هناك 8 مستويات من الأذونات، مع وجود مستويين فرعيين لملفات Excel.
تُخصَّص جميع الأذونات وفق مبدأ التدرّج الهرمي النزولي: فكل الأذونات ذات المستوى الأعلى ترث الأذونات ذات المستوى الأدنى.
يمكن للمسؤولين إدارة أذونات المستخدمين ومنح أو إزالة مستويات مختلفة من الوصول إلى مستندات مشاريعهم في أي وقت. تُعيَّن الأذونات على مستوى المجموعة ولا يمكن تغييرها لمستخدمين بعينهم ضمن المجموعة نفسها.
ℹ️ تنطبق مستويات الأذونات على المجلدات وأنواع الملفات المدعومة فقط، وقد تكون محدودة اعتمادًا على نوع الملف.
مستويات الأذونات
لا يوجد وصول
لا يمكن للمستخدمين رؤية مجلد أو ملف مُدرَج في المشروع.
💡 لا يملك المجلد الجذر (اسم مشروعك) وصولًا بشكل افتراضي للحفاظ على مستنداتك مخفية ومحمية من المشاركة غير المقصودة عند الرفع. يمكنك تعيين مستويات مختلفة من الأذونات للمستندات ذات المستوى الأدنى داخل الجذر في أي وقت.
سياج
يمكن للمستخدمين عرض الملفات في المتصفح، ولكن لن يظهر سوى جزء من الملف. المنطقة من الشاشة التي يمرّر فيها المستخدم المؤشر تكون مرئية، بينما يتم حجب بقية الملف بسياج.
الجزء الرئيسي من المستند محمي بواسطة "سياج". علاوة على ذلك، توجد عليه علامات مائية. هذه الميزة فريدة، وتمنع نسخ الصفحة بأكملها من هجمات تصوير الكاميرا.
عرض
يمكن للمستخدم عرض الملفات المحمية بعلامات مائية في المتصفح. يمكن للمستخدم تمكين/تعطيل عرض السياج (ستكون هذه الميزة مفيدة للعمل في الأماكن العامة أو المزدحمة).
بالإضافة إلى ذلك، هناك إمكانية لاختيار أحد أذونات العرض لملفات Excel:
الصيغ نشطة: يتيح للمستخدمين رؤية الصيغ في مستندات Excel.
إيقاف الصيغ: يجعل الصيغ غير مرئية للمستخدمين.
مشفّر
يمكن للمستخدمين تنزيل نسخة مُشفَّرة من الملف:
بالنسبة لوثائق MS Office (DOC | DOCX | XLS | XLSX | XLSM | PPT | PPTX): سيتم تنزيل إصدار مشفر بواسطة IRM خاص للسماح بالعمل على الملف الأصلي ولكن المحمي (سيحتاج المستخدمون إلى المصادقة لفتح المستند). بالإضافة إلى ذلك، يمكن تعيين أحد وضعين للوصول في Excel:
الصيغ مفعّلة: يمكن للمستخدمين رؤية الصيغ في مستندات Excel، وتطبيق صيغهم، واستخدام وحدات الماكرو، وتحرير المستند، وحفظ التغييرات. يتم حفظ التغييرات محليًا فقط على نسخة المستخدم من الملف ولا تؤثر على المستند الأصلي في VDR. تم تعطيل النسخ والتقاطات الشاشة.
إيقاف الصيغ: الصيغ غير مرئية للمستخدمين. يتم تعطيل التحرير وتحليل البيانات. يتم تعطيل النسخ وحفظ التغييرات والتقاط لقطات الشاشة.
بالنسبة لمستندات PDF والصيغ الأخرى القابلة للتحويل، سيتمكن المستخدمون من تنزيل ملفات PDF مع حماية بكلمة مرور. ستتم مطالبة المستخدم بإدخال بيانات تسجيل الدخول ورمز SMS (إذا كانت ميزة التحقق بخطوتين مفعّلة). يلزم وجود اتصال بالإنترنت لفتح المستند. يكون ملف PDF المشفّر محمياً أيضاً بعلامات مائية. يمكن تقييد الوصول إلى ملف PDF مشفّر عن طريق تغيير الأذونات أو إلغاء تنشيط مستخدم. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تتبُّع أي حدث لعرض أو تنزيل ملف في التقارير.
💡 ضع في اعتبارك:
لا يمكن فتح الملفات المشفّرة إلا بواسطة المستخدم المحدد الذي قام بتنزيلها، مما يضمن عدم إمكانية إعادة توزيعها دون تفويض.
يمكن إلغاء الوصول إلى ملف مُشفّر تم تنزيله في أي وقت. سيفقد المستخدمون الوصول إذا:
تم إلغاء تنشيطها أو حذفها.
تم تغيير أذوناتهم إلى لا وصول أو سياج.
تم إغلاق المشروع.
يمكن للمستخدمين تنزيل المستندات وطباعتها بتنسيق PDF مع علامات مائية. يتم تسجيل حدث التنزيل في التقارير. ومع ذلك، لا توجد حماية بكلمة مرور أو تتبع للتفاعلات اللاحقة مع ملف PDF الذي تم تنزيله.
الأصلي
يمكن للمستخدمين تنزيل المستندات بالتنسيق الأصلي. يمكن للمسؤولين تتبّع حدث التنزيل، ولكن لا يمكنهم إجراء أي تفاعل إضافي مع المستند الذي تم تنزيله. لا يمكن إلغاء الوصول إلى المستند الأصلي الذي تم تنزيله.
تحميل
يمكن للمستخدمين تحميل مستندات جديدة إلى المجلد باستخدام هذا الإذن، وتنفيذ جميع الإجراءات التي تسمح بها أذونات الوصول الأدنى.
إدارة
يمكن للمستخدمين حذف العناصر ونقلها ونسخها وإعادة تسميتها، تنقيح، واستخراج المستندات من الأرشيفات داخل المجلد بهذا الإذن. كما يتيح إضافة تسميات إلى المستندات إذا كانت هذه الميزة مفعّلة في المشروع.