権限暗号化では、透かし入りでパスワード保護された暗号化ファイルをダウンロードできます。つまり、ダウンロードした暗号化ファイルを開くには、ユーザーはIdealsの認証情報を使用して認証する必要があります。インターネット接続が必須です。
暗号化されたダウンロードを有効にすることで、機密ファイルへの安全なアクセスが確保され、機密性が維持され、不正なファイル配布に関連するリスクが最小限に抑えられます。さらに、暗号化されたファイルの各閲覧はアクティビティログに記録されます。
ダウンロードされた暗号化ファイルへのアクセスは、いつでも取り消すことができます。ユーザーが無効化または削除された場合、または権限がアクセス不可またはフェンスに変更された場合、アクセスできなくなります。
この場合、ユーザーが以前ダウンロードした暗号化ファイルを開こうとすると、権限が不足しているというメッセージが表示されます。
⚠️ プロジェクトが閉じられると、ダウンロードされたすべての暗号化ファイルへのアクセスが失われます。
MS Office ファイル
MS Word、MS Excel、MS PowerPoint のドキュメントは、IRM 暗号化でダウンロードされます。
ユーザーはこれらのドキュメントをネイティブ形式で操作できますが、次の操作を実行することはできません:
変更を保存します。ユーザーはExcelファイルの変更をローカルに保存できますが、データルーム内の元のファイルには適用されません。
内容のコピーを作成します。
画像またはオブジェクトを挿入します(WordおよびPowerPointファイル)。
印刷 (Word ファイル)。
ピボットテーブルを作成する(Excelファイル)。
スクリーンショットを撮影します。スクリーンショットや画面録画を試みると、黒い画面が表示されるか、ファイルの背景のみが表示されます。
画面共有。IRMは、画面共有や録画を可能にする可能性のあるソフトウェアや環境を検出すると、ドキュメントのコンテンツを自動的に黒塗りにします。例えば:
仮想デスクトップインフラストラクチャ (VDI)
リモートデスクトップソフトウェア
画面共有アプリケーション
💡 MS Excelは例外で、複雑な数式を扱うため保存が許可されています。ただし、保存された変更は元のファイルには適用されません。
暗号化されたExcelファイルに対する特定の制限
暗号化されたExcelファイルには、利用可能なアクションを制御する特定の権限が含まれています。アクセスレベルは、ファイルに「数式オン」または「数式オフ」のどちらの権限が有効になっているかによって異なります。
数式の権限に関係なく、暗号化されたExcelファイルでは次のことが可能です:
ドキュメント作成者が作成したフィルターを使用します。
非表示の列を表示します。
ユーザーがマクロを使用する場合、マクロがユーザーの権限で許可されていないアクションを実行しようとすると、エラーが表示されます。
数式オン
この権限が有効になっている場合、ユーザーは次の操作を実行できます:
数式を表示して適用する(自分自身の数式を含む)。
ファイル内の既存のマクロを使用します(存在する場合)。
ドキュメントをローカルで編集します。
💡 コピーとスクリーンショットは引き続き無効です。
数式オフ
この権限が有効になっている場合、ユーザーの機能は大幅に制限されます。ユーザーは以下のアクションを実行できません:
任意の数式を表示します。
データ分析機能を使用する
ドキュメントを自由に編集してください。
IRM暗号化されたドキュメントを扱うために追加のプラグインは必要ありません。MS Officeがインストールされていれば十分です。
ℹ️ 問題が発生した場合は、IRM暗号化ファイルを開く際に発生する可能性のあるエラーについて詳しくご確認ください。
その他のファイル形式
サポートされているファイルタイプのその他のドキュメントは、暗号化されたPDFとしてダウンロードされます。
それらのPDFバージョンはIdealsコンバーターによって生成され、編集から保護されています。
暗号化されたPDFを使用するには、FileOpen Pluginをインストールし、Adobe Readerで開く必要があります。
💡 暗号化されたファイルをダウンロードしたユーザーのみが、自分の認証情報でそのファイルを開くことができます。他のユーザーは自分のログイン情報ではファイルを開くことができません。