Die Berechtigung Verschlüsselt ermöglicht das Herunterladen verschlüsselter Dateien, die mit einem Wasserzeichen versehen und passwortgeschützt sind. Das bedeutet, dass Nutzer sich mit ihren Ideals-Zugangsdaten autorisieren müssen, um die heruntergeladenen verschlüsselten Dateien zu öffnen. Eine Internetverbindung ist zwingend erforderlich.
Die Aktivierung verschlüsselter Downloads gewährleistet einen sicheren Zugriff auf vertrauliche Dateien, wahrt die Vertraulichkeit und minimiert Risiken im Zusammenhang mit unbefugter Dateiverteilung. Außerdem wird jedes Ansehen verschlüsselter Dateien im Aktivitätsprotokoll protokolliert.
Der Zugriff auf eine heruntergeladene verschlüsselte Datei kann jederzeit widerrufen werden. Benutzer verlieren den Zugriff, wenn sie deaktiviert oder gelöscht werden oder wenn ihre Berechtigungen auf Kein Zugriff oder Fence geändert werden.
In diesem Fall erhält ein Benutzer, der versucht, eine zuvor heruntergeladene verschlüsselte Datei zu öffnen, eine Nachricht über unzureichende Berechtigungen.
⚠️ Sobald das Projekt geschlossen ist, geht der Zugriff auf alle heruntergeladenen verschlüsselten Dateien verloren.
MS Office Dateien
MS Word, MS Excel und MS PowerPoint Dokumente werden mit IRM-Verschlüsselung heruntergeladen.
Der Benutzer kann mit diesen Dokumenten in ihrem nativen Format arbeiten, aber die Benutzer können die folgenden Aktionen nicht ausführen:
Speichern Sie alle Änderungen. Benutzer können Änderungen an Excel-Dateien lokal speichern, aber sie werden nicht auf die Originaldatei im Datenraum angewendet.
Machen Sie Kopien des Inhalts.
Bilder oder Objekte einfügen (Word- und PowerPoint-Dateien.)
Arbeiten mit den verschlüsselten Dateien
Pivot-Tabellen erstellen (Excel-Dateien.)
Screenshots aufnehmen. Jeder Versuch, einen Screenshot oder eine Bildschirmaufnahme zu machen, führt zu einem schwarzen Bildschirm oder zeigt nur den Hintergrund hinter der Datei an.
Bildschirm freigeben. IRM blendet den Dokumentinhalt automatisch aus, wenn es Software oder Umgebungen erkennt, die Bildschirmfreigabe oder -aufzeichnung ermöglichen könnten, wie zum Beispiel:
Virtual Desktop Infrastructure (VDI)
Remote-Desktop-Software
Bildschirmfreigabe-Anwendungen
💡 Dies gilt mit Ausnahme von MS Excel, wo das Speichern aufgrund der Arbeit mit komplexen Formeln erlaubt ist. Diese gespeicherten Änderungen werden jedoch nicht auf die Originaldatei angewendet.
Spezifische Beschränkungen für verschlüsselte Excel-Dateien
Verschlüsselte Excel-Dateien enthalten bestimmte Berechtigungen, die die verfügbaren Aktionen steuern. Der Zugriff hängt davon ab, ob für die Datei die Berechtigungen „Formulas on“ oder „Formulas off“ aktiviert sind.
Unabhängig von den Formelerlaubnissen ist es in einer verschlüsselten Excel-Datei möglich:
Verwenden Sie Filter, die vom Dokumentautor erstellt wurden.
Versteckte Spalten anzeigen.
Wenn ein Benutzer Makros verwendet, erscheint ein Fehler, wenn das Makro versucht, eine Aktion auszuführen, die durch die Berechtigungen des Benutzers nicht erlaubt ist.
Formeln ein
Wenn diese Berechtigung aktiviert ist, kann ein Benutzer die folgenden Aktionen ausführen:
Formeln anzeigen und anwenden (einschließlich der eigenen.)
Verwenden Sie vorhandene Makros in der Datei (falls vorhanden).
Bearbeiten Sie das Dokument lokal.
💡 Kopieren und das Erstellen von Screenshots bleiben deaktiviert.
Formeln aus
Wenn diese Berechtigung aktiviert ist, sind die Möglichkeiten des Benutzers deutlich eingeschränkt. Die Benutzer können folgende Aktionen nicht ausführen:
Speichern Sie alle Änderungen.
Analysefunktionen nutzen
Bearbeite das Dokument auf beliebige Weise.
Es sind keine zusätzlichen Plugins erforderlich, um mit IRM-verschlüsselten Dokumenten zu arbeiten, es sollte nur MS Office installiert sein.
ℹ️ Erfahren Sie mehr über mögliche Fehler beim Öffnen von IRM-verschlüsselten Dateien, wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen.
Andere Dateitypen
Die Dokumente anderer unterstützter Dateitypen werden als verschlüsselte PDF heruntergeladen.
Ihre PDF-Versionen werden von Ideals-Konvertern erstellt und sind vor Bearbeitung geschützt.
Um mit verschlüsselten PDFs zu arbeiten, müssen Sie das FileOpen-Plugin installieren und die Datei mit Adobe Reader öffnen.
💡 Nur der Benutzer, der die verschlüsselte Datei heruntergeladen hat, kann sie mit seinen Anmeldedaten öffnen. Jeder andere Benutzer wird sie nicht mit seinen Anmeldedaten öffnen können.