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新文档通知

如何启用关于新添加的文档以及它们被发送出去时的自动电子邮件通知

超过 5 个月前更新

每个用户都可以在通知菜单中设置文档通知,并且可以随时进行调整。

项目管理员可以在邀请期间为他们的用户启用文档通知,并且可以随时在用户卡或对选定的参与者进行批量更改。

批量更改参与者的通知设置

要更改一个或多个参与者的文档通知设置:

  • 选择目标用户或组,并右键点击其中任何一个。

  • 选择更改通知设置

  • 在下拉菜单中选择频率:

    • 从不

    • 每30分钟

    • 每小时

    • 每天早上

    • 每天晚上

如果选择了一个组,所有参与者的通知设置都会被更新。

ℹ️ 设置为“每天早上”或“每天晚上”的通知将分别在用户在个人信息中选择的时区的上午8点或下午8点发送。

何时发送通知

电子邮件通知将根据以下情况中选择的频率发送。

  • 在指定的时间范围内上传了新文档(启用设置后)。

例如,选择的频率是“每小时”。每小时,系统都会检查是否有任何更改,并在有任何更改的情况下通知用户。如果在过去的一小时内没有上传,将不会生成通知。

  • 新文档对用户开放,意味着他们的权限从“无访问权限”更改为任何更高的权限。

例如,您有一个文件夹对用户隐藏,而您正在整理其中的文档。在您允许用户查看此文件夹后,他们将收到关于新文档的通知,无论这些文档何时上传。

  • 新文档从隐藏的文件夹复制或移动到允许的文件夹,并继承目标文件夹的权限。

例如,用户可以访问文件夹A,但不能访问文件夹B。您需要从文件夹B分享一些文档并将它们添加到文件夹A。这将被视为新的上传,用户将被通知这些添加。

💡 或者,项目管理员可以在需要时从文档选项卡发送通知关于任何文档。

这是否解答了您的问题?