بدلًا من طلب أرشيف USB، يمكنك إنشاء أرشيف قابل للتنزيل يحتوي على محتويات المشروع. سيقوم نظامنا بإنشاء أرشيف ZIP محمي بكلمة مرور قوية، وسيكون متاحًا للتنزيل لك وللمشاركين المحددين في المشروع لمدة 30 يومًا.
ℹ️ تتضمن جميع الاشتراكات أرشيفات قابلة للتنزيل ويمكن طلبها بعدد غير محدود من المرات.
لإنشاء أرشيف، انتقل إلى علامة تبويب أرشفة المشروع في مشروعك. في هذه القائمة، انتقل إلى قسم الأرشيف القابل للتنزيل وانقر على إنشاء أرشيف.
ℹ️ اعتمادًا على خطة اشتراكك وحالة مشروعك، قد يختلف شكل التنقل. قد تجد هذه الميزة في قسم الأرشيف القابل للتنزيل – إنشاء أرشيف.
محتويات الأرشيف
هناك 3 خيارات متاحة: المستندات والتقارير، المستندات فقط، وتخصيص.
💡 تتم إضافة فهرس المشروع إلى جميع الأرشيفات تلقائيًا ويتضمن قائمة بالمستندات المطابقة للخيار المحدد.
الوثائق والتقارير
افتراضيًا، يتضمن هذا النوع من الأرشيف جميع مستندات المشروع والتقارير الإضافية حول الأذونات وسجل النشاط والمشاركين.
اختياريًا، يمكنك تضمين محتويات سلة المحذوفات، بالإضافة إلى المناقشات والأسئلة والأجوبة والمرفقات.
ℹ️ تكون سلة المهملات متاحة فقط إذا لم تكن فارغة. كما تتوفر محتويات الأسئلة والأجوبة فقط للمشاريع التي تم تمكين ميزة الأسئلة والأجوبة فيها وإعدادها.
المستندات فقط
افتراضيًا، يتضمن هذا النوع من الأرشيف جميع مستندات المشروع دون تقارير إضافية.
اختياريًا، يمكنك تضمين محتويات سلة المحذوفات.
ℹ️ تتوفر سلة المحذوفات فقط إذا لم تكن فارغة.
مخصص
يتيح لك هذا الخيار تحديد المستندات والتقارير التي يجب تضمينها في الأرشيف. هناك 3 خيارات:
متاح لمجموعة المستخدمين
فقط المستندات المسموح بها لمجموعة المستخدمين المحددة.
ℹ️ تتضمن القائمة مجموعات المستخدمين النشطة والمعطّلة. المجموعات المحذوفة، والمسؤولون، والمجموعات المخصصة غير متاحة. تعرّف أكثر على أدوار المستخدمين.
اختياريًا، تقارير وبيانات إضافية: سجل النشاط، قائمة المستخدمين، الأذونات، ومناقشات الأسئلة والأجوبة والمرفقات.
يمكنك أيضًا معاينة قائمة المستندات المتاحة للمجموعة المحددة.
المجلدات المحددة
مجلدات محددة يجب تضمينها في الأرشيف.
اختياريًا، تقارير وبيانات إضافية: قائمة المستخدمين، وسلة المحذوفات، ومناقشات الأسئلة والأجوبة والمرفقات.
كل المستندات
تم تضمين جميع مستندات المشروع.
اختياريًا، تقارير وبيانات إضافية: سجلّ النشاط، قائمة المستخدمين، الأذونات، سلة المحذوفات، ومناقشات الأسئلة والأجوبة والمرفقات.
💡 تحتوي جميع التقارير على البيانات الخاصة بالمجموعة أو المجلدات المحددة فقط. إذا كان هناك مستند واحد على الأقل بتطبيق عمليات الإخفاء في المشروع، يمكنك اختيار إظهار المحتوى المُخفى أو إخفاؤه.
المستلمون
في قائمة المستلمين المنسدلة، اختر المشاركين في المشروع الذين ترغب في مشاركة هذا الأرشيف معهم. بمجرد أن يصبح الأرشيف جاهزًا، سيتلقى كل مستلم رسالة بريد إلكتروني تحتوي على رابط إلى صفحة الأرشيفات، حيث يمكنهم تنزيل الأرشيف ونسخ كلمة مروره.
💡 ضع في اعتبارك أنه لا يمكن إلا للمشاركين المدعوين الوصول إلى الصفحة لتنزيل الأرشيف. يمكن العثور على جميع طلبات الأرشيف المتاحة في صفحة الأرشيفات.
الامتثال
في قسم الامتثال، يمكنك اختيار الحصول على خطاب تأكيد يثبت محتويات الأرشيف.
⚠️ إذا كانت هناك حاجة إلى خطاب تأكيد، فيجب قفل المشروع لضمان سلامة البيانات. إذا لم يتم قفله بالفعل، سيُطلب منك القيام بذلك. يضمن هذا أن تظل النسخة المؤرشفة سجلاً حقيقياً ونهائياً للمشروع.
إذا كان المشروع مقفلاً بالفعل، فسيكون هذا القسم مخفياً، ويتم إعداد خطاب الاطمئنان افتراضياً.
جارٍ إنشاء الأرشيف
بمجرد تحديد محتويات الأرشيف والمستلمين، انقر إنشاء.
سيُضاف طلب الأرشفة الخاص بك إلى قائمة انتظار النظام للمعالجة. يستغرق إنشاء الأرشيف عادةً ما يصل إلى ساعة، لكنه قد يستغرق وقتًا أطول اعتمادًا على حجم مشروعك.
عند الانتهاء، ستتلقى رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني. إذا فاتتك الرسالة، يمكنك دائمًا التحقق من الحالة في علامة تبويب أرشفة المشروع أو على صفحة الأرشيف، حيث يمكنك العثور على جميع طلباتك عبر عدة مشاريع.
مسارات طويلة
في حال احتوى المشروع على مستندات ذات مسارات طويلة (تتجاوز 260 رمزًا)، ستظهر لك نافذة تأكيد تسألك عن كيفية المتابعة.
لضمان تمكُّن المستلمين من العمل بنجاح مع الأرشيف على نظام تشغيل Windows، ستحتاج إلى تحديد كيفية تصدير مثل هذه المستندات:
اقتطاع المسارات الطويلة: يُقصِّر أسماء المستندات بحيث لا تتجاوز المسارات 200 حرف، مما يسمح بالعمل مع هذه الأرشيفات دون أدوات إضافية.
💡 يمكنك أيضًا الاستفادة من ميزة الأرشيف المتصل بالإنترنت التي تحافظ على بنية المستند الأصلية، على عكس النسخ الاحتياطية غير المتصلة بالإنترنت حيث يتم اقتطاع المسارات الطويلة. تعرّف على المزيد حول مسارات المستندات الطويلة ومنطق الاقتطاع.
جارٍ تنزيل الأرشيف
بمجرد إنشاء الأرشيف، ستجد زر تنزيل وكلمة المرور على بطاقته. تتم مشاركة كلمة المرور أيضًا في رسالة التأكيد الإلكترونية لتمكين الوصول السريع دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى حسابك.
💡 تذكّر أن الأرشيف متاح للتنزيل لمدة 30 يومًا من تاريخ إنشائه. يمكنك تتبّع عدد الأيام المتبقية من خلال الحالة.
بالإضافة إلى الأرشيف نفسه، يمكنك أيضًا تنزيل خطاب طمأنة يؤكد محتوياته وقيمة المجموع الاختباري (checksum).
إلغاء الوصول إلى الأرشيف
في حال تم إنشاء الأرشيف عن طريق الخطأ أو تمت مشاركته مع مستلمين غير صحيحين، يمكن لمشرفي المشروع تعديل المستلمين.
انتقل إلى أرشفة المشروع للمشروع المعطى أو إلى صفحة الأرشيفات عبر جميع المشاريع.
في بطاقة الأرشيف المقابلة، انقر تحرير بجانب "المستلمون".
إزالة المستلمين المقابلين من القائمة.
انقر حفظ.
ℹ️ مُقدِّم الطلب هو مستلِم افتراضي ولا يمكن إزالته.
أرشفة الحالات
هناك 3 حالات متاحة لمساعدتك على تتبُّع طلباتك:
التحضير: بمجرد تقديم طلب إنشاء الأرشيف.
متاح حتى: بمجرد أن يصبح الأرشيف جاهزًا للتنزيل، يكون متاحًا لمدة 30 يومًا.
منتهي الصلاحية: الأرشيف لم يعد متاحًا للتنزيل. مع ذلك، لا يزال بإمكانك العثور على كلمة مروره إذا لزم الأمر.
