При підготовці до початку проекту, у вас може вже бути визначений індекс проекту з бажаною структурою папок, яку потрібно створити.
Наша функція імпорту структури папок допомагає автоматично створювати папки масово, заощаджуючи час на налаштуванні нового проекту.
ℹ️ Ця функція доступна лише для адміністраторів.
Щоб розпочати, натисніть Імпортувати структуру папок у меню Індекс проекту на панелі дій.
💡 Щоб імпортувати структуру папок, спочатку потрібно активувати автоматичне індексування документів.
Якщо автоматичне індексування не включено, ви отримаєте модальне вікно, яке запитує, чи хотіли б ви включити його. Натисніть Увімкнути та перейдіть до наступного кроку.
Потім вас запитають, яким способом ви хочете імпортувати структуру папок:
XLSX файл: створити структуру папок шляхом імпорту XLSX файлу.
Інший проект: скопіювати структуру папок з існуючого проекту.
ℹ️ Ви можете копіювати лише з проекту, для якого ви прийняли умови використання. Якщо ви ще не прийняли ці умови, вам буде запропоновано їх прийняти.
XLSX файл
Після вибору імпорту з файлу Excel ви будете перенаправлені на нову сторінку.
Завантаження файлу
Перетягніть і відпустіть або оберіть ваш XLSX файл з індексом проекту. Якщо у вас його ще немає, ви можете завантажити наш шаблон. Натисніть на іконку завантаження, щоб завантажити шаблон.
Щоб успішно обробити ваш файл XLSX, переконайтеся, що він відповідає наступним критеріям:
Структура проіндексована
Формат XLSX
Менше 10 МБ
Використовуйте лише цифри та крапки для вашого індексу
Використовуйте лише одну колонку індексів, яка включає підіндекси
Індекс та назва не можуть містити символи \ / : * ? " < > |
У разі виникнення будь-яких інших незвичайних проблем, ви будете повідомлені відповідно.
Перевірка виявленої структури
Після успішної обробки вашого файлу, перевірте структуру та внесіть корективи в автоматично виявлені дані, якщо це необхідно.
Доступні налаштування
Доступні налаштування залежать від структури вашого файлу та наявності інших папок у проекті. За замовчуванням ви знайдете такі налаштування:
Індекс: система бере значення з першої комірки, яка відповідає шаблону індексу в обраному діапазоні.
💡 Використовується перший аркуш з дійсними даними. Якщо вибрано 2 або більше аркушів, система об'єднує індекси з усіх списків. Щоб це зробити успішно, стовпці на всіх вибраних аркушах повинні бути однаковими.
Ім'я: якщо вибрано декілька стовпців, ім'я об'єднується в одне; значення з різних стовпців розділяються дефісами.
Імпортувати до конкретної папки: включіть індекс обраної папки призначення.
💡 У цьому випадку структура папок буде створена всередині вже існуючої папки, обраної в проекті.
Включити індекс у назву: додавати індекси до назв папок за потреби. Корисно, якщо ви не плануєте використовувати автоматичне індексування документів для вашого проекту. У цьому випадку документи будуть відсортовані за алфавітом відповідно до індексу, включеного в назву.
💡 Якщо ви раніше створили папки у своєму проекті і потребуєте перейменувати їх масово, використовуйте опцію Об'єднати папки. У цьому випадку існуючі папки будуть зіставлені за їхніми індексами, і нові назви з Excel-файлу будуть застосовані. Перейменовані папки будуть додатково позначені в попередньому перегляді структури.
Дублікати
Якщо ваша імпортована структура містить дублікати, ви побачите модальне вікно, яке пропонує три варіанти обробки:
Об'єднати: файли та індекси будуть об'єднані.
Зберігати лише існуючі: існуючий файл залишається.
Зберігайте обидва: новий файл імпортується та нумерується.
Попередній перегляд структури папки
На цьому кроці ви отримуєте повний огляд структури папок, яка буде створена у вашому проекті. Використовуйте фільтри у верхньому правому куті, щоб переглянути помилки та попередження, якщо такі є.
💡 Назви папок не можуть містити наступні символи: \ / : * ? " < > | і вони автоматично замінюються тире (-) з відображенням значка попередження. Також кожна папка повинна мати унікальний індекс і назву. Якщо будуть знайдені конфлікти, ви побачите відповідні повідомлення про помилки під кожною проблемною папкою.
У попередньому перегляді ви можете:
Перейменуйте як існуючі, так і нові папки.
Редагувати індекс імпортованих папок.
Перебудуйте індекс, щоб усунути будь-які прогалини в індексі.
Видалити імпортовані папки.
Після перегляду всього натисніть Створити і дочекайтеся створення та/або перейменування папок. Зазвичай це займає лише кілька хвилин.
Якщо виникнуть будь-які проблеми, ви отримаєте сповіщення через спливаюче повідомлення. Щоб виправити помилки, натисніть Виправити помилки у спливаючому повідомленні. Це поверне вас до кроку попереднього перегляду.
Інший проект
Після вибору цього методу імпорту вам буде запропоновано вибрати вихідний проект та папку призначення, якщо це необхідно.
Вихідний проект
Виберіть потрібний проект зі спадного списку, що відображається. Після вибору система завантажить структуру вихідного проекту, і ви побачите її відображеною на екрані нижче поля введення.
У випадаючому списку ви також можете шукати проект, якщо у вас їх багато.
Папки для імпорту
Щоб продовжити, виберіть папки, які ви хочете імпортувати. Ви можете імпортувати всю структуру папок, вибравши прапорець проекту, або лише конкретні папки.
Папка призначення
Ви можете вибрати, куди бажаєте імпортувати свою структуру в проект. Якщо папка призначення не вибрана, структура буде створена в кореневій папці.
Натисніть Далі, щоб переглянути вашу структуру перед імпортом.
Вирішення проблем
Ви не зможете продовжити імпорт, доки не будуть вирішені всі помилки. Обов'язково усуньте всі проблеми перед надсиланням структури папок. Дотримуючись цих рекомендацій з усунення несправностей, ви зможете вирішити поширені проблеми з імпортом папок і переконатися, що структура ваших папок правильно налаштована у вашому проекті.
Поширені помилки
Індекс вже використовується
Проблема: вказаний вами номер індексу вже призначений іншій папці.
Рішення: виберіть унікальний номер індексу для кожної папки, щоб уникнути конфліктів. Кожна папка у вашій структурі повинна мати свій власний окремий індекс.
Батьківську папку не знайдено
Проблема: дочірня папка не має батьківської папки, що означає порушення ієрархії папок.
Рішення: переконайтеся, що кожна дочірня папка призначена батьківській папці та що індексний номер батьківської папки вказано правильно.
Загальні попередження
Перейменовано зі старого значення
Проблема: назву папки було автоматично змінено через конфлікти або відсутні дані.
Рішення: якщо назва папки відсутня або недійсна, система перейменує її на основі наданого індексу. За потреби ви можете вручну відредагувати назву.
Назва папки відсутня, тому замість неї буде використано її індекс
Проблема: назва папки порожня, тому система автоматично використовує номер індексу папки як її назву.
Рішення: переконайтеся, що кожна папка має змістовну назву, щоб уникнути плутанини. Якщо назва не вказана, за замовчуванням буде використано номер індексу.
Назва папки не може перевищувати 255 символів, тому зайва частина була автоматично обрізана
Проблема: назва папки перевищує дозволений ліміт символів.
Рішення: скоротіть назву папки, щоб переконатися, що вона не перевищує ліміт у 255 символів. Будь-які зайві символи будуть автоматично обрізані.
Недійсні символи видалено
Проблема: назва папки містить недопустимі символи, які не дозволені в системі, наприклад, спеціальні символи.
Рішення: система автоматично замінить недійсні символи дефісами (-). Перегляньте назви ваших папок і видаліть будь-які символи, які можуть спричиняти проблеми.
Виправлення помилок і попереджень
Кількість помилок і попереджень буде відображена внизу сторінки. Обов'язково перегляньте їх і усуньте будь-які проблеми перед продовженням імпорту.
Ви можете навести курсор на підказку поруч із папкою, щоб переглянути більше деталей про помилку або попередження. Це надає додаткову інформацію, яка допоможе вам вирішити проблему.
Додаткові поради
Видалення папок
Ви можете видаляти нещодавно додані папки, включно з тими, що мають помилки та попередження. Однак існуючі папки не можна видалити після додавання до структури.
Перебудова індексу
Якщо ви зіткнетеся з проблемами індексації, ви можете використати функцію Перебудувати індекс. Це автоматично виправить нумерацію папок, відновивши послідовність.
⚠️ Процес перебудови індексу є незворотним. Якщо вам потрібно скасувати зміни, ви повинні повернутися до попереднього кроку або вручну відредагувати індекси.