IRM (Information Rights Management) – ist der einzigartige, pluginfreie Schutzmechanismus, der eine zusätzliche Sicherheitsebene auf Ihre MS-Office-Dokumente anwendet, um unbefugten Zugriff und Verbreitung zu verhindern.
Die Funktion ermöglicht es Nutzern, IRM-verschlüsselte Dokumente herunterzuladen und lokal auf dem Computer in einem geschützten nativen Format damit zu arbeiten.
Unterstützte Dateitypen
MS Word (DOC | DOCX)
MS Excel (XLS | XLSX | XLSM)
MS PowerPoint (PPT | PPTX)
Zugriff gewähren und entziehen
Damit Benutzer IRM-verschlüsselte Versionen herunterladen können, sollte der Administrator die Berechtigungsstufe "Verschlüsselt" anwenden. Benutzer müssen sich authentifizieren, bevor sie das Dokument öffnen. Außerdem wird das Dokument mit Wasserzeichen geschützt. Das Speichern von Änderungen (außer bei Excel), das Kopieren des Inhalts und das Erstellen von Bildschirmaufnahmen werden deaktiviert.
💡 Das System merkt sich die erfolgreiche Authentifizierung und fordert die Nutzer innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht erneut zur Authentifizierung auf. Standardmäßig beträgt dieser Zeitraum 30 Minuten, kann jedoch vom Kundensupport-Team für Ihr Projekt angepasst werden.
Administratoren können den Zugriff auf heruntergeladene verschlüsselte Dateien jederzeit widerrufen, sodass die Dokumente nicht erneut geöffnet werden können. Dazu sollte der Administrator die Dokumentberechtigung auf "Kein Zugriff" oder "Fence" ändern. Benutzer verlieren den Zugriff auch, wenn sie deaktiviert oder gelöscht werden.
Systemanforderungen
Windows 10 und höher
MS Office 2007 und höher
Einschränkungen unter macOS
Benutzer können IRM-verschlüsselte Dateien auf macOS-Geräten nicht herunterladen. Die einzige verfügbare Option besteht darin, eine verschlüsselte PDF-Version für alle unterstützten Dateitypen herunterzuladen.