Как только ваш проект будет создан, вам необходимо настроить его для безопасного доступа участвующих сторон.
Общие настройки
Настройки проекта находятся в меню Настройки на левой панели.
Здесь вы можете проверить и обновить следующие настройки:
Общие: просматривайте и управляйте статусом вашего проекта, редактируйте имя или ссылку, добавляйте контактные данные администратора и проверяйте место хранения вашего проекта.
Брендинг: загрузите логотип, измените цвет темы и фон страницы входа, чтобы отразить бренд вашей компании.
Документы: включение и отключение функций автоматической индексации, управления версиями и публикации документов.
Метки: добавьте и настройте существующие группы меток и их значения. Маркировка помогает организовать ваши документы в разных папках проекта.
Водяные знаки: решите, когда отображать водяные знаки; измените цвет, прозрачность, положение и включенные в них детали.
Водяные знаки: решите, когда отображать водяные знаки; измените цвет, прозрачность, положение и включенные в них детали.
Безопасность: предоставьте доступ в службу поддержки при необходимости; усилите безопасность, включив двухэтапную верификацию и верификацию по электронной почте, ограничьте доступ по доменам электронной почты и IP-адресам.
💡 С подпиской Enterprise, владельцы и менеджеры корпоративных аккаунтов могут определять настройки по умолчанию для всех вновь созданных проектов. Это обеспечивает соответствие корпоративным политикам и ускоряет настройку проекта.
Заполнение проекта
Далее определите документы, которые необходимо добавить, и участников, которые должны быть вовлечены в ваш проект.
Загрузка документов
Вы можете начать работу с документами проекта одним из следующих способов:
Загрузите документы с вашего компьютера или из внешнего хранилища (например, SharePoint или OneDrive).
Импорт структуры папок для последующего заполнения документами вами или другими участниками.
Загрузка контрольного списка должной осмотрительности
Легко управлять этапом комплексной проверки проекта с помощью функции Due diligence checklist:
Загрузка контрольных списков: Импортируйте контрольные списки в формате XLSX непосредственно в VDR без преобразования.
Сотрудничайте с контрольными списками в режиме реального времени: Редактируйте контрольные списки в режиме реального времени в VDR, чтобы все были согласованы.
Управление разрешениями: Назначьте разрешения "Только просмотр" или "Редактирование" определенным группам пользователей.
Отслеживайте активность: Отслеживайте все действия, включая редактирование и загрузку, для полной прозрачности.
💡 По умолчанию функция отключена, и группы без включенных прав не могут видеть раздел. Включить эту функцию могут только администраторы.
Управление документами
Если требуются какие-либо изменения в уже загруженных документах, вы можете легко:
Копировать и перемещать документы внутри проекта или в другой проект.
Удалить файлы и папки.
Переименуйте один или несколько документов с помощью функции массовое переименование.
Приглашение участников и назначение разрешений
После настройки проекта и загрузки всех необходимых файлов и папок следующим шагом является настройка доступа участников путем создания групп пользователей и распределения разрешений соответствующим образом.
На вкладке Участники вы можете:
Добавьте еще одного администратора, чтобы помочь вам управлять проектом.
Настройте детализированные права доступа к документам, состоящие из 8 уровней: Нет доступа, Забор, Просмотр, Шифрование, PDF, Оригинал, Загрузка и Управление.
Определите доступ к проекту и другие настройки безопасности.
Добавляйте участников в группы во время или после создания.
Импортировать участников пакетно через Excel или пригласить по одному в ранее созданные группы.
Обмен документами
Вы можете делиться документами своего проекта как с приглашенными участниками, так и с внешними сторонами по мере необходимости.
Разрешения для участников проекта
Страница назначенных разрешений предназначена для обмена документами внутри проекта только с приглашенными участниками. Вы можете установить разрешения во время создания группы и управлять ими в любое время в разделе Разрешения.
Ссылка на файл для внешних участников
На вкладке "Документы" вы можете поделиться ссылкой на файл для мгновенного доступа указанными сторонами за пределами проекта. Это не требует приглашения и регистрации, но вы все равно можете сохранить безопасность своих данных, отозвав доступ и отслеживая активность в журнале аудита.
💡 Эта функция доступна с подпиской на Бизнес и Корпоративный планы.
Вы можете получить доступ ко всем созданным ссылкам и управлять ими в разделе Shared модуля Documents.
Отслеживание активности
Все действия в проекте можно отслеживать с помощью подробных Отчетов, включая доступ к документам, входы пользователей, изменения настроек проекта и отслеживание каждого действия, если это необходимо. Кроме того, вы можете выбрать получение различных уведомлений по электронной почте, чтобы оставаться в курсе событий и подписаться на доступные отчеты.
Доступные отчеты
Журнал активности: получите подробную информацию об активности проекта, включая отслеживание действий отдельных пользователей, таких как доступ к файлам, продолжительность просмотра файлов, изменение разрешений и любые другие события.
Обзор документов: получите подробное представление о том, сколько времени пользователи или группы тратят на просмотр определенных документов и страниц.
Матрица взаимодействия: отслеживает, как пользователи взаимодействуют с файлами и папками в проекте, включая такие действия, как просмотр, скачивание и печать документов.
Хранение данных: просмотрите наибольшие файлы и папки, тренды использования, экспортируйте все их в Excel и принимайте соответствующие финансовые и решения по повышению эффективности затрат.
Журнал разрешений: отслеживайте изменения разрешений.
Подписки: оставайтесь в курсе событий даже когда не используете платформу - подпишитесь на любой из доступных отчетов, чтобы получать важные обновления проекта по электронной почте с выбранной периодичностью.
Уведомления
В личных настройках в меню настроек вы можете установить следующие уведомления:
Загруженные и удаленные документы
Загруженные и удаленные мной документы
Достигнут предел хранения данных
Новая активность в разделе Вопрос-Ответ
Поддержание проекта
Панель управления проектом
Администраторы проекта могут быстро получить обзор всего проекта, используя данные в реальном времени, статистику и графики: Активность, Вопросы и ответы, Документы.
Вопросы и ответы
После добавления участников вы можете настроить раздел Вопросы и ответы для безопасного общения без выхода из проекта. Поскольку различным командам необходимо быть готовыми к работе с момента начала проекта, надлежащий инструмент для вопросов и ответов имеет решающее значение для предотвращения утечки данных и обеспечения эффективного общения.
Корзина
Администраторы могут управлять удаленным контентом в Корзине, доступной в левой навигационной панели. Она предлагает возможности сортировки, а также возможность восстановления или окончательного удаления документов по мере необходимости.
Архивирование проекта
На любом этапе вашей сделки вы можете заказать USB-накопители с содержимым вашего проекта или создать загружаемые архивы с тем же содержимым проекта.
Как только ваш проект завершен или приближается к концу, вы можете закрыть его или запланировать закрытие на определенную дату и время.
💡 Убедитесь, что у вас есть резервная копия содержимого вашего проекта перед закрытием, так как администраторы также теряют доступ к проекту после его закрытия.