При підготовці до початку проекту, у вас може вже бути визначений індекс проекту з бажаною структурою папок, яку потрібно створити.
Наша функція імпорту структури папок допомагає автоматично створювати папки великими партіями з наданого файлу Excel, що дозволяє економити час на налаштуванні нового проекту.
ℹ️ Ця функція доступна лише для адміністраторів.
Щоб розпочати, натисніть Імпортувати структуру папок у меню +Новий на панелі дій або на стартовій сторінці документів, якщо у вашому проекті ще немає документів.
💡 Щоб імпортувати структуру папок, спочатку потрібно активувати автоматичне індексування документів.
Якщо автоматичне індексування не включено, ви отримаєте модальне вікно, яке запитує, чи хотіли б ви включити його. Натисніть Увімкнути та перейдіть до наступного кроку.
1. Завантажити файл
Перетягніть або виберіть ваш файл XLSX з індексом проекту. Якщо у вас його ще немає, ви можете завантажити наш шаблон. Натисніть на іконку завантаження, щоб почати завантаження шаблону.
Щоб успішно обробити ваш файл XLSX, переконайтеся, що він відповідає наступним критеріям:
Структура проіндексована
Формат XLSX
Менше 10 МБ
Використовуйте лише цифри та крапки для вашого індексу
Використовуйте лише одну колонку індексів, яка включає підіндекси
Індекс та Ім'я не можуть містити символи \ / : * ? " < > |
У разі виникнення будь-яких інших незвичайних проблем, ви будете повідомлені відповідно.
2. Перевірте виявлену структуру
Після успішної обробки вашого файлу, перевірте структуру та внесіть корективи в автоматично виявлені дані, якщо це необхідно.
Доступні налаштування
Доступні налаштування залежать від структури вашого файлу та наявності інших папок у проекті. За замовчуванням ви знайдете такі налаштування:
Індекс: система бере значення з першої комірки, яка відповідає шаблону індексу в обраному діапазоні.
💡 Використовується перший аркуш з дійсними даними. Якщо вибрано 2 або більше аркушів, система об'єднує індекси з усіх списків. Щоб це зробити успішно, стовпці на всіх вибраних аркушах повинні бути однаковими.
Ім'я: якщо вибрано декілька стовпців, ім'я об'єднується в одне; значення з різних стовпців розділяються дефісами.
Імпортувати до конкретної папки: включіть індекс обраної папки призначення.
💡 У цьому випадку структура папок буде створена всередині вже існуючої папки, обраної в проекті.
Включити індекс у назву: додавайте індекси до назв папок, якщо це необхідно. Корисно, якщо ви не плануєте використовувати автоматичне індексування документів для вашого проекту. В цьому випадку документи будуть відсортовані в алфавітному порядку за індексом, включеним у назву.
💡 Якщо ви раніше створювали папки у своєму проекті та потребуєте їх перейменувати оптом, скористайтеся опцією Об'єднати папки. У цьому випадку, існуючі папки будуть співставлені за їх індексами, а нові назви з файлу Excel будуть застосовані. Перейменовані папки будуть додатково позначені у попередньому перегляді структури.
Дублікати
Якщо ваша імпортована структура містить дублікати, ви побачите модальне вікно, яке пропонує три варіанти обробки:
Об'єднати: файли та індекси будуть об'єднані.
Зберігати лише існуючі: існуючий файл залишається.
Зберігайте обидва: новий файл імпортується та нумерується.
3. Попередній перегляд структури вашої папки
На цьому етапі ви отримуєте повний огляд структури папок, яка буде створена у вашому проекті.
💡 Назви папок не можуть містити наступні символи: \ / : * ? " < > | і вони автоматично замінюються на тире (-) з відображенням значка попередження.
Також, кожна папка повинна мати унікальний індекс та назву. Якщо знайдено будь-які конфлікти, ви побачите відповідні повідомлення про помилки під кожною папкою, що викликає питання.
У попередньому перегляді ви можете:
Перейменуйте як існуючі, так і нові папки.
Редагувати індекс імпортованих папок.
Перебудуйте індекс, щоб усунути будь-які прогалини в індексі.
Видалити імпортовані папки.
Після того, як ви переглянете все, натисніть Імпорт і зачекайте, поки будуть створені та/або перейменовані папки. Зазвичай, це займає лише кілька моментів.
Якщо виникнуть якісь проблеми, вам повідомлять за допомогою повідомлення у тостері. Щоб виправити помилки, натисніть на Виправити помилкивиклик до дії всередині повідомлення тостера. Це поверне вас назад до етапу попереднього перегляду.
