Dieser Artikel konzentriert sich auf Probleme, die beim Öffnen von IRM-verschlüsselten Dokumenten auftreten können. Um mehr über IRM-verschlüsselte Dokumente zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel zur IRM-Sicherheit.
Häufige Autorisierungsprobleme
Um verschlüsselte Dateien zu öffnen, müssen sich Benutzer mit ihren Autorisierungsdaten (E-Mail und Passwort) im Ideals-System anmelden und, falls aktiviert, einen Zwei-Faktor-Authentifizierungscode (2FA) eingeben. Benutzer können auf Probleme stoßen wie:
falsche Anmeldedaten
Zugriff widerrufen
ein abgeschlossenes Projekt
Wichtig: Nur der Benutzer, der die IRM-Datei heruntergeladen hat, kann sie mit seinen Anmeldedaten öffnen. Andere Benutzer haben keinen Zugriff.
So autorisieren Sie beim Öffnen von IRM-Dateien
Problem
Schwierigkeiten bei der Autorisierung des Zugriffs auf verschlüsselte Dateien.
Lösung
Befolgen Sie diese Schritte, um den Zugriff beim Öffnen einer IRM-Datei zu autorisieren:
Öffnen Sie die heruntergeladene IRM-Datei
Lokalisieren und öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Ihrem lokalen Dateisystem.
Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein
Geben Sie Ihre VDR-E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, geben Sie den erforderlichen Code im folgenden Format ein:
OTP (Einmalpasswort):
password#SMS codeTOTP (Zeitbasiertes Einmalpasswort):
password#Authenticator_app_code
Hinweis: TOTP ist die Standardoption, wenn sowohl OTP als auch TOTP aktiviert sind.
Berechtigungsänderung nach dem Herunterladen der IRM-Datei
Problem
Der Benutzer kann eine IRM-Datei nicht öffnen, nachdem er die richtigen Anmeldedaten verwendet hat.
Lösung
Dieses Problem kann auftreten, wenn ein Administrator die Zugriffsebene des Benutzers auf das Dokument geändert hat, nachdem es heruntergeladen wurde. Administratoren können Zugriffsebenen ändern, wie z.B. die Zuweisung von Fence, View oder None. Wenn Berechtigungen widerrufen werden, kann der Benutzer die Datei nicht mehr öffnen, selbst mit den richtigen Anmeldedaten. Dokumente, die zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits geöffnet sind, bleiben jedoch zugänglich, bis der Benutzer die Datei schließt.
Geschlossener oder eingefrorener VDR
Problem
Heruntergeladene verschlüsselte Dateien können aufgrund des VDR-Status nicht zugegriffen werden.
Lösung
Wenn der VDR geschlossen oder eingefroren ist, wird der Zugriff auf heruntergeladene verschlüsselte Dateien deaktiviert. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, die den Dokumentenzugriff einschränkt, wenn sich der Verfügbarkeitsstatus des VDR ändert.
Fehlermeldung für falschen SMS-Code in Excel
Problem
Fehler „Falscher SMS-Code“ beim Öffnen einer IRM-Excel-Datei.
Lösung
Wenn ein Benutzer auf diesen Fehler stößt, selbst nachdem er die korrekten Anmeldedaten eingegeben hat, versuchen Sie zuerst, ein IRM-Word- oder PowerPoint-Dokument zu öffnen. Dieser Workaround löst oft Probleme, die speziell bei Excel-Dateien auftreten.
IRM-Dateisitzungsdauer
Sitzungsdauer für Benutzer ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Das System merkt sich die erfolgreiche Authentifizierung und wird Sie innerhalb eines Timeout-Zeitraums nicht erneut zur Authentifizierung auffordern. Der Timeout ist auf 8 Stunden eingestellt. Sobald Sie die IRM-Datei mit Anmeldedaten öffnen, müssen Sie diese nicht jedes Mal eingeben, wenn die neue Datei geöffnet wird.
Sitzungsdauer für Benutzer mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Der 2FA-Code ist nur 30 Minuten gültig. Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert haben, müssen Sie Ihre Anmeldedaten erneut eingeben, um ein weiteres Dokument zu öffnen. Der Zugriff auf das zuvor geöffnete Dokument wird nicht verweigert.
Wichtig: Wenn Sie eine verschlüsselte Datei geöffnet lassen, bleibt sie geöffnet, selbst wenn die Anmeldezeit abgelaufen ist oder der Zugriff widerrufen wurde. Dateiberechtigungen werden nur beim Öffnen der Datei überprüft.