Ефективне налаштування вашого проекту в Ideals VDR є критично важливим для забезпечення безпечної співпраці, ефективного управління користувачами та організованого обміну даними. Дотримуйтесь цих найкращих практик, щоб оптимізувати ваше налаштування.
Тут ми розглянемо деякі найкращі практики, які допоможуть вам з налаштуванням.
1. Плануйте та організовуйте свої групи
Організація учасників у відповідні групи допомагає підтримувати як безпеку, так і ефективне управління доступом. Для створення груп, розгляньте наступне:
Структура групи:
Розділіть зовнішніх користувачів за компанією і внутрішніх користувачів за відділом. Це сегментування полегшує призначення відповідних дозволів і контроль доступу.
Використовуйте групи для конкретних потреб, таких як юридичні, фінансові команди або команди з перевірки належності.
Ролі адміністратора:
Призначте принаймні двох адміністраторів, щоб забезпечити стійкість. Це дозволяє здійснювати плавне управління, якщо один адміністратор недоступний.
Адміністратори можуть контролювати управління певними групами.
Налаштування видимості:
Вирішіть, чи повинні користувачі бачити інших користувачів у проекті. Ви можете налаштувати видимість, щоб обмежити доступність користувачів або сприяти співпраці, дозволивши видимість між членами команди.
Дозволи на рівні групи:
Дозволи застосовуються до всієї групи, а не до окремих користувачів. Налаштування групи має відповідати потребам доступу, щоб уникнути ускладнень у майбутньому.
Структуруйте групи на основі ролей, щоб доступ надавався відповідно до функцій роботи або етапу проєкту.
Масові запрошення користувачів:
Запросити користувачів масово через файл Excel або копіювання-вставлення електронних адрес. Це економить час і забезпечує швидке додавання користувачів.
Встановити рівні дозволів для груп:
Призначте дозволи на основі групи (наприклад, Адміністратор, Користувач, Користувацький). Налаштуйте дозволи на рівні групи, використовуючи 8 доступних рівнів дозволів Ideals VDR (наприклад, Без доступу, Перегляд, Завантаження, Вивантаження, Управління).
Групи з деактивованими станами
Створіть групи в деактивованому стані. Потім активуйте їх, коли проект буде готовий. Учасники отримають запрошення електронною поштою за потреби.
Відстеження прийняття користувачем NDA:
Вимагайте від користувачів прийняття клікврап NDA перед доступом до документів. Відстежуйте хто прийняв і експортуйте підписані NDA для ведення записів.
2. Заповніть свій VDR файлами та папками
Ефективне завантаження та організація ваших даних є ключем до успішного запуску проекту. Розгляньте ці поради:
Методи завантаження:
Використовуйте функцію перетягування для швидкого завантаження файлів.
Для великих обсягів файлів розгляньте можливість використання стороннього хмарного сховища (наприклад, OneDrive, SharePoint).
Використовуйте масове перейменування файлів:
За потреби перейменуйте файли оптом, щоб зберегти послідовність і уникнути ручних помилок.
Синхронізувати локальні папки:
Використовуйте десктопний додаток для синхронізації вашої локальної папки з VDR як для початкового заповнення, так і для поточних оновлень. Це спрощує управління великими проектами.
Перегляньте та перевірте завантаження:
Після завантаження перевірте, чи файли знаходяться в правильних папках і чи назви документів є послідовними.
Використовуйте настроювані стовпці та сортування, щоб оптимізувати управління файлами та полегшити відстеження вмісту.
3. Налаштуйте дозволи та контроль доступу
Правильні дозволи є критичними для контролю над тим, хто може отримати доступ, переглядати та редагувати файли проекту. Найкращі практики включають:
Використовуйте дозволи на основі груп:
Призначте дозволи на рівні групи, щоб забезпечити узгодженість і зменшити адміністративне навантаження. Таким чином, ви визначаєте доступ один раз для кожної групи, і він застосовується до всіх учасників.
Використовуйте Перегляд як функцію для перевірки дозволів.
Використовуйте ієрархічні дозволи:
Зверніть увагу на те, як дозволи успадковуються від батьківських папок до підпапок і файлів.
Якщо ви встановите для папки Керувати доступом, всі підпапки та файли успадковують цей дозвіл, що може бути не завжди ідеальним. За потреби відрегулюйте дозволи на рівні папки або файлу.
План для спеціальних типів файлів:
Деякі файли, такі як відео або мультимедійний контент, мають більше детальних параметрів дозволів (наприклад, Перегляд, Оригінал, Управління). Перегляньте типи файлів і налаштуйте дозволи відповідно, щоб відобразити чутливість кожного файлу.
Використовуйте рівневий доступ (наприклад, Перегляд, Завантаження, Управління) на основі ролей користувачів.
Для документів з високим рівнем конфіденційності обмежте дозволи, щоб запобігти несанкціонованому доступу або витоку даних.
Розгляньте можливість встановлення деяких файлів на Немає доступу для певних груп, особливо якщо документ є конфіденційним або не має відношення до їхньої ролі.
Регулярно перевіряйте дозволи:
Регулярно перевіряйте дозволи користувачів, щоб переконатися, що вони все ще відповідають потребам проєкту. У міру зміни користувачів або вмісту відповідно коригуйте дозволи.
Використовуйте подання За групами та За документами, щоб легко відстежувати, які користувачі або групи мають доступ до певних документів або папок.
Спадкування дозволів:
Під час переміщення файлів або папок рекомендується вирішити, що дозволи повинні успадковуватися з папки призначення. Але є можливість зберегти поточні налаштування, якщо це потрібно.
4. Використовуйте функції безпеки для захисту даних
Ми надаємо кілька інструментів для покращення безпеки та захисту конфіденційних даних:
Увімкніть двофакторну автентифікацію (2FA):
Додайте додатковий рівень безпеки, вимагаючи від усіх користувачів підтвердження їхньої особи за допомогою 2FA.
Водяний знак на документах:
Увімкніть автоматизовані водяні знаки. Водяні знаки можуть містити персоналізовані деталі, такі як електронна пошта, назва проекту та IP-адреса.
Обмежити завантаження та друк:
Для конфіденційних документів вимкніть опції завантаження та друку. Це гарантує, що документ залишиться в контрольованому середовищі VDR.
Обмежити доступ до певних IP або доменів:
Для середовищ з високим рівнем безпеки розгляньте можливість обмеження доступу до конкретних IP-адрес або авторизованих доменів. Це обмежує вхід лише для тих, хто знаходиться в довірених мережах.
Безпечний обмін документами з NDA:
Реалізуйте clickwrap NDA, який користувачі повинні прийняти перед доступом до будь-яких даних. Це гарантує, що всі учасники обізнані про конфіденційність та юридичні зобов'язання.
5. Організуйте структуру ваших папок
Добре організована структура папок забезпечує легкий доступ користувачів до необхідних документів та захист конфіденційних даних. Дотримуйтесь цих найкращих практик:
Групуйте папки за фазою проекту або функцією:
Структуруйте ваш VDR з верхньорівневими папками на основі ключових етапів проекту (наприклад, Due Diligence, Юридичний, Фінансовий) або функціональних областей (наприклад, Контракти, Відповідність).
Використовуйте підпапки для конкретних тем:
Створіть підпапки під кожну фазу або функцію для подальшої організації документів (наприклад, під Юридичний, підпапки для Контракти, Інтелектуальна власність, Регуляторні).
Застосувати дозволи на рівні папки:
Обмежте доступ до папок на основі типу вмісту та ролей користувачів. Чутливі папки (наприклад, Юридичні, Конфіденційні) повинні мати суворіші дозволи.
Імпорт структури папок:
Якщо у вас є існуюча структура проекту (наприклад, з контрольного списку Excel), скористайтеся нашою функцією імпорту структури папок, щоб заощадити час.
6. Відстежуйте активність користувачів та їх залученість за допомогою Звітів та Панелі управління
Слідкуйте за активністю проекту, щоб забезпечити відповідність і безпеку:
Панель управління:
Отримайте знімок стану угоди за допомогою Dashboard
Журнал активності та Огляд документа:
Використовуйте Журнал активності для відстеження переглядів документів, завантажень та інших взаємодій. Слідкуйте за поведінкою користувачів на предмет ознак нерегулярної активності.
Використовуйте Огляд документа, щоб забезпечити взаємодію з потрібними файлами
Матриця залучення:
Відстежуйте, як користувачі взаємодіють з документами — хто переглядає, завантажує та друкує файли. Це допомагає визначити, який контент є найважливішим або потребує додаткової уваги.
Звіти про підписку:
Підпишіться на ключові звіти проекту, щоб отримувати автоматичні оновлення про використання сховища, активність користувачів та інше.
7. Закрити та архівувати проект
Коли ваш проект завершено, переконайтеся, що всі дані збережено надійно:
Резервне копіювання даних проекту:
Перед закриттям проекту створіть резервну копію всього вмісту. Завантажте файли проекту або замовте зашифрований USB-архів для додаткової безпеки.
Архівний вміст:
Розгляньте можливість архівування проекту для майбутнього використання або відповідності вимогам. Налаштуйте вміст, що включається в архів, обираючи між усіма документами, конкретними групами або окремими папками.
Кошик для сміття:
Використовуйте Кошик для управління видаленими файлами. Ви можете відновити видалений вміст, якщо це потрібно, або видалити його назавжди, щоб забезпечити недоступність.
Дотримуючись цих найкращих практик, ви можете забезпечити, що ваш проєкт добре організований, безпечний та ефективний, сприяючи гладкій співпраці та захисту конфіденційної інформації протягом усього життєвого циклу проєкту.