Контрольний список є важливим інструментом на етапі комплексної перевірки. Він допомагає компанії-покупцю переконатися, що вся необхідна інформація доступна для прийняття рішень, одночасно дозволяючи цільовій компанії організувати та представити критично важливі документи. Традиційно керовані через файли Excel, якими обмінюються електронною поштою, контрольні списки часто створюють неефективність, таку як плутанина з версіями та надлишкові оновлення.
Функція контрольного списку належної перевірки усуває ці виклики, дозволяючи адміністраторам завантажувати, редагувати та керувати своїми контрольними списками безпосередньо в межах проєкту. Така централізація сприяє оптимізованій співпраці, оновленням у реальному часі та підвищенню впевненості в процесі.
Ключові переваги
Безшовна інтеграція чек-листів: завантажуйте ваші наявні чек-листи XLSX у проєкт без конвертації, зберігаючи звичні робочі процеси.
Співпраця в реальному часі: вносьте зміни безпосередньо в проєкт у режимі реального часу, гарантуючи, що всі зацікавлені сторони працюють з найновішою версією.
Централізоване управління: підтримуйте єдине джерело достовірної інформації для контрольного списку, усуваючи потребу в повторних завантаженнях або зовнішньому обміні файлами.
Детальний контроль: призначайте дозволи Перегляд або Редагування конкретним групам користувачів, забезпечуючи безпечну співпрацю.
Комплексне відстеження: відстежуйте всі дії, такі як редагування, завантаження та скачування для забезпечення прозорості та підзвітності.
Використання контрольного списку належної перевірки
Увімкнути доступ до контрольного списку
Адміністратори можуть увімкнути функціональність контрольного списку належної перевірки для інших учасників під час створення нової групи або редагування існуючої. Відповідне налаштування знаходиться в розділі Управління проєктом.
Дозволи функцій визначають, які групи можуть отримати доступ до контрольного списку. За замовчуванням він вимкнений, і групи без увімкнених дозволів не можуть бачити розділ контрольного списку в проєкті.
Завантажуйте та керуйте контрольними списками
Адміністратори та інші учасники з дозволами Редагування можуть створювати кілька контрольних списків у межах проєкту. Щоб завантажити перший контрольний список, натисніть Вибрати файл.
Щоб додати більше одного контрольного списку, натисніть значок плюса поруч із вкладкою поточного контрольного списку.
Нові версії контрольного списку можна повторно завантажувати в будь-який час для цього конкретного контрольного списку.
Контрольні списки можна завантажити у форматі Excel, зберігаючи всі оновлення, внесені в межах проєкту.
Поділитися чек-листами
Щоб поділитися контрольними списками з іншими групами та призначити певні дозволи, натисніть Поділитися у верхньому правому куті екрана.
Виберіть групи, з якими ви бажаєте поділитися контрольним списком.
Виберіть дозволи для контрольного списку для вибраних груп:
Перегляд: користувачі можуть бачити контрольний список, але не можуть вносити зміни.
Редагувати: користувачі можуть редагувати безпосередньо, а також завантажувати, завантажувати нову версію або видаляти наявну.
Виберіть опцію написання повідомлення або інструкцій для вибраних отримувачів.
Після завершення натисніть Поділитися, щоб підтвердити.
Одержувачі будуть повідомлені електронною поштою, включаючи назву контрольного списку та ваше повідомлення, якщо воно додане.
Щоб змінити вже налаштовані дозволи, натисніть на будь-яку з груп поруч із кнопкою Поділитися.
З'явиться модальне вікно, яке відображає всіх учасників із доступом та їхні відповідні дозволи.
Тут ви можете вибрати з відповідного випадаючого списку дозволів групи. Зміни застосовуються та зберігаються автоматично.
Редагувати контрольний список
Учасники з дозволами Редагування можуть оновлювати контрольні списки безпосередньо в проекті. Після завантаження контрольного списку ви можете редагувати певні частини файлу Excel. Щоб почати, натисніть Редагувати на верхній панелі.
ℹ️ Щоб запобігти конфліктам, паралельне редагування вимкнено, що гарантує можливість внесення змін лише одним користувачем за раз.
У режимі редагування ви можете знайти різні опції на панелі інструментів, а також інші основні функції, які зазвичай використовуються в електронних таблицях Excel.
Наступні дії доступні під час редагування контрольного списку безпосередньо в проекті:
Редагування тексту в клітинках.
Копіювання та вставлення вмісту.
Редагування стилів тексту: шрифт, колір, вирівнювання.
Редагування формату комірки: число, текст, посилання, дата.
Вибір значень випадаючого списку, якщо ваш Excel містить попередньо визначені параметри випадаючого списку.
Зміна розміру стовпців і рядків.
Додавання або видалення нових стовпців і рядків.
Вставлення посилань: додайте будь-яке зовнішнє посилання або виберіть документ проєкту безпосередньо.
Після завершення обов'язково натисніть Зберегти. Зміни одразу стають видимими для всіх авторизованих користувачів.
Відстеження активності контрольного списку
Кожна дія, пов'язана з контрольним списком, відстежується та реєструється в Журналі активності, включаючи:
Завантаження та вивантаження контрольних списків.
Зміни внесено (конкретні зміни не деталізовано).
Надання спільного доступу або зміна дозволів для контрольного списку.
Це забезпечує повну прозорість та підзвітність під час процесу належної перевірки.