Щойно ваш проект створено, вам потрібно налаштувати його для безпечного доступу учасників, що беруть участь.
Загальні налаштування
Налаштування проекту знаходяться в меню Налаштування на лівій панелі.
Тут ви можете перевірити та оновити наступні налаштування:
Загальні: редагуйте назву проекту, контактні дані адміністратора, вимкніть або включіть автоматичне індексування документів, та переглядайте місце зберігання вашого проекту.
Брендування: завантажте логотип, змініть колір теми та фон сторінки входу, щоб відображати бренд вашої компанії.
Мітки: додавайте та налаштовуйте існуючі групи міток та їх значення. Маркування допомагає організувати ваші документи в різних папках проекту.
Умови використання: створіть умови, які учасники повинні прийняти перед доступом до вашого проекту.
Водяні знаки: вирішуйте, коли відображати водяні знаки; редагуйте колір, прозорість, положення водяних знаків та включені деталі.
Безпека: надайте доступ до підтримки, якщо це необхідно; посиліть безпеку, включивши двоетапну верифікацію та верифікацію електронної пошти, обмежте доступ за доменами електронної пошти та IP-адресами.
💡 З підпискою Enterprise, власники та менеджери корпоративних облікових записів можуть визначати стандартні налаштування для всіх новостворених проектів. Це забезпечує відповідність корпоративним політикам та прискорює налаштування проекту.
Заповнення проекту
Далі визначте документи, які потрібно додати, та учасників, які повинні бути включені до вашого проекту.
Завантаження документів
Ви можете почати роботу з документами проекту одним з наступних способів:
Завантажте документи з вашого комп'ютера або зовнішнього сховища (наприклад, SharePoint або OneDrive).
Імпортуйте структуру папок, щоб пізніше заповнити її документами вами або іншими учасниками.
Управління документами
Якщо потрібно внести зміни до вже завантажених документів, ви можете легко:
Копіювати та переміщати документи в межах проекту або в інший проект.
Видалити файли та папки.
Перейменуйте один або кілька документів за допомогою функції масове перейменування.
Запрошення учасників та призначення дозволів
Після налаштування проекту та завантаження всіх необхідних файлів і папок, наступним кроком є налаштування доступу учасників шляхом створення груп користувачів та відповідного розподілу дозволів.
У вкладці Учасники ви можете:
Додайте ще одного адміністратора, щоб допомогти вам керувати проектом.
Налаштуйте деталізовані дозволи на документи, що складаються з 8 рівнів: Без доступу, Захист, Перегляд, Шифрований, PDF, Оригінал, Завантаження та Керування.
Визначте доступ до проекту та інші налаштування безпеки.
Додавайте учасників до груп під час створення або після нього.
Імпортуйте учасників оптом через Excel або запрошуйте по одному в раніше створені групи.
Спільне використання документів
Ви можете поділитися документами свого проекту як з запрошеними учасниками, так і з зовнішніми сторонами за потреби.
Дозволи для учасників проекту
Сторінка призначених дозволів призначена для обміну документами в межах проекту лише з запрошеними учасниками. Ви можете встановити дозволи під час створення групи та керувати ними в будь-який час в розділі Дозволи.
Посилання на файл для зовнішніх учасників
У вкладці Документи ви можете поділитися посиланням на файл для миттєвого доступу вказаними сторонами за межами проекту. Це не вимагає запрошення та реєстрації, але ви все ще можете зберігати свої дані в безпеці, скасовуючи доступ та відстежуючи активність в аудиторському журналі.
💡 Ця функція доступна з Бізнес та Корпоративна підписка.
Відстеження активності
Всю активність проекту можна відстежувати за допомогою докладних Звітів, включаючи доступ до документів, входи користувачів, зміни налаштувань проекту та відстеження кожної дії, якщо це необхідно. Крім того, ви можете вибрати отримання різних повідомлень електронної пошти, щоб бути в курсі подій, та підписатися на доступні звіти.
Доступні звіти
Журнал активності: отримуйте детальну інформацію про активність у проекті, включаючи відстеження дій окремих користувачів, таких як доступ до файлів, тривалість перегляду файлів, зміна прав доступу та будь-які інші події.
Матриця взаємодії: відстежуйте, як користувачі взаємодіють з файлами та папками в проекті, включаючи такі дії, як перегляд, завантаження та друк документів.
Зберігання даних: перегляньте найбільші файли та папки, тенденції використання, експортуйте всі їх до Excel та приймайте відповідні фінансові та рішення щодо ефективності витрат.
Підписки: залишайтеся в курсі подій навіть тоді, коли не використовуєте платформу - підпишіться на будь-які доступні звіти, щоб отримувати важливі оновлення проекту через електронну пошту з обраною частотою.
Сповіщення
У персональних налаштуваннях у меню налаштувань ви можете встановити наступні сповіщення:
Завантажені та видалені документи
Документи, завантажені та видалені мною
Досягнуто ліміт зберігання даних
Нова активність у розділі "Питання та відповіді"
Підтримка проекту
Панель проекту
Адміністратори проекту можуть швидко отримати огляд всього проекту, використовуючи реальні дані, статистику та діаграми: Активність, Питання та відповіді, Документи.
Питання та відповіді
Після додавання учасників ви можете налаштувати розділ Q&A для безпечного спілкування без виходу з проекту. Оскільки різним командам потрібно працювати якомога швидше з моменту початку проекту, належний інструмент Q&A є важливим для запобігання порушенням безпеки даних та забезпечення ефективного спілкування.
Кошик для сміття
Адміністратори можуть керувати видаленим вмістом у Кошику, доступному на лівій навігаційній панелі. Він пропонує можливості сортування, а також можливість відновлення або остаточного видалення документів за потреби.
Архівація проекту
На будь-якому етапі вашої угоди, ви можете замовити USB-накопичувачі з вмістом вашого проекту.
Як тільки ваш проект завершено або наближається до кінця, ви можете закрити його або запланувати закриття на конкретну дату та час.
💡 Переконайтеся, що у вас є резервна копія вмісту вашого проекту перед закриттям, оскільки адміністратори також втрачають доступ до проекту після його закриття.