На вкладці Учасники ви можете запросити користувачів до існуючої або нової групи.
Якщо у вас ще немає груп, ви можете створити групи перед запрошенням учасників або створити одну під час додавання учасників.
💡 Учасники можуть належати до однієї групи за раз. Якщо ви хочете змінити групу, клацніть правою кнопкою миші на вибраних учасниках і клацніть Перемістити до групи.
Запрошення одного або декількох користувачів
Щоб додати учасників, клацніть Додати на верхній панелі, виберіть Учасники і дотримуйтесь описаних нижче кроків.
Ви також можете додати учасників до конкретної групи, використовуючи вбудовану кнопку поряд з кожною групою або з контекстного меню цільової групи - Додати учасників.
Загальні
Введіть одну або декілька адрес електронної пошти.
Виберіть одну з існуючих груп або створіть нову.
Якщо ви вирішите створити нову групу, вам також потрібно буде визначити дозволи на функції та документи.Виберіть мову запрошення.
Налаштуйте сповіщення електронною поштою про нові документи.
💡 Майте на увазі, що всі учасники можуть змінити свою бажану мову та налаштування сповіщень самостійно в будь-який час.
Безпека
Тут вам потрібно визначити наступні налаштування безпеки:
Доступ до проекту: вирішіть, коли учасники можуть отримати доступ до вашого проекту.
Необмежений: запрошення відправляються, як тільки додаються учасники.
Деактивований: учасники не отримають запрошень, поки вони не будуть активовані.
Конкретні дати: в залежності від дати початку, учасники будуть активовані відразу або в зазначену дату та час. Ви можете додатково встановити дату до, так що ці учасники будуть автоматично деактивовані, коли це потрібно.
2-етапна верифікація: вимагайте від користувачів підтвердження своєї особи другим фактором при вході до вашого проекту.
Дозволені IP-адреси: вкажіть відповідні IP-адреси або діапазони для доступу до проекту. Після включення просто введіть одну IP-адресу або діапазон на рядок у текстовому полі.
Q&A
Якщо Q&A активовано в проекті, у вас буде додатковий крок під час запрошення учасників. Тут ви можете визначити роль учасників у Q&A та сповіщення про нову активність.
Додавання учасників оптом
Ми рекомендуємо використовувати цю функцію при додаванні великої кількості учасників до декількох груп одночасно.
Щоб додати учасників оптом, клацніть Додати – Учасники оптом.
💡 Вам потрібно створити свої групи перед використанням цієї функції.
Після клацання функція надає інструкції, як продовжувати:
Отримайте шаблон: завантажте шаблон з цього екрану Bulk invite.
Заповніть шаблон: відкрийте файл і внесіть необхідні зміни, див. нижче для отримання додаткової інформації.
Імпортуйте файл: як тільки ви закінчите, збережіть, перетягніть і відпустіть або завантажте файл.
Редагування шаблону масового запрошення
Після відкриття шаблону введіть деталі учасників у відповідні стовпці.
Щоб успішно імпортувати файл, переконайтеся, що ви дотримуєтеся наступних вказівок:
Email та Група, позначені *, є обов'язковими. Назви груп повинні відповідати тим, що в вашому проекті.
Ми рекомендуємо вибирати назви груп з випадного списку, оскільки вони були експортовані з вашого проекту і тому відповідають.
Номери телефонів повинні містити лише цифри, і вони повинні бути в міжнародному форматі, наприклад, +441234567890.
Імпорт файлу
Після того, як файл було відредаговано відповідно до вимог і збережено, його можна імпортувати за допомогою перетягування або за допомогою кнопки Вибрати файл.
Після імпорту файлу і до самого запрошення всі потенційні учасники перераховуються.
Всі перелічені поля можуть бути відредаговані.
Помилки (червоні) позначаються і зупиняють відправку запрошень.
Попередження (жовті) позначаються, щоб виділити невелику проблему, яку може бути потрібно вирішити.
Електронні адреси та групи заповнюються автоматично з шаблону, разом з будь-якою додатковою інформацією, такою як ім'я та прізвище, компанія, посада тощо. Адміни можуть перевірити призначених запрошених, виправити помилки та підтвердити запрошення.