В комнате данных представлено несколько видов отчетов, к которым можно применять любой фильтр и экспортировать их в Excel file.
Обзор групп предоставляет общую информацию об активности группы в комнате: количество приглашенных и осуществлявших вход в комнату пользователей, разрешенных и обработанных документов, количество заданных вопросов в Q&A.
Требуемые для отчета группы можно выбрать на левой панели страницы.
Периодом по умолчанию в отчете Обзор групп - Последние 30 дней, в других отчетах период по умолчанию - За все время.
Доступ к папке показывает, кто из пользователей наиболее активен и какие папки обработаны. В отчете показывается процент обработанных документов от общего числа документов в папке. Результаты показаны по каждой группе отдельно (минимум 1 пользователь в группе).
Результаты можно фильтровать следующим образом:
просмотреть результаты по конкретной папке, выбрав ее в левой панели;
фильтровать результаты по "Периоду", "Группам" и "Действию".
Следующие действия включены в статистику данного отчета: Все действия, Просмотр файла, Скачивание зашифрованного файла, Скачивание PDF, Скачивание оригинального файла, Печать файла.
Файлы и папки предоставляет количество действий по отдельным папкам и файлам.
Для каждого файла и папки данной категории есть контекстное меню с двумя опциями:
Журнал действий: просмотр детализированного отчета действий по отдельному файлу в хронологическом порядке);
Открыть папку: открытие местоположения файла во вкладке Документы.
Результаты можно фильтровать по "Периоду", "Действию", "Автору" и Документу (на левой панели).
Следующие действия включены в статистику данного отчета: Все действия, Просмотр файла, Скачивание зашифрованного файла, Скачивание PDF, Скачивание оригинального файла, Печать файла.
Отчет Группы и пользователи предлагает количество произведенных действий и время, проведенное в комнате данных. Для просмотра статистики необходимо выбрать группу или пользователя из списка на левой панели.
Результаты можно фильтровать по "Периоду", "Действию" и автору (пользователю или всей группе на левой панели).
Следующие действия включены в статистику данного отчета: Все действия, Просмотр файла, Скачивание зашифрованного файла, Скачивание PDF, Скачивание оригинального файла, Печать файла, Вход, Затраченное время.
Статистика Q&A предоставляет количество тредов, сообщений и вложений, произведенных отдельными группами, которые можно выбрать для отчета на левой панели. По умолчанию отчет показывает активность пользовательских групп.
Для исключения Q&A координаторов из статистики нужно нажать «Исключить Q&A координаторов» на верхней панели справа от меню фильтра.
В Журнале действий доступны 4 опции просмотра действий в зависимости от вида действия: над файлами и папками, над пользователями и группами, над разрешениями, все действия.
Отчет Над файлами и папками показывает действия, произведенные над файлами и папками, с возможностью отфильтровать данные по определенному файлу или папке (которое выбирается в дереве папок на левой панели). Также можно использовать фильтры периода, вида действия, группы, пользователя (активен, если выбрана группа).
Для просмотра деталей определенного события необходимо навести курсор на иконку «больше».
Отчет Над группами и пользователями показывает действия, связанные с пользователями и группами, с возможностью отфильтровать данные по определенной группе или пользователю (которые показаны в левой панели), периоду , виду действия.
Пользователи в списке отчета Над пользователями и группами являются целевыми пользователями в то время, как Автор действия будет показан в списке событий справа.
Отчет Над разрешениями показывает действия с разрешениями. Результат можно отфильтровать по файлам и папкам, периоду, целевым группам, автору (группе) и пользователю.
Отчет Все действия показывает все действия в комнате данных. Фильтры периода, автора (группы), пользователя, вида действия также доступны в этом отчете.
Действия в отчетах отключены по умолчанию, но могут быть активированы при необходимости в списке действий.
Журнал действий важен для изучения детального списка действий пользователей: при проверке действий просмотра Excel, Word, PDF или других конвертированных файлов можно узнать, как именно просматривался файл (например, с помощью iDeals Spreadsheet Viewer), режим просмотра (например, ограниченный просмотр), количество просмотренных страниц и время, проведенное на каждой из них.
Отчет Объем данных показывает объем загруженных данных, объем данных, удаленных из корзины, и итоговый объем данных в конце выбранного периода.
Вы также можете найти отдельно указанное количество страниц и двоичных файлов (МБ) из этих загруженных данных. Для ознакомления с детальным отчетом необходимо экспортировать его в Excel.
По умолчанию задан период от начала до конца предыдущего месяца.
Отчет по объему данных доступен только полным администраторам.