Es gibt 8 Berechtigungsstufen, mit zwei Unterstufen für Excel-Dateien.
Alle Berechtigungen werden nach dem hierarchischen absteigenden Prinzip zugewiesen: Alle höheren Berechtigungen erben die niedrigeren Berechtigungen.
Administratoren können die Berechtigungen der Benutzer verwalten und ihnen jederzeit unterschiedliche Zugriffsstufen auf ihre Projektdokumente gewähren oder entziehen. Berechtigungen werden auf Gruppenebene zugewiesen und können nicht für einzelne Benutzer innerhalb einer Gruppe geändert werden.
ℹ️ Die Berechtigungsstufen gelten nur für Ordner und unterstützte Dateitypen und können je nach Dateityp eingeschränkt sein.
Berechtigungsstufen
Kein Zugriff
Benutzer können einen Ordner oder eine Datei nicht in der Projektliste sehen.
💡 Der Stammordner (Ihr Projektname) hat standardmäßig keinen Zugriff, um Ihre Dokumente vor unbeabsichtigtem Teilen beim Hochladen zu schützen. Sie können jederzeit verschiedene Berechtigungsstufen für die untergeordneten Dokumente innerhalb des Stammordners zuweisen.
Zaun
Benutzer können Dateien in einem Browser anzeigen, aber nur ein Teil der Datei wird sichtbar sein. Der Bereich eines Bildschirms, über den ein Benutzer den Cursor bewegt, ist sichtbar, während der Rest einer Datei mit einem Zaun maskiert ist.
Der Hauptteil des Dokuments ist durch einen "Zaun" geschützt. Darüber hinaus gibt es Wasserzeichen darauf. Diese Funktion ist einzigartig und verhindert das Kopieren der gesamten Seite durch Kameraaufnahmen.
Anzeigen
Ein Benutzer kann durch Wasserzeichen geschützte Dateien in einem Browser anzeigen. Die Zaunansicht kann vom Benutzer aktiviert/deaktiviert werden (die Funktion wird nützlich sein für die Arbeit an öffentlichen oder belebten Orten).
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, eine von zwei Ansichtsberechtigungen für Excel-Dateien zu wählen:
Formeln ein: ermöglicht Benutzern das Sehen von Formeln in Excel-Dokumenten.
Formeln aus: macht Formeln für Benutzer unsichtbar.
Verschlüsselt
Benutzer können eine verschlüsselte Version der Datei herunterladen:
Für MS Office-Dokumente (DOC | DOCX | XLS | XLSX | XLSM | PPT | PPTX): wird die spezielle IRM-verschlüsselte Version heruntergeladen, um mit der nativen, aber geschützten Datei zu arbeiten (Benutzer müssen sich authentifizieren, um das Dokument zu öffnen). Zusätzlich ist es möglich, einen von zwei Zugriffsmodi für Excel zuzuweisen:
Formeln ein: Benutzer können Formeln in Excel-Dokumenten sehen, ihre eigenen Formeln anwenden, Makros verwenden, das Dokument bearbeiten und die Änderungen speichern. Das Kopieren und Erstellen von Bildschirmaufnahmen ist jedoch deaktiviert.
Formeln aus: Formeln sind für Benutzer unsichtbar. Das Bearbeiten und die Datenanalyse sind deaktiviert. Das Kopieren, Speichern von Änderungen und das Erstellen von Bildschirmaufnahmen sind deaktiviert.
Für PDF-Dokumente und andere konvertierbare Formate – Benutzer können PDF mit Passwortschutz herunterladen. Der Benutzer wird aufgefordert, Anmeldedaten und einen SMS-Code einzugeben (wenn die 2-Schritt-Verifizierung aktiviert ist). Zum Öffnen des Dokuments ist eine Internetverbindung erforderlich. Das verschlüsselte PDF ist auch durch Wasserzeichen geschützt. Der Zugriff auf das verschlüsselte PDF kann durch Änderung der Berechtigung oder Deaktivierung eines Benutzers eingeschränkt werden. Zusätzlich können Sie jeden Dateiansichts- oder Downloadvorgang in Berichten verfolgen.
Benutzer können Dokumente im PDF-Format mit Wasserzeichen herunterladen und drucken. Das Herunterladen wird in Berichten protokolliert. Es gibt jedoch keinen Passwortschutz oder Tracking von weiteren Interaktionen mit dem heruntergeladenen PDF.
Original
Benutzer können Dokumente im Originalformat herunterladen. Administratoren können den Downloadvorgang verfolgen, aber keine weiteren Interaktionen mit dem heruntergeladenen Dokument. Es ist nicht möglich, den Zugriff auf das heruntergeladene Originaldokument zu widerrufen.
Hochladen
Benutzer können neue Dokumente in den Ordner mit dieser Berechtigung hochladen und alle Aktionen durchführen, die niedrigere Zugriffsberechtigungen erlauben.
Verwalten
Benutzer können löschen, verschieben, kopieren, umbenennen, schwärzen, und Dokumente aus Archiven extrahieren innerhalb des Ordners mit dieser Berechtigung. Es ermöglicht auch das Hinzufügen von Labels zu Dokumenten, wenn diese Funktion im Projekt aktiviert ist.