Електронні підписи дозволяють адміністраторам запитувати захищені підписи на документах від учасників проекту — все це без необхідності покидати кімнату даних. Це спрощує робочі процеси та підтримує відповідність нормативним вимогам під час транзакцій.
💡 Лише адміністратори можуть надсилати документи на підпис. Підписанти автоматично отримають доступ до файлу, якщо вони позначені як підписанти.
Доступність
Тільки адміністратори можуть запитувати підписи.
Підписувати можуть лише призначені підписанти.
Не підтримується в мобільній версії продукту.
💡 Якщо підписант відкриває посилання на мобільному пристрої, йому буде запропоновано відкрити його в браузері на комп'ютері, перш ніж продовжити.
Надсилання документа на підпис
Крок 1: Відкрийте файл та надішліть на підпис
Адміністратори можуть клацнути правою кнопкою миші на документі, який можна конвертувати в PDF (PDF, DOC, DOCX, RTF або TXT), і вибрати Запит підпису.
💡 Цей параметр не відображатиметься, якщо документ має помилки редагування.
Крок 2: Додати підписантів
У модальному вікні виберіть щонайменше одного активного учасника проєкту для підписання документа.
Натисніть Продовжити, щоб перейти далі.
💡 Підписантам не потрібно надавати доступ до документа для підписання.
Крок 3: Розмістіть поля для підпису
Використовуйте інтерфейс перетягування, щоб призначити принаймні одне поле для підпису кожному підписанту.
Ви можете:
Додати кілька полів для кожного підписанта
Змінити розташування полів
Редагувати або видалити підписантів
Після завершення натисніть Надіслати.
Крок 4: Завершити запит
У вас буде можливість додати назву файлу та повідомлення (до 300 символів).
Натисніть Надіслати, щоб створити запит, і вас буде перенаправлено на сторінку Підписи, де зберігається PDF-копія файлу.
Ця дія фіксується в Журналі активності, з повними деталями запиту.
Якщо ви не бачите жодного підписанта або випадково видалили всіх підписантів, вам буде запропоновано Додати підписантів на правій панелі.
Натисніть Додати підписантів та додайте необхідних учасників перед продовженням.
Підписання документа
Лише призначені підписанти можуть підписувати документи.
Крок 1: Відкрийте документ
Підписанти можуть отримати доступ до документів, які потребують їхнього підпису, через сторінку Підписи або через електронний лист із повідомленням.
Крок 2: Почати підписання
Натисніть Почати вгорі або натисніть на поле підпису, щоб розпочати. Використовуйте Далі, щоб переходити між полями.
Крок 3: Додайте свій підпис
Намалюйте свій підпис і натисніть Додати. Кожен підпис містить ваше ім'я та часову мітку. Ваш підпис автоматично заповнюватиме решту полів, коли ви натиснете на поля для підпису.
Крок 4: Завершення
Після підписання всіх полів натисніть Завершити вгорі. Ви повернетеся на сторінку Підписи, і з'явиться повідомлення про підтвердження. Записи журналу активності відстежують усі дії з підписання.
Завантаження готового документа
Адміністратори та підписанти можуть завантажувати повністю підписані документи або в Документи > Підписи, використовуючи ярлик Завантажити у правій частині таблиці:
Або з самого документа:
Використання сторінки підписів
Сторінка Підписи доступна адміністраторам за замовчуванням при відкритті запиту на підпис, і доступна підписантам лише якщо у них є відкритий запит на підпис:
Адміністратори бачать усі запити
Інші користувачі бачать лише документи, призначені їм
Стовпці включають:
Ім'я файлу
Статус (Підписано, В очікуванні, В очікуванні вашого підпису, Недійсний)
Підписанти
Надіслано в дату
Доступні дії в електронних підписах:
Дія | Хто може цим користуватися | Статус | Опис |
Копіювати до | Адміністратори | Підписано | Перемістити підписаний документ до розділу Документи |
Завантажити | Адміністратори, Підписанти | Підписано | Завантажити повністю підписаний документ |
Скасувати | Адміністратори | В очікуванні | Скасувати запит та повідомити всіх підписантів |
Переглянути документ | Адміністратори, Підписанти | Усі статуси | Перегляд лише для читання. У розділі Очікує вашого підпису відкриває редактор |
💡 Усі дії реєструються в Журналі активності.
Надіслати нагадування
Ви можете нагадати підписантам про необхідність завершити запит на підпис. Ось як це зробити:
1. Перевірте статус документа
Нагадування доступні, коли документ:
В очікуванні
Очікує вашого підпису
Ці статуси означають, що принаймні один підписант (включаючи вас, якщо ви є підписантом) ще не підписав документ.
2. Наведіть курсор, щоб побачити опцію нагадування
Коли ви наведете курсор на документ, ви побачите опцію Надіслати нагадування.
3. Натисніть, щоб відкрити модальне вікно нагадування
Це модальне вікно відображатиме лише тих підписантів, які ще не підписали.
Усі підписанти, які ще мають підписати, попередньо вибрані, включаючи вас, якщо це стосується вас.
Ви можете скасувати вибір будь-кого, якщо не хочете, щоб вони отримували нагадування.
4. Надіслати нагадування
Після підтвердження обраним підписантам надсилається сповіщення – це допомагає тримати процес під контролем без додаткових електронних листів.
Сповіщення надіслані для електронних підписів
Подія | Надіслано | Деталі |
Запит на підпис отримано | Призначені підписанти | Включає посилання для перегляду документа |
Запит на підпис скасовано | Адміністратор + усі підписанти | Запит скасовано |
Документ повністю підписаний | Адміністратор + усі підписанти | Підтверджує завершення та містить посилання для перегляду документа |
Нагадування про документ, надісланий на підпис | Підписанти за запитом адміністратора | Включає посилання для перегляду документа |
Функція електронних підписів дозволяє швидко та безпечно керувати підписами, допомагаючи вам дотримуватися вимог та підвищувати ефективність. Якщо у вас виникли запитання або потрібна допомога, зверніться до нашої служби підтримки — ми з радістю допоможемо.