يوفر قفل المشروع مستوى إضافيًا من الأمان والتحكم، مما يتيح للمسؤولين منع أي تعديلات أخرى مع إبقاء المستندات متاحة للعرض. يضمن ذلك سلامة البيانات وأمنها واتساقها، وهو أمر ذو قيمة خاصة في سيناريوهات مثل المراجعة القانونية، وإعداد الأرشيف، وإغلاق الصفقات. بالإضافة إلى ذلك، يوفر تأكيد القفل سجلًا واضحًا لتوقيت قفل المشروع، مما يساعد في الامتثال وحل النزاعات. ومن خلال إلغاء الحاجة إلى الحلول الالتفافية، يعزز قفل المشروع مستوى التحكم والشفافية لجميع أصحاب المصلحة.
قفل المشروع
يمكن لمشرفي المشروع قفل المشروع من الإعدادات – عام.
انتقل إلى كتلة القفل.
انقر قفل المشروع.
بدلاً من ذلك، انقر على قائمة الحالة المنسدلة واختر الحالة مقفلة.
ضمن فتح حقوق القفل، اختر المسؤولين الذين ينبغي أن يكونوا قادرين على فتح المشروع.
أكد وأغلق المشروع.
ما إن يتم قفل المشروع:
تم تعطيل تحميل المستندات وحذفها وإعادة تسميتها ونقلها ونسخها وغيرها من التغييرات الهيكلية. ومع ذلك، يظل عرض المستندات وتنزيلها متاحًا لجميع المشاركين بناءً على أذونات المستند الخاصة بهم.
يمكن للمسؤولين المخوَّلين فقط فتح قفل المشروع. يتم اختيار المسؤول الذي يبدأ عملية القفل بشكل افتراضي، ولكن يمكن إزالته إذا لزم الأمر، ويمكن أيضًا إضافة مسؤولين آخرين.
يتم إرسال رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني إلى جميع مديري المشروع مرفقًا بها تأكيد القفل وفهرس المشروع كما هو في وقت القفل. كما يتوفر تأكيد القفل للتنزيل في إعدادات المشروع في أي وقت.
لا يتلقى المشاركون غير المديرين أي إشعارات عبر البريد الإلكتروني بشأن القفل. عند دخولهم المشروع المقفول، سيشاهدون رسالة تُعلمهم بأن المشروع قد تم قفله.
لا يزال بإمكان المسؤولين طلب أرشيف قابل للتنزيل للمشاركة، وطلب أرشيف USB، وإغلاق المشروع.
ℹ️ إذا طلبت أرشيف USB أو طلبت خطاب طمأنة لأرشيف قابل للتنزيل، فسيتم قفل المشروع لضمان سلامة البيانات إذا لم يكن مقفلاً بالفعل. يضمن ذلك أن تظل النسخة المؤرشفة سجلاً حقيقياً ونهائياً للمشروع.
فتح المشروع
يمكن لمسؤولي المشروع المخوّلين فتح قفل المشروع في الإعدادات – عام.
انتقل إلى كتلة القفل.
انقر فتح القفل للمشروع.
بدلاً من ذلك، انقر على قائمة الحالة المنسدلة وحدّد حالة مباشر.
أكِّد وافتح قفل المشروع.
عند فتح المشروع، يتم إرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني إلى جميع المسؤولين.
ℹ️ الزر غير متاح إذا:
لا يملك المسؤول حقوق الفتح، وسيظهر لهم رسالة مقابلة.
هناك أوامر أرشفة معلّقة تتطلب قفل المشروع لضمان سلامة البيانات.
الأرشفة عبر الإنترنت قيد التقدم.