Новый онлайн-архив предоставляет простое, безопасное и экономически эффективное решение для долгосрочного доступа к данным проекта. Устраняя необходимость в доставке USB-носителей, он обеспечивает доступ всех уполномоченных сторон к информации даже после завершения проекта, соблюдая при этом требования нормативных актов и сохраняя ваши данные под рукой, когда они вам нужны. Онлайн-архив — это облачная версия вашего проекта, доступная только для чтения. После архивирования проекта его индекс фиксируется, что означает невозможность внесения изменений, таких как удаление, перемещение или загрузка файлов.
ℹ️ Доступно только с подписками Core и Premier
💡 Узнайте больше обо всех доступных вариантах архивирования
Архивирование проекта онлайн
Чтобы получить доступ к функции онлайн-архива, перейдите на одну из этих вкладок на левой панели навигации:
Настройки – Общие, перейдите к карточке Архивирование и нажмите Архивировать проект.
Вы также можете нажать на выпадающий список статуса проекта и выбрать Архивировано.
Архивирование проекта – карточка Онлайн-архив, нажмите Архивировать проект.
На открывшейся странице заполните необходимую информацию для архивирования вашего проекта онлайн.
Длительность
Определите, сколько лет вы хотите хранить проект онлайн, выбрав или введя число.
💡 Минимальная продолжительность составляет 3 года, а максимальная – 10. В зависимости от условий вашей подписки, у вас может быть включено 5 лет в качестве альтернативы USB-накопителям.
При выборе количества лет вы можете увидеть динамически скорректированные годовые и общие сборы для полной прозрачности применимых расходов в соответствии с условиями вашей подписки. Счет будет отправлен контактному лицу по выставлению счетов, указанному на вкладке подписки корпоративного аккаунта.
Права доступа
Здесь вы можете добавить существующих участников проекта и/или пригласить новых внешних пользователей, которые должны иметь доступ к архиву проекта.
Чтобы добавить участников проекта, просто найдите и выберите их в выпадающем списке.
Чтобы предоставить права доступа пользователям за пределами вашего проекта, нажмите Пригласить внешних пользователей в нижней части выпадающего списка с существующими участниками.
⚠️ Все участники с правами доступа имеют равный, полный доступ ко всем документам проекта, участникам, настройкам, журналам активности и другим функциям.
Согласование
После завершения нажмите Архивировать проект. В появившемся модальном окне дополнительно подтвердите и ознакомьтесь с комиссиями, если таковые применимы.
Если ваш проект не был заблокирован перед архивированием, то он будет временно заблокирован для подготовки онлайн-архива. Это гарантирует, что архивные данные останутся достоверной и окончательной записью проекта.
⚠️ Архивирование проекта невозможно отменить. Если это было сделано по ошибке, обратитесь к вашему менеджеру по работе с клиентами или в службу поддержки для получения дополнительной помощи.
После архивирования проекта администраторам проекта, добавленным в онлайн-архив, отправляется электронное письмо с подтверждением архивирования. Остальные участники получают отдельное приглашение в онлайн-архив.
Возможности архивированного проекта
После архивирования проекта он становится архивом только для чтения с ограниченной функциональностью по сравнению с обычной комнатой данных.
Панель управления
Панель управления онлайн-архивом — это целевая страница, которая предоставляет краткий обзор следующих сведений на верхней панели:
Когда проект был архивирован.
До какого времени проект архивирован.
Подтверждение архивирования: подписанный документ от Ideals, подтверждающий дату и время архивирования.
💡 Нажмите Жизненный цикл проекта, чтобы узнать больше о истории статусов проекта и другой информации.
За верхней панелью следует сводный обзор документов проекта, включая размер хранилища и разбивку по типам документов.
С левой стороны вы можете найти ранее созданные отчеты на момент архивирования, в основном:
Список участников: список групп и пользователей, которые присутствовали в проекте до архивирования.
Матрица разрешений: подробный список документов и групп с указанием уровня их доступа к каждому документу.
Обсуждения вопросов и ответов: все отправленные вопросы и ответы. Применимо только в том случае, если в проекте был настроен раздел вопросов и ответов.
💡 Подробный журнал активности остается доступным в онлайн-архиве для просмотра исторических и новых событий после архивирования проекта.
В основной части экрана вы увидите список участников онлайн-архива с возможностью быстрого добавления новых.
Документы
Все участники онлайн-архива могут получить доступ ко всем документам проекта, включая неопубликованные и удаленные в корзину, если таковые имелись.
⚠️ Если вы не хотите раскрывать удаленные документы, убедитесь, что корзина очищена перед архивированием проекта. Если останутся какие-либо удаленные документы, корзина будет присутствовать в главной навигационной панели для всех участников. Удаление из корзины невозможно в архивированном проекте.
Любые изменения в индексе проекта запрещены, и множественные действия с документами недоступны в онлайн-архиве. Краткую информацию вы можете найти в таблице ниже.
Действие | Доступность |
Просмотр | ✔️ |
Печать | ✔️ |
Скачать | ✔️ |
Копировать файлы в другие активные проекты | ✔️ |
Добавление, редактирование и удаление заметок | ✔️ |
Экспортировать индекс проекта | ✔️ |
Загрузить | ❌ |
Удаление | ❌ |
Опубликовать/снять с публикации | ❌ |
Редактировать/отменить редактирование, изменить черновик | ❌ |
Копировать в рамках проекта | ❌ |
Переместить | ❌ |
Загрузить новую версию | ❌ |
Переименовать | ❌ |
Извлечь архив | ❌ |
Массовое переименование | ❌ |
Импортировать структуру папок | ❌ |
Перестроить индекс | ❌ |
Добавление, изменение и удаление меток | ❌ |
Поделиться файлами с внешними пользователями | ❌ |
Запросить электронные подписи | ❌ |
Участники
На вкладке участников вы можете найти список всех участников онлайн-архива и:
Добавить участников: нажмите кнопку, введите адреса электронной почты и нажмите Пригласить.
Повторная отправка приглашения: нажмите соответствующую кнопку в строке с участником или на верхней панели после выбора одного или нескольких участников из списка.
Удалить существующих участников: нажмите соответствующую кнопку в строке с участником или на верхней панели после выбора одного или нескольких участников из списка.
Отчеты
Раздел отчетов предлагает подробный журнал активности для полной прозрачности. Этот детальный журнал охватывает всю активность проекта с момента его создания и продолжает отслеживать все текущие действия участников онлайн-архива. При необходимости журнал активности можно отправить по электронной почте или экспортировать в файл Excel.
Измените личные настройки и настройки проекта.
В меню настроек вы можете проверить и обновить следующие параметры:
Общие: просмотр и управление статусом проекта, копирование ссылки на проект и проверка места хранения вашего проекта.
Брендирование: загрузите логотип, измените цвет темы и фон страницы входа, чтобы отразить бренд вашей компании.
Метки: просмотрите доступные метки документов, которые были настроены и использованы на этапе активного проекта.
Водяные знаки: решите, когда отображать водяные знаки; измените цвет, прозрачность, положение и включенные в них детали.
Водяные знаки: решите, когда отображать водяные знаки; измените цвет, прозрачность, положение и включенные в них детали.
Безопасность: предоставьте доступ в службу поддержки при необходимости; усилите безопасность, включив двухэтапную верификацию и верификацию по электронной почте, ограничьте доступ по доменам электронной почты и IP-адресам.
Закрывайте свои проекты с вашего мобильного устройства, как только это потребуется. После закрытия мы отправим подтверждающее письмо администраторам.
Для архивированного проекта вы все еще можете создать загружаемый архив или заказать USB-накопители. Поскольку некоторые функции не актуальны для архивированных проектов, настройки архива немного отличаются от тех, которые доступны для активных проектов. У вас будут следующие опции:
Документы и журнал активности
Только документы
Выбранные папки
💡 Если в корзине есть какие-либо вложения или документы Q&A, вы можете включить их. Для получения исторических данных обратитесь к разделу Панель управления – Отчеты.