Электронные подписи позволяют администраторам запрашивать безопасные подписи на документах у участников проекта — и всё это, не покидая виртуальную комнату данных. Это упрощает рабочие процессы и способствует соблюдению требований при проведении сделок.
💡 Только администраторы могут отправлять документы на подпись. Подписанты автоматически получат доступ к файлу, если они отмечены как подписанты.
Доступность функции
Только администраторы могут запрашивать подписи.
Только назначенные подписанты могут подписывать.
Не поддерживается в мобильной версии продукта.
💡 Если подписант откроет ссылку на мобильном устройстве, ему будет предложено открыть её в браузере на компьютере, прежде чем он сможет продолжить.
Отправка документа на подпись
Чтобы отправить документ на подпись:
Щёлкните правой кнопкой мыши по выбранному файлу в списке.
Перейдите в раздел Поделиться и нажмите Запросить подпись.
💡 Для подписей поддерживаются следующие типы файлов: PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT. Эта опция не появится, если в документе есть ошибки редактирования.
Добавить подписантов
В появившемся модальном окне:
Выберите хотя бы одного активного участника проекта для подписания документа.
Нажмите Продолжить, чтобы продолжить.
Архивирование проекта
💡 Подписантам не нужно предоставлять доступ к документу для подписи.
Разместить поля для подписи
После добавления подписантов вы будете перенаправлены в просмотрщик для размещения полей подписи.
Используйте интерфейс перетаскивания, чтобы назначить как минимум одно поле для подписи каждому подписанту.
Вы можете:
Добавьте несколько полей для каждого подписанта.
Переместите поля.
Редактируйте или удаляйте подписантов.
Когда закончите, нажмите Отправить в нижнем левом углу.
Завершить запрос
После отправки у вас будет возможность изменить имя файла и добавить сообщение.
Нажмите Отправить, чтобы создать запрос, и вы будете перенаправлены на страницу Подписи, где хранится PDF-копия файла.
💡 Это действие зафиксировано в Журнале активности, с полными деталями запроса.
Если вы не видите ни одного подписанта или случайно удалили всех подписантов, вам будет предложено добавить подписантов в правой панели. Нажмите Добавить подписантов и добавьте необходимых участников перед продолжением.
Подписание документа
Только назначенные подписанты могут подписывать документы. Подписанты могут получить доступ к документам, требующим их подписи, через страницу Подписи или по уведомлению на электронную почту.
Чтобы начать подписание, нажмите Начать вверху или кликните по полю для подписи. Используйте Далее, чтобы переходить между полями.
Нарисуйте свою подпись и нажмите Добавить. Каждая подпись включает ваше имя и отметку времени. Ваша подпись будет автоматически подставляться в оставшиеся поля, когда вы нажмёте на поля для подписи.
После того как все поля будут подписаны, нажмите Готово вверху. Вы вернётесь на страницу Подписи, и появится сообщение с подтверждением. Все действия по подписанию фиксируются в журнале активности.
Загрузка готового документа
Администраторы и подписанты могут скачать полностью подписанные документы в разделе Документы –> Подписи, используя ярлык загрузки с правой стороны таблицы.
или из самого документа.
Использование страницы «Подписи»
Страница Подписи по умолчанию доступна администраторам при открытии запроса на подпись, а подписантам — только если у них есть открытый запрос на подпись:
Администраторы видят все запросы.
Другие пользователи видят только документы, назначенные им.
Доступные столбцы
Имя файла
Статус: Подписано, В ожидании, Ожидает вашей подписи, Аннулировано
Подписанты
Отправлено по дате
Действия в рамках электронных подписей
Действие | Кто может этим пользоваться | Статус | Описание |
Копировать в | Администраторы | Подписано | Переместите подписанный документ в раздел Документы |
Скачать | Администраторы, Подписанты | Подписано | Скачать полностью подписанный документ |
Отмена | В ожидании | Отменить запрос и уведомить всех подписантов | Просмотреть документ |
Администраторы, Подписанты | Все статусы | Только для просмотра. В разделе Ожидает вашей подписи открывается редактор | 💡 Все действия фиксируются в Журнале активности. |
Отправка напоминания
Вы можете напомнить подписантам завершить запрос на подпись. Напоминания доступны, когда документ:
В ожидании
Ожидает вашей подписи
Эти статусы означают, что как минимум один из подписантов (включая вас, если вы являетесь подписантом) ещё не подписал.
Чтобы отправить напоминание:
Наведите курсор на нужный документ, чтобы увидеть доступные действия.
Нажмите Отправить напоминание.
В появившемся окне вы увидите только тех подписантов, которые ещё не подписали.
Все подписанты, которые еще не подписали, выбраны по умолчанию, включая вас, если это применимо.
Вы можете снять выделение с любого человека, если не хотите, чтобы он получил напоминание.
После подтверждения выбранные подписанты получают уведомление — это помогает держать процесс под контролем без лишних писем.
Уведомления, отправленные для электронной подписи
Мероприятие
Отправлено | Подробности | Запрос на подпись получен |
Назначенные подписанты | Включает ссылку для просмотра документа | Запрос на подпись отменён |
Администратор + все подписанты | Запрос аннулирован | Администратор + все подписанты |