Контрольный список — это важный инструмент на этапе проведения due diligence. Он помогает компании-покупателю убедиться, что вся необходимая информация доступна для принятия решений, а целевой компании — организовать и представить ключевые документы. Традиционно контрольные списки ведутся в Excel и рассылаются по электронной почте, что часто приводит к неэффективности, например, путанице с версиями и дублирующимся обновлениям.

Функция контрольного списка для проведения должной проверки устраняет эти проблемы, позволяя администраторам загружать, редактировать и управлять своими списками непосредственно в рамках проекта. Такая централизация способствует более эффективному сотрудничеству, обновлениям в реальном времени и повышает уверенность в процессе.

Ключевые преимущества

Бесшовная интеграция чек-листов: загружайте ваши существующие чек-листы в формате XLSX в проект без конвертации, сохраняя привычные рабочие процессы.
Совместная работа в реальном времени: вносите изменения непосредственно в проект, чтобы все участники работали с самой актуальной версией.
Централизованное управление: поддерживайте единый источник актуальной информации для контрольного списка, избавляясь от необходимости повторных загрузок или обмена внешними файлами.
Гибкое управление: назначайте права просмотра или редактирования для определённых групп пользователей, обеспечивая безопасное сотрудничество.
Всестороннее отслеживание: отслеживайте все действия, такие как редактирование, загрузка и скачивание, для обеспечения прозрачности и подотчетности.

Использование контрольного списка для проведения комплексной проверки

Включить доступ к контрольному списку

Администраторы могут включить функцию контрольного списка по проверке благонадежности для других участников при создании новой группы или редактировании существующей. Соответствующая настройка находится в разделе Управление проектом.

Разрешения на функции определяют, какие группы могут получить доступ к чек-листу. По умолчанию они отключены, и группы без включённых разрешений не видят раздел чек-листа в проекте.

Загружайте и управляйте контрольными списками

Администраторы и другие участники с правами Редактировать могут создавать несколько контрольных списков в рамках проекта. Чтобы загрузить первый контрольный список, нажмите Выбрать файл.

Чтобы добавить больше одного контрольного списка, нажмите на значок плюса рядом с текущей вкладкой контрольного списка.

Новые версии контрольного списка могут быть повторно загружены в любое время для этого конкретного контрольного списка.

Чек-листы можно скачать в формате Excel, при этом сохраняются все изменения, внесённые в проекте.

Делиться контрольными списками

Чтобы поделиться контрольными списками с другими группами и назначить определённые права доступа, нажмите Поделиться в правом верхнем углу экрана.

Выберите группы, с которыми вы хотите поделиться контрольным списком.
Выберите права доступа к контрольному списку для выбранных групп:
- Просмотр: пользователи могут видеть контрольный список, но не могут вносить изменения.
- Редактировать: пользователи могут редактировать напрямую, а также скачивать, загружать новую версию или удалять существующую.
Выберите, чтобы написать сообщение или инструкции для выбранных получателей.
После завершения нажмите Поделиться, чтобы подтвердить.

Получатели будут уведомлены по электронной почте, включая название контрольного списка и ваше сообщение, если оно было добавлено.

Чтобы изменить уже установленные разрешения, нажмите на любую из групп рядом с кнопкой Поделиться.

Появится модальное окно, в котором будут отображаться все участники с доступом и их соответствующие права.

Здесь вы можете выбрать соответствующее разрешение из выпадающего списка группы. Изменения применяются и сохраняются автоматически.

Редактировать контрольный список

Участники с правами Редактирования могут обновлять контрольные списки прямо в проекте. После загрузки контрольного списка вы сможете редактировать определённые части файла Excel. Чтобы начать, нажмите Редактировать в верхней панели.

ℹ️ Чтобы избежать конфликтов, параллельное редактирование отключено, поэтому только один пользователь может вносить изменения одновременно.

В режиме редактирования на панели инструментов вы найдете различные опции, а также другие основные функции, которые часто используются в таблицах Excel.

При редактировании контрольного списка непосредственно в проекте доступны следующие действия:

Редактирование текста в ячейках.
Копирование и вставка контента.
Редактирование стилей текста: шрифт, цвет, выравнивание.
Редактирование формата ячейки: число, текст, ссылка, дата.
Выбор значений из выпадающего списка, если в вашем Excel есть предопределённые варианты.
Изменение размера столбцов и строк.
Добавление или удаление новых столбцов и строк.
Вставка ссылок: добавьте любую внешнюю ссылку или выберите документ проекта напрямую.