Im Datenraum sind unterschiedliche Ebenen von Berechtigungen verfügbar. Volladministratorbenutzer können Berechtigungen für andere Benutzer verändern und den Zugriff auf verschiedene Funktionen des Systems gewähren oder entfernen. Sie können Berechtigungen für Dokumente jederzeit für jede Gruppe ändern. Die gesamte Berechtigungsverwaltung ist auf der Gruppenebene basiert.
Die Berechtigungshierarchie umfasst acht Ebenen und zwei Arten von Ansichtsberechtigungen für Excel-Dateien:
Keine - der Benutzer kann keine im Datenraum aufgeführten Ordner oder Dateien sehen.
Gitteransicht - der Benutzer kann Dateien im Browser ansehen, aber nur ein Teil der Datei ist dabei sichtbar. Ein Bereich des Bildschirms, über den der Benutzer den Mauszeiger bewegt, ist sichtbar, während der übrige Teil der Datei von einem Gitter verdeckt ist.
Der größte Teil des Dokuments ist durch einen „Gitter“ geschützt und außerdem mit Wasserzeichen versehen. Dieses Funktionsmerkmal ist einzigartig und verhindert ein Kopieren der Gesamtseite durch unerlaubte Kameraaufnahmen.
Ansehen – der Benutzer kann durch Wasserzeichen geschützte Dateien im Browser ansehen. Die Gitteransicht kann vom Benutzer aktiviert/deaktiviert werden (diese Funktion ist nützlich für die Arbeit in der Öffentlichkeit oder an Standorten mit vielen Menschen).
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine der beiden speziellen Ansichtsberechtigungen für Excel-Dateien zu wählen:
Sichere Analyse - die Option ermöglicht dem Benutzer, Formeln in Excel-Dokumenten anzuzeigen.
Ohne Formeln - mit dieser Option werden Formeln für Benutzer unsichtbar.
Verschlüsselte Datei herunterladen - der Benutzer kann eine verschlüsselte Version der Datei herunterladen:
für MS Office-Dokumente (doc | docx | xls | xlsx | xlsm| ppt | pptx) - die spezielle IRM-verschlüsselte Version wird heruntergeladen, um mit der nativen, aber geschützten Datei arbeiten zu können (die Benutzer müssen sich authentifizieren, um das Dokument zu öffnen). Zusätzlich ist es möglich, einen von zwei Zugriffsmodi für Excel zuzuweisen:
- Die Option Sichere Analyse ermöglicht Benutzern, Formeln in Excel-Dokumenten zu sehen, eigene Formeln anzuwenden, Makros zu verwenden und das Dokument zu bearbeiten, das Kopieren, Speichern von Änderungen und Bildschirmaufnahmen sind deaktiviert.
- Die Option Ohne Formeln macht Formeln für Benutzer unsichtbar und deaktiviert gleichzeitig die Möglichkeiten zur Bearbeitung und zur Datenanalyse. Das Kopieren, Speichern von Änderungen und Bildschirmaufnahmen sind deaktiviert.
für PDF-Dokumente und andere konvertierbare Formate - der Benutzer kann die PDF-Datei mit Passwortschutz herunterladen. Der Benutzer wird aufgefordert, die Login-Details und einen SMS-Code auszufüllen (wenn Zweistufige Verifizierung für das Benutzerkonto aktiviert ist). Zum Öffnen des Dokuments ist eine Internetverbindung erforderlich. Die verschlüsselte PDF ist auch durch Wasserzeichen geschützt. Der Zugriff auf die verschlüsselte PDF kann durch Ändern der Berechtigung oder Deaktivieren eines Benutzers eingeschränkt werden. Zusätzlich können Sie jede Dateiansicht und jedes Download-Ereignis in Berichten nachverfolgen.
Drucken – zusätzlich zu allen oben genannten Berechtigungen kann der Benutzer Dokumente ausdrucken.
PDF herunterladen – der Benutzer kann Dokumente im pdf-Format mit Wasserzeichen herunterladen, und Sie können jedes Download-Ereignis in Berichten nachverfolgen, zusätzlich zu allen erwähnten Funktionen niedrigerer Zugriffsebenen. Es gibt jedoch keinen Passwortschutz.
Original herunterladen – der Benutzer kann Dokumente im Originalformat herunterladen. Sie können keinerlei Ereignisse dieser Datei außer dem Download-Ereignis nachverfolgen. Es ist nicht möglich, den Zugriff auf das heruntergeladene Originaldokument zu widerrufen.
Hochladen – diese Berechtigung ist für die Benutzergruppen vorgesehen, die für das Hochladen von Daten in ihren spezifischen Ordner verantwortlich sind, jedoch ohne Volladministratorrechte. So laden, zum Beispiel, Ausschreibungsteilnehmer ihre Dokumentation von ihrer Seite in ihren dafür vorgesehenen Ordner hoch, oder Sie weisen Ihre Marketing- oder IT-Abteilung zum Hochladen ihrer Berichte in den Ordner, sodass die Investoren es sehen können. Diese Zugriffsebene ist die höchste und umfasst alle oben aufgeführten Funktionsmerkmale.
Die Upload-Berechtigung erlaubt auch das Löschen, Verschieben, Kopieren, Umbenennen, und Schwärzen der Dokumente innerhalb des Ordners mit dieser Berechtigung.
Binärdateien – unser System konvertiert die meisten Office-Formate in die geschützte Version:
pdf | txt | doc | docx | xls | xlsx | xlsm| ppt | pptx | rtf | htm | html | mht | jpg | jpeg | jpe | gif | bmp | png | tif | tiff | wmf | flv | mp4 | mov | avi | wmv| m4v | mpg | mxf | mkv | 3gp | mpeg | ts | asf | webm | f4v | dwg
HINWEIS:
Dateien anderer Formate werden als binär betrachtet.
Bei Anwendung einer Berechtigung höher als Keine auf die Binärdateien legt das System in der Voreinstellung die Berechtigung Original herunterladen fest.
Wenn Sie die gewählte Berechtigung einstellen, vergessen Sie nicht, auf „Anwenden“ zu klicken. Sie können die Änderungen auch stornieren.
Berechtigungen Gitteransicht. Das Herunterladen verschlüsselter PDF-Dateien und die automatische Konvertierung von .dwg oder anderer spezieller Formate sind im PRO-Abonnement verfügbar.