Внешние ссылки позволяют администраторам безопасно делиться конкретными файлами с клиентами, партнёрами или консультантами за пределами проекта, обеспечивая эффективное сотрудничество с авторизованными пользователями при сохранении контроля над доступом и разрешениями для общего контента.
Основное преимущество этой функции в том, что таким пользователям не нужно приглашение в проект и не требуется регистрировать учетную запись в Ideals для доступа к этим файлам.
💡 Внешний доступ к файлам доступен только по подпискам Premier и Enterprise.
Создание внешних ссылок
Чтобы создать внешнюю ссылку:
Щёлкните правой кнопкой мыши файл, которым хотите поделиться.
Выберите Поделиться, затем Создать внешнюю ссылку.
💡 Внешне можно делиться только файлами PDF, пригодными для конвертации, и файлами Excel.
В появившемся модальном окне выберите свои предпочтения.
Тип доступа:
Любой человек, имеющий ссылку: позволяет любому человеку с ссылкой получить доступ к файлу, требуя подтверждение по электронной почте с помощью кода подтверждения.
Ограниченный доступ: позволяет пользователям указывать, какие электронные письма или домены электронной почты могут получить доступ к файлу, с подтверждением через код из электронного письма.
Срок действия: установите дату окончания действия ссылки. По умолчанию установлено 90 дней. Ссылка будет автоматически отключена по достижении даты истечения срока.
Уведомления: включите уведомления о активности по ссылке с нужной частотой:
Мгновенно: получать уведомления сразу при каждом посещении.
Ежедневно утром: получайте краткую сводку активности по ссылкам в 8:00 за последние 24 часа.
Ежедневно во второй половине дня: получайте краткую сводку активности по ссылкам в 16:00 за последние 24 часа.
Еженедельно: получайте краткую сводку активности по ссылкам по понедельникам в 8:00 за последние 7 дней.
ℹ️ Ежедневные и еженедельные дайджесты отправляются только при наличии активности за последние 24 часа и 7 дней соответственно. О наличии активности уведомляется только создатель ссылки.
Водяные знаки: применяйте водяные знаки при онлайн‑просмотре и в скачанных версиях PDF. Чтобы обеспечить единый подход к водяным знакам проекта, используемый шаблон будет взят из настроек проекта.
Разрешения на загрузку: разрешить скачивание в формате PDF или в исходном формате.
После того как вы проверите и выберете все необходимые настройки, нажмите Создать.
Вы будете перенаправлены на второй экран, где сможете сразу отправить ссылку на любые указанные адреса электронной почты.
Управление внешними ссылками
Все созданные внешние ссылки можно найти в меню Документы на левой панели навигации — Внешние ссылки.
Вы можете редактировать все параметры ссылки, включая ее активацию и деактивацию, чтобы обеспечить полный контроль над доступом к ссылке по мере продвижения проекта.
Администраторы могут копировать любые уже существующие ссылки, чтобы поделиться ими с внешними пользователями или отправить по электронной почте.
Кроме того, для документа с уже существующей внешней ссылкой вы можете быстро получить доступ к этим параметрам в меню Поделиться:
Скопировать внешнюю ссылку
Редактировать внешнюю ссылку, если есть одна ссылка, или Просмотреть внешние ссылки, если их больше одной.
Копирование внешней ссылки также доступно в другом пункте контекстного меню: Копировать ссылку – Внешний доступ.
Доступ к общим ссылкам
Внешние заинтересованные стороны получают ссылку по электронной почте или через любой другой канал, выбранный администратором.
Если ссылка была отправлена из проекта, автоматическое письмо сообщает, кто поделился файлом, и включает дополнительное сообщение, если его добавил администратор. Затем они могут перейти к процессу входа в систему.
Заинтересованным сторонам нужно лишь подтвердить свой адрес электронной почты с помощью кода, чтобы получить доступ к файлу.
Заинтересованным сторонам, которые ранее не принимали Условия использования Ideals и Политику конфиденциальности, необходимо установить флажок, подтверждающий согласие, прежде чем они смогут просмотреть файл.
Если файл перемещён или удалён, или доступ к нему ограничен, отображается общее сообщение об ошибке, чтобы предотвратить раскрытие информации.
Аналитика
Страница аналитики предоставляет ключевые показатели для документов, поделившихся через внешние ссылки, помогая администраторам отслеживать вовлеченность и использование. Чтобы открыть аналитику, нажмите View insights на странице External links.
Здесь вы можете отслеживать следующие ключевые метрики:
Просмотры страниц, всего визитов, загрузки, уникальные посетители и общее/среднее время просмотра.
Время просмотра по страницам, чтобы определить разделы с наибольшим интересом.
Список посетителей, количество посещений, просмотренные страницы и последняя активность.
Вы можете использовать следующие фильтры, чтобы сосредоточиться на определённых данных:
Сузьте результаты активности за выбранный период.
Переключайтесь между различными ссылками, если это применимо.
Выберите конкретную версию ссылки, если применимо.
Фильтруйте по отдельным посетителям или конкретным доменам, чтобы отслеживать активность определённых пользователей.
