Что такое контрольный список для проведения комплексной проверки?
Контрольный список является важным инструментом на этапе комплексной проверки. Он помогает приобретающей компании убедиться, что вся необходимая информация доступна для принятия решений, а целевой компании — организовать и представить важные документы. Традиционно управляемые через файлы Excel, отправляемые по электронной почте, контрольные списки часто создают неэффективность, такую как путаница с версиями и избыточные обновления.
Функция контрольного списка должной осмотрительности устраняет эти проблемы, позволяя администраторам загружать, редактировать и управлять своими списками непосредственно в проекте. Такая централизация способствует упрощенному сотрудничеству, обновлениям в реальном времени и повышенной уверенности в процессе.
Ключевые преимущества функции контрольного списка VDR
Бесшовная интеграция контрольных списков: загружайте ваши существующие контрольные списки XMSL в VDR без конверсии, сохраняя привычные рабочие процессы.
Совместная работа в реальном времени: Вносите изменения в режиме реального времени непосредственно в VDR, гарантируя, что все заинтересованные стороны работают с последней версией.
Централизованное управление: Поддерживайте единый источник правды для контрольного списка, исключая необходимость повторной загрузки или обмена внешними файлами.
Гранулированный контроль: Назначайте Только просмотр или Редактирование разрешения для определенных групп пользователей, обеспечивая безопасное сотрудничество.
Комплексное отслеживание: Все действия, такие как редактирование, загрузка и скачивание, фиксируются в журнале аудита для обеспечения прозрачности и подотчетности.
Как использовать функцию контрольного списка должной осмотрительности
Шаг 1: Включите доступ к функции контрольного списка
Администраторы могут включить эту функцию для других участников при настройке групп. Вы найдете настройку в разделе Управление проектом.
Разрешения определяют, какие группы могут получить доступ к функции контрольного списка. По умолчанию функция отключена, и группы без включенных разрешений не могут видеть этот раздел.
Шаг 2: Добавление, создание и управление контрольными списками
Администраторы и другие участники с соответствующими разрешениями могут создавать несколько контрольных списков в рамках проекта.
Делитесь контрольными списками с другими группами и назначайте конкретные разрешения:
Только просмотр: Пользователи могут видеть контрольный список, но не могут вносить изменения.
Редактировать: Пользователи могут редактировать напрямую, а также загружать и скачивать новую версию.
Шаг 3: Эффективно сотрудничайте
Участники с правами редактирования могут обновлять контрольные списки непосредственно в VDR. В частности, права редактирования позволяют участникам редактировать, загружать и загружать новые версии.
Изменения сохраняются в режиме реального времени и сразу видны всем авторизованным пользователям.
Чтобы предотвратить конфликты, параллельное редактирование отключено, что гарантирует возможность внесения изменений только одним пользователем за раз.
Администраторы могут поделиться контрольным списком при необходимости, используя кнопку Share в правом верхнем углу экрана.
Вас встретит модальное окно с различными опциями:
Выберите группы, с которыми вы хотите поделиться контрольным списком.
Выберите разрешения для контрольного списка для выбранных групп.
Выберите, чтобы написать сообщение или инструкции для выбранных получателей.
После завершения нажмите Поделиться, чтобы подтвердить выбор.
Получатели будут уведомлены о контрольном списке по электронной почте. Это письмо уведомляет участника о том, что вы поделились с ним контрольным списком, и содержит четкие инструкции о том, как получить к нему доступ. Если вы добавили дополнительное сообщение или инструкции, они также будут включены в письмо.
Шаг 4: Как редактировать
После того как вы загрузите контрольный список, вам нужно будет отредактировать определенные части Excel-файла. Сначала нажмите на значок Редактировать в правом верхнем углу.
Затем щелкните по ячейке, которую нужно отредактировать (A), используйте панель редактирования выше, чтобы ввести текст в ячейку (b), и подтвердите или отмените редактирование по мере необходимости (C).
Шаг 5: Загрузите и повторно загрузите контрольные списки
Чек-листы можно скачать в формате Excel, сохраняя все обновления, сделанные в VDR.
Новые версии контрольного списка могут быть повторно загружены в любое время пользователями с правами на редактирование для этого конкретного контрольного списка.
Разрешения на редактирование
Чтобы изменить уже установленные разрешения, нажмите на группы, которые вы хотите отредактировать. Вы можете найти их в правом верхнем углу экрана, рядом с кнопкой Share.
Появится модель, отображающая всех участников с доступом и их соответствующими разрешениями.
Здесь вы можете выбрать из соответствующего выпадающего списка разрешений группы. Изменения применяются и сохраняются автоматически.
Журнал аудита и действия контрольного списка
Каждое действие, связанное с контрольным списком, отслеживается, включая:
Загрузка и скачивание контрольных списков.
Внесены изменения (конкретные изменения не указаны).
Обмен или изменение разрешений для контрольного списка.
Это обеспечивает полную прозрачность и подотчетность в процессе должной проверки.
Почему использовать функцию контрольного списка VDR?
Эта функция снижает неэффективность и разочарования, часто возникающие в рабочих процессах слияний и поглощений. Централизуя и упрощая управление контрольными списками, она улучшает коммуникацию, минимизирует ошибки и обеспечивает согласованность всех заинтересованных сторон.