Die Berechtigung Verschlüsselt ermöglicht das Herunterladen verschlüsselter Dateien, die mit einem Wasserzeichen versehen und passwortgeschützt sind. Das bedeutet, dass Nutzer sich mit ihren Ideals-Zugangsdaten autorisieren müssen, um die heruntergeladenen verschlüsselten Dateien zu öffnen. Eine Internetverbindung ist zwingend erforderlich.
Die Aktivierung verschlüsselter Downloads gewährleistet einen sicheren Zugriff auf vertrauliche Dateien, wahrt die Vertraulichkeit und minimiert Risiken im Zusammenhang mit unbefugter Dateiverteilung. Außerdem wird jedes Ansehen verschlüsselter Dateien im Aktivitätsprotokoll protokolliert.
Der Zugriff auf eine heruntergeladene verschlüsselte Datei kann jederzeit widerrufen werden. Benutzer verlieren den Zugriff, wenn sie deaktiviert oder gelöscht werden oder wenn ihre Berechtigungen auf Kein Zugriff oder Fence geändert werden.
In diesem Fall erhält ein Benutzer, der versucht, eine zuvor heruntergeladene verschlüsselte Datei zu öffnen, eine Nachricht über unzureichende Berechtigungen.
⚠️ Sobald das Projekt geschlossen ist, geht der Zugriff auf alle heruntergeladenen verschlüsselten Dateien verloren.
MS Office Dateien
MS Word, MS Excel und MS PowerPoint Dokumente werden mit IRM-Verschlüsselung heruntergeladen.
Der Benutzer kann mit diesen Dokumenten in ihrem nativen Format arbeiten, aber die Benutzer können die folgenden Aktionen nicht ausführen:
Speichern Sie alle Änderungen.
Machen Sie Kopien des Inhalts.
Machen Sie Screenshots.
💡 Dies gilt mit Ausnahme von MS Excel, wo das Speichern aufgrund der Arbeit mit komplexen Formeln erlaubt ist. Diese gespeicherten Änderungen werden jedoch nicht auf die Originaldatei angewendet.
Es sind keine zusätzlichen Plugins erforderlich, um mit IRM-verschlüsselten Dokumenten zu arbeiten, es sollte nur MS Office installiert sein.
ℹ️ Erfahren Sie mehr über mögliche Fehler beim Öffnen von IRM-verschlüsselten Dateien, wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen.
Andere Dateitypen
Die Dokumente anderer unterstützter Dateitypen werden als verschlüsselte PDF heruntergeladen.
Ihre PDF-Versionen werden von Ideals-Konvertern erstellt und sind vor Bearbeitung geschützt.
Um mit verschlüsselten PDFs zu arbeiten, müssen Sie das FileOpen-Plugin installieren und die Datei mit Adobe Reader öffnen.
💡 Nur der Benutzer, der die verschlüsselte Datei heruntergeladen hat, kann sie mit seinen Anmeldedaten öffnen. Jeder andere Benutzer wird sie nicht mit seinen Anmeldedaten öffnen können.