يوفر الأرشيف الإلكتروني الجديد حلاً بسيطًا وآمنًا وفعّالًا من حيث التكلفة للوصول إلى بيانات المشاريع على المدى الطويل. ومن خلال إلغاء الحاجة إلى التسليم عبر وحدات USB، يضمن تمكّن جميع الأطراف المخوّلة من الوصول إلى المعلومات حتى بعد انتهاء المشروع، مع تلبية متطلبات الامتثال والاحتفاظ ببياناتك في متناول يدك كلما احتجت إليها. الأرشيف الإلكتروني هو نسخة سحابية للقراءة فقط من مشروعك. بمجرد أرشفة المشروع، يصبح فهرسه ثابتًا، أي لا يمكن إجراء أي تعديلات مثل الحذف أو النقل أو التحميل.

للوصول إلى ميزة الأرشيف عبر الإنترنت، انتقل إلى أيٍّ من هذه علامات التبويب في لوحة التنقل اليسرى:

في الصفحة المفتوحة، املأ المعلومات المطلوبة لأرشفة مشروعك عبر الإنترنت.

قرّر لعدد السنوات التي تريد تخزين المشروع فيها عبر الإنترنت من خلال اختيار الرقم أو إدخاله.
​

عند اختيار عدد السنوات، قد ترى رسوماً سنوية وإجمالية يتم تعديلها ديناميكياً لتوفير شفافية كاملة بشأن التكاليف المطبَّقة وفقاً لشروط اشتراكك. سيتم إرسال الفاتورة إلى جهة الاتصال الخاصة بالفوترة المحددة في علامة تبويب subscription في الحساب المؤسسي.

هنا يمكنك إضافة المشاركين الحاليين في المشروع و/أو دعوة مستخدمين خارجيين جدد يجب أن يكون لهم حق الوصول إلى أرشيف المشروع.

لإضافة مشاركين في المشروع، ما عليك سوى العثور عليهم في القائمة المنسدلة وتحديدهم.

لتوفير حقوق الوصول للمستخدمين خارج مشروعك، انقر على دعوة مستخدمين خارجيين في أسفل القائمة المنسدلة التي تحتوي على المشاركين الحاليين.
​

بمجرد الانتهاء، انقر على أرشفة المشروع. في النافذة المنبثقة التي تظهر، أكِّد مرة إضافية ووافق على الرسوم، إن وُجدت.
​

إذا لم يكن مشروعك قد تم قفلُه قبل الأرشفة، فسيتم قفله مؤقتًا للتحضير للأرشيف عبر الإنترنت. يضمن ذلك أن تظل البيانات المؤرشفة سجلًا حقيقيًا ونهائيًا للمشروع.

بمجرد أرشفة المشروع، يتم إرسال بريد إلكتروني يتضمن تأكيد الأرشفة إلى مديري المشروع الذين تمت إضافتهم إلى الأرشيف الإلكتروني. أما المشاركون الآخرون فيتلقون دعوة منفصلة إلى الأرشيف الإلكتروني.

عند أرشفة المشروع، يصبح أرشيفًا للقراءة فقط مع وظائف محدودة مقارنة بغرفة البيانات العادية.

تعد لوحة معلومات الأرشيف عبر الإنترنت صفحة رئيسية توفر نظرة سريعة على التفاصيل التالية في الجزء العلوي:

يتبع اللوحة العلوية عرضٌ موجز لمستندات المشروع، بما في ذلك حجم التخزين والتقسيم حسب أنواع المستندات.

في الجهة اليسرى، قد تجد التقارير التي تم إنشاؤها سابقًا حتى وقت الأرشفة، وتشمل بشكل رئيسي:

في الجزء الرئيسي من الشاشة، سترى قائمة بالمشاركين في الأرشيف المتصلين عبر الإنترنت مع إمكانية إضافة مشاركين جدد بسرعة.

يمكن لجميع المشاركين في الأرشيف عبر الإنترنت الوصول إلى جميع مستندات المشروع، بما في ذلك غير المنشورة وتلك المحذوفة إلى سلة المحذوفات، إن وُجدت.

يُحظر إجراء أي تغييرات على فهرس المشروع، كما أن تنفيذ عمليات متعددة على المستندات غير متاح في الأرشيف الإلكتروني. يمكن العثور على ملخص في الجدول أدناه.

في علامة تبويب المشاركين، قد تجد قائمة بجميع المشاركين في الأرشيف المتصلين عبر الإنترنت و:

يوفّر قسم التقارير سجل نشاط شاملًا لتحقيق الشفافية الكاملة. يغطي هذا السجل التفصيلي جميع أنشطة المشروع منذ إنشائه ويواصل تتبّع كل الأنشطة الجارية من قِبل المشاركين الحاليين في الأرشيف الإلكتروني. يمكن إرسال سجل النشاط عبر البريد الإلكتروني أو تصديره إلى ملف Excel عند الحاجة.

في قائمة الإعدادات، يمكنك التحقق من الإعدادات التالية وتحديثها:

بالنسبة للمشروع المؤرشف، لا يزال بإمكانك إنشاء أرشيف قابل للتنزيل أو طلب وحدات تخزين USB. ونظرًا لأن بعض الخصائص لا تكون ذات صلة بالمشاريع المؤرشفة، فإن تفضيلات الأرشيف تختلف قليلًا عن تلك المتاحة للمشاريع النشطة. ستكون لديك الخيارات التالية: