеет решающее значение для предотвращения утечки данных и обеспечения эффективного общения.
Корзина для утилизации
Администраторы могут управлять удаленным контентом в Корзине, доступной в левой навигационной панели. Она предлагает возможности сортировки, а также возможность восстановления или окончательного удаления документов по мере необходимости.
Архивирование проекта
На любом этапе вашей сделки вы можете заказать USB-накопители с содержимым вашего проекта.
Как только ваш проект завершен или приближается к концу, вы можете закрыть его или запланировать закрытие на определенную дату и время.
💡 Убедитесь, что у вас есть резервная копия содержимого вашего проекта перед закрытием, так как администраторы также теряют доступ к проекту после его закрытия.