USBアーカイブ注文の代わりに、プロジェクトコンテンツを含むダウンロード可能なアーカイブを作成できます。当社のシステムは、強力なパスワードで保護されたZIPアーカイブを生成し、30日間、あなたと選択したプロジェクト参加者がダウンロードできるようになります。
ℹ️ ダウンロード可能なアーカイブはすべてのサブスクリプションに含まれており、必要に応じて何度でもリクエストできます。
アーカイブを作成するには、プロジェクトのプロジェクトのアーカイブタブに移動します。このメニューで、オフラインバックアップセクションに移動し、ダウンロード可能なアーカイブオプションを展開して、アーカイブを作成をクリックします。
ℹ️ ご利用のサブスクリプションプランとプロジェクトのステータスによって、ナビゲーションが異なる場合があります。この機能はダウンロード可能なアーカイブセクション – アーカイブを作成にあります。
アーカイブの内容
利用可能なオプションは3つあります:ドキュメントとレポート、ドキュメントのみ、カスタム。
💡 プロジェクトインデックスは、デフォルトですべてのアーカイブに含まれており、選択されたオプションに対応するドキュメントのリストが含まれています。
文書とレポート
デフォルトでは、このアーカイブタイプには、すべてのプロジェクトドキュメントと、権限、アクティビティログ、参加者に関する追加レポートが含まれます。
オプションで、ごみ箱の内容、Q&Aディスカッション、添付ファイルを含めることができます。
ℹ️ ごみ箱は空でない場合にのみ利用できます。また、Q&Aコンテンツは、Q&Aが有効化され設定されているプロジェクトでのみ利用できます。
ドキュメントのみ
デフォルトでは、このアーカイブタイプには追加レポートなしですべてのプロジェクトドキュメントが含まれます。
オプションで、ごみ箱の内容を含めることができます。
ℹ️ ごみ箱は空でない場合にのみ利用できます。
カスタム
このオプションでは、アーカイブに含めるドキュメントとレポートを選択できます。3つのオプションがあります:
ユーザーグループで利用可能
選択されたユーザーグループに許可されているドキュメントのみ。
ℹ️ このリストには、アクティブなユーザーグループと無効化されたユーザーグループの両方が含まれています。削除されたグループ、管理者、カスタムグループは利用できません。ユーザーロールの詳細をご覧ください。
オプションで、追加のレポートとデータ:アクティビティログ、ユーザーリスト、権限、Q&Aディスカッションと添付ファイル。
選択したグループで利用可能なドキュメントのリストをプレビューすることもできます。
選択されたフォルダー
アーカイブに含める必要がある特定のフォルダー。
オプションで、追加のレポートとデータ:ユーザーリスト、ごみ箱、Q&Aディスカッションと添付ファイル。
すべてのドキュメント
すべてのプロジェクト文書が含まれています。
オプションで、追加のレポートとデータ:アクティビティログ、ユーザーリスト、権限、ごみ箱、Q&Aディスカッションと添付ファイル。
💡 すべてのレポートには、選択したグループまたはフォルダのデータのみが含まれます。プロジェクト内に墨消しが適用されたドキュメントが少なくとも1つある場合、墨消しされたコンテンツを表示するか非表示にするかを選択できます。
受信者
受信者のドロップダウンで、このアーカイブを共有したいプロジェクト参加者を選択してください。アーカイブの準備が整うと、各受信者はアーカイブページへのリンクが記載されたメールを受け取り、そこでアーカイブをダウンロードしてパスワードをコピーできます。
💡 招待された参加者のみがアーカイブをダウンロードするページにアクセスできることにご留意ください。利用可能なすべてのアーカイブ注文は、アーカイブページで確認できます。
コンプライアンス
コンプライアンスセクションでは、アーカイブの内容を確認するコンフォートレターを取得することができます。
⚠️ コンフォートレターが必要な場合、データの整合性を保つためにプロジェクトをロックする必要があります。まだロックされていない場合は、ロックするよう求められます。これにより、アーカイブされたバージョンがプロジェクトの真正かつ最終的な記録として保持されます。
プロジェクトが既にロックされている場合、このセクションは非表示になり、コンフォートレターはデフォルトで準備されます。
アーカイブを生成中
アーカイブの内容と受信者を定義したら、作成をクリックします。
アーカイブリクエストは処理のためシステムキューに追加されます。アーカイブの生成には通常最大1時間かかりますが、プロジェクトのサイズによってはさらに時間がかかる場合があります。
完了すると、確認メールが届きます。メールを見逃した場合は、プロジェクトアーカイブタブまたはアーカイブページでいつでもステータスを確認できます。複数のプロジェクトにわたるすべての注文を確認できます。
長いパス
プロジェクトに長いパス(260文字以上)を持つドキュメントが含まれている場合、続行方法を確認するモーダルが表示されます。
Windows OS でアーカイブを受信者が正常に使用できるようにするには、そのようなドキュメントをエクスポートする方法を決定する必要があります:
長いパスを切り詰める: ドキュメント名を短縮してパスが200文字を超えないようにし、追加のツールなしでこれらのアーカイブを操作できるようにします。
💡 オフラインバックアップでは長いパスが切り詰められるのとは異なり、元の文書構造を保持するオンラインアーカイブ機能もご利用いただけます。長い文書パスと切り詰めロジックについて詳しくはこちらをご覧ください。
アーカイブをダウンロード中
アーカイブが作成されると、そのカードにダウンロードボタンとパスワードが表示されます。パスワードは確認メールでも共有されるため、アカウントにサインインすることなく素早くアクセスできます。
💡 アーカイブは作成日から30日間ダウンロード可能です。ステータスで残り日数を確認できます。
アーカイブ自体に加えて、その内容とチェックサムを確認するコンフォートレターもダウンロードできます。
アーカイブへのアクセスを取り消しています
アーカイブが誤って作成された場合や、誤った受信者と共有された場合、プロジェクト管理者は受信者を編集できます。
指定されたプロジェクトのプロジェクトアーカイブ、またはすべてのプロジェクトにわたるアーカイブページに移動します。
対応するアーカイブカードで、「受信者」の横にある編集をクリックします。
リストから対応する受信者を削除します。
保存をクリックします。
ℹ️ 注文送信者はデフォルトの受信者であり、削除できません。
アーカイブステータス
注文を追跡するために利用できるステータスは3つあります:
準備中:アーカイブ作成の注文が行われ次第。
ダウンロード可能期間: アーカイブのダウンロード準備が完了してから30日間利用可能です。
期限切れ:アーカイブはダウンロードできなくなりました。ただし、必要に応じてパスワードは引き続き確認できます。
