IRM (Information Rights Management) - ist der einzigartige schutzmechanismus ohne plugin, der Ihren MS Office-Dokumenten eine zusätzliche Sicherheitsebene verleiht, um unautorisierten Zugriff und Verbreitung zu verhindern.

Die Funktion ermöglicht es Benutzern, IRM-verschlüsselte Dokumente herunterzuladen und mit ihnen in einem geschützten nativen Format lokal auf dem Computer zu arbeiten.

Um Benutzern das Herunterladen von IRM-verschlüsselten Versionen zu ermöglichen, sollte der Administrator die Berechtigungsstufe "Verschlüsselt" anwenden. Benutzer müssen sich authentifizieren, bevor sie das Dokument öffnen. Darüber hinaus wird das Dokument mit Wasserzeichen geschützt. Das Speichern von Änderungen (außer bei Excel), das Kopieren des Inhalts und das Erstellen von Bildschirmaufnahmen werden deaktiviert.

💡Das System merkt sich die erfolgreiche Authentifizierung und fordert die Nutzer innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht erneut zur Authentifizierung auf. Standardmäßig beträgt dieser Zeitraum 30 Minuten.

Administratoren können jederzeit den Zugriff auf heruntergeladene verschlüsselte Dateien widerrufen, sodass die Dokumente nicht erneut geöffnet werden können. Dazu sollte der Administrator die Dokumentberechtigung auf "Kein Zugriff" oder "Fence" ändern. Benutzer verlieren auch den Zugriff, wenn sie deaktiviert oder gelöscht werden.