Електронні підписи дозволяють адміністраторам запитувати безпечні підписи на документах від учасників проекту – все це без виходу з кімнати даних. Це спрощує робочі процеси та підтримує відповідність вимогам у всіх транзакціях.
💡 Тільки адміністратори можуть надсилати документи для підпису. Підписанти автоматично зможуть отримати доступ до файлу, якщо вони позначені як підписанти.
Доступність функцій
Тільки адміністратори можуть запитувати підписи.
Підписувати можуть лише призначені підписанти.
Не підтримується в мобільній версії продукту.
💡 Якщо підписувач відкриє посилання на мобільному пристрої, йому буде запропоновано відкрити його в браузері на комп'ютері, перш ніж він зможе продовжити.
Надсилання документа для підпису
Щоб надіслати документ для підпису:
Клацніть правою кнопкою миші на вибраному файлі у списку.
Перейдіть до Поділитися та натисніть Запросити підпис.
💡 Підтримуються наступні типи файлів для підписів: PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT. Ця опція не з'явиться, якщо в документі є помилки редагування.
Додати підписантів
У відкритому модальному вікні:
Виберіть принаймні одного активного учасника проекту для підписання документа.
Натисніть Продовжити, щоб продовжити.
Архівація проекту
💡 Підписувачам не потрібно надавати доступ до документа для підписання.
Розмістити поля підпису
Після додавання підписантів ви будете перенаправлені до переглядача для розміщення полів підпису.
Використовуйте інтерфейс перетягування для призначення принаймні одного поля підпису для кожного підписанта.
Ви можете:
Додайте кілька полів для кожного підписанта.
Перемістити поля.
Редагувати або видалити підписантів.
Після завершення натисніть Надіслати у нижньому лівому куті.
Завершити запит
Після надсилання у вас буде можливість змінити назву файлу та додати повідомлення.
Натисніть Надіслати, щоб створити запит, і вас буде перенаправлено на сторінку Підписи, де зберігається PDF-копія файлу.
💡 Ця активність фіксується в Журналі активності, з повними деталями запиту.
Якщо ви не бачите жодних підписантів або випадково видалили всіх підписантів, вам буде запропоновано додати підписантів у правій панелі. Натисніть Додати підписантів і додайте необхідних учасників перед продовженням.
Підписання документа
Тільки призначені підписанти можуть підписувати документи. Підписанти можуть отримати доступ до документів, які потребують їхнього підпису, через сторінку Підписи або електронний лист із сповіщенням.
Щоб почати підписання, натисніть Почати вгорі або клацніть на поле для підпису, щоб розпочати. Використовуйте Далі для переходу між полями.
Намалюйте свій підпис і натисніть Додати. Кожен підпис містить ваше ім'я та позначку часу. Ваш підпис автоматично заповниться в решті полів, коли ви натиснете на поля для підпису.
Після підписання всіх полів натисніть Завершити вгорі. Ви повернетеся на сторінку Підписи, і з'явиться повідомлення з підтвердженням. Записи журналу активності відстежують усі дії з підписання.
Завантаження готового документа
Адміністратори та підписанти можуть завантажити повністю підписані документи або в Документи –> Підписи використовуючи ярлик Завантажити в правій частині таблиці
або з самого документа.
Використання сторінки підписів
Сторінка Підписи доступна адміністраторам за замовчуванням при відкритті запиту на підпис і доступна підписантам лише якщо у них є відкритий запит на підпис:
Адміністратори бачать усі запити.
Інші користувачі бачать лише документи, призначені їм.
Доступні стовпці
Назва файлу
Статус: Підписано, Очікується, Очікується ваш підпис, Анульовано
Підписанти
Відправлено
Дії в межах електронних підписів
Дія | Хто може це використовувати | Статус | Опис |
Копіювати до | Адміністратори | Підписано | Перемістити підписаний документ до розділу Документи |
Завантажити | Адміністратори, Підписанти | Підписано | Завантажити повністю підписаний документ |
Скасувати | Очікується | Скасувати запит і повідомити всіх підписантів | Переглянути документ |
Адміністратори, Підписанти | Усі статуси | Переглядач тільки для читання. У Очікує вашого підпису відкриває редактор | 💡 Усі дії записуються в Журналі активності. |
Надсилання нагадування
Ви можете нагадати підписувачам завершити запит на підпис. Нагадування доступні, коли документ:
Очікується
Очікує вашого підпису
Ці статуси означають, що принаймні один підписант (включаючи вас, якщо ви є підписантом) ще не підписав.
Щоб надіслати нагадування:
Наведіть курсор на потрібний документ, щоб побачити доступні дії.
Натисніть Надіслати нагадування.
У відкритому модальному вікні ви побачите лише тих підписантів, які ще не підписали.
Усі підписанти, які ще не підписали, попередньо вибрані, включаючи вас, якщо це стосується.
Ви можете вибрати скасувати вибір будь-кого, якщо не хочете, щоб вони отримали нагадування.
Після підтвердження обраним підписантам надсилається сповіщення – це допомагає тримати все під контролем без додаткових електронних листів.
Сповіщення надіслані для електронних підписів
Подія
Надіслано до | Деталі | Отримано запит на підпис |
Призначені підписанти | Включає посилання для перегляду документа | Запит на підпис скасовано |
Адміністратор + усі підписанти | Запит скасовано | Адміністратор + усі підписанти |