Es gibt 8 Berechtigungsstufen, mit zwei Unterstufen für Excel-Dateien.
Alle Berechtigungen werden nach dem hierarchischen absteigenden Prinzip zugewiesen: Alle höheren Berechtigungen erben die niedrigeren Berechtigungen.
Administratoren können die Berechtigungen der Benutzer verwalten und jederzeit verschiedene Zugriffsebenen für ihre Projektdokumente gewähren oder entziehen. Die Berechtigungen werden auf Gruppenebene vergeben und können für einzelne Benutzer innerhalb einer Gruppe nicht geändert werden.
ℹ️ Die Berechtigungsstufen gelten nur für Ordner und unterstützte Dateitypen und können je nach Dateityp eingeschränkt sein.
Berechtigungsstufen
Kein Zugriff
Benutzer können einen Ordner oder eine Datei nicht in der Projektliste sehen.
💡 Der Stammordner (Ihr Projektname) hat standardmäßig keinen Zugriff, um Ihre Dokumente vor unbeabsichtigtem Teilen beim Hochladen zu schützen. Sie können jederzeit verschiedene Berechtigungsstufen für die untergeordneten Dokumente innerhalb des Stammordners zuweisen.
Zaun
Benutzer können Dateien in einem Browser anzeigen, aber nur ein Teil der Datei wird sichtbar sein. Der Bereich eines Bildschirms, über den ein Benutzer den Cursor bewegt, ist sichtbar, während der Rest einer Datei mit einem Zaun maskiert ist.
Der Hauptteil des Dokuments ist durch einen "Zaun" geschützt. Darüber hinaus gibt es Wasserzeichen darauf. Diese Funktion ist einzigartig und verhindert das Kopieren der gesamten Seite durch Kameraaufnahmen.
Ansicht
Ein Benutzer kann durch Wasserzeichen geschützte Dateien in einem Browser anzeigen. Die Zaunansicht kann vom Benutzer aktiviert/deaktiviert werden (die Funktion wird nützlich sein für die Arbeit an öffentlichen oder belebten Orten).
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, eine von zwei Ansichtsberechtigungen für Excel-Dateien zu wählen:
Formeln ein: ermöglicht Benutzern das Sehen von Formeln in Excel-Dokumenten.
Formeln aus: macht Formeln für Benutzer unsichtbar.
Verschlüsselt
Benutzer können eine verschlüsselte Version der Datei herunterladen:
Für MS Office-Dokumente (DOC | DOCX | XLS | XLSX | XLSM | PPT | PPTX): wird die spezielle IRM-verschlüsselte Version heruntergeladen, um mit der nativen, aber geschützten Datei zu arbeiten (Benutzer müssen sich authentifizieren, um das Dokument zu öffnen). Zusätzlich ist es möglich, einen von zwei Zugriffsmodi für Excel zuzuweisen:
Formeln aktiviert: Benutzer können Formeln in Excel-Dokumenten sehen, eigene Formeln anwenden, Makros verwenden, das Dokument bearbeiten und die Änderungen speichern. Die Änderungen werden nur lokal in der Version der Datei des Benutzers gespeichert und wirken sich nicht auf das Originaldokument im VDR aus. Das Kopieren und Erstellen von Bildschirmaufnahmen ist deaktiviert.
Formeln aus: Formeln sind für Benutzer unsichtbar. Bearbeiten und Datenanalyse sind deaktiviert. Kopieren, Speichern von Änderungen und Bildschirmaufnahmen sind deaktiviert.
Für PDF-Dokumente und andere konvertierbare Formate können Nutzer PDFs mit Passwortschutz herunterladen. Der Nutzer wird aufgefordert, Anmeldedaten und einen SMS-Code einzugeben (falls die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist). Eine Internetverbindung ist erforderlich, um das Dokument zu öffnen. Ein verschlüsseltes PDF ist außerdem durch Wasserzeichen geschützt. Der Zugriff auf ein verschlüsseltes PDF kann durch das Ändern von Berechtigungen oder das Deaktivieren eines Nutzers eingeschränkt werden. Zusätzlich können Sie in den Berichten jedes Anzeigen oder Herunterladen einer Datei nachverfolgen.
💡 Bitte beachten:
Verschlüsselte Dateien können nur von dem spezifischen Benutzer geöffnet werden, der sie heruntergeladen hat, wodurch sichergestellt wird, dass sie nicht unbefugt weitergegeben werden können.
Der Zugriff auf eine heruntergeladene verschlüsselte Datei kann jederzeit widerrufen werden. Benutzer verlieren den Zugriff, wenn:
Sie sind deaktiviert oder gelöscht.
Ihre Berechtigungen werden auf Kein Zugriff oder Fence geändert.
Das Projekt wurde geschlossen.
Benutzer können Dokumente im PDF-Format mit Wasserzeichen herunterladen und drucken. Das Herunterladen wird in Berichten protokolliert. Es gibt jedoch keinen Passwortschutz oder Tracking von weiteren Interaktionen mit dem heruntergeladenen PDF.
Original
Benutzer können Dokumente im Originalformat herunterladen. Administratoren können den Downloadvorgang verfolgen, aber keine weiteren Interaktionen mit dem heruntergeladenen Dokument. Es ist nicht möglich, den Zugriff auf das heruntergeladene Originaldokument zu widerrufen.
Hochladen
Benutzer können neue Dokumente in den Ordner mit dieser Berechtigung hochladen und alle Aktionen durchführen, die niedrigere Zugriffsberechtigungen erlauben.
Verwalten
Benutzer können löschen, verschieben, kopieren, umbenennen, schwärzen, und Dokumente aus Archiven extrahieren innerhalb des Ordners mit dieser Berechtigung. Es ermöglicht auch das Hinzufügen von Labels zu Dokumenten, wenn diese Funktion im Projekt aktiviert ist.