Вилучення даних – це процес видалення тексту або областей із документа, що містить будь-яку конфіденційну інформацію. Вилучені дані відображаються для користувачів затертими чорним.
Майте на увазі, що тільки повні адміністратори та користувачі з дозволом на завантаження вибраного файлу можуть затирати дані.
Вилучення даних доступне як для PDF-файлів, так і для інших підтримуваних форматів:
TXT | DOC | DOCX | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | MHT | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG | XML
Щоб затерти дані в документі, виберіть у контекстному меню опцію "Відкрити для вилучення даних".
Доступні два режими затирання даних: Знайти та вилучити та Вилучити область.
Зверніть увагу, що вилучення даних не доступне для Q&A-вкладень. Рекомендовано видалити будь-яку конфіденційну інформацію з таких файлів, перш ніж їх завантажувати в кімнату даних.
Вилучити область
Ця опція дозволяє вибрати та вилучити будь-яку область у документі, чи то зображення, текстові фрази, цілі абзаци чи сторінки. Для вилучення області в документі:
Натисніть і перетягніть курсор, щоб вибрати область для вилучення.
Щоб змінити розмір або положення вибраної області, перетягніть прямокутник або потягніть за краї, щоб він відповідав потрібній області.
Знайти та вилучити
Ця опція дозволяє шукати та вилучати певні слова чи фрази по всьому документу. Щоб знайти та позначити певний текст:
Натисніть "Знайти та вилучити".
Ви також можете використовувати гарячі клавіші для пошуку: ctrl+F у Windows або command+F на Mac.Введіть слово або фразу, яку ви хочете вилучити.
Після знаходження збігів натисніть "Позначити для вилучення".
Майте на увазі, що всі документи скануються для оптичного розпізнавання символів (OCR), і його точність залежить від оригінальної якості документа. Ми наполегливо рекомендуємо переглянути всі позначки для вилучення та переконатися, що всі елементи були знайдені та позначені правильно.
Ви можете перевірити знайдені збіги, використовуючи елементи навігації, перш ніж натискати "Позначити для вилучення" або після, на правій панелі.
На цій панелі ви можете переглянути та перейти до будь-якої позначки. Натисніть потрібну позначку, щоб побачити її розташування в документі.
Щоб видалити позначку, натисніть на хрестик поруч із нею на правій панелі.
Ви також можете вибрати будь-яку позначку в документі та змінити її розмір або видалити, натиснувши на значок кошика.
Після того як ви перевірили всі позначки, натисніть "Застосувати", щоб зміни стали доступними.
Ви можете створювати чернетки та додавати нові позначки в уже відредагованому документі будь-якої миті.
Зверніть увагу, що як тільки ви застосуєте вилучення даних:
Відредагована PDF-версія замінить оригінал. Усі зазначені області та тексти будуть видалені з документа та не з'являтимуться в результатах пошуку.
Відредагована версія документа стане доступною для всіх користувачів, які мають доступ до документа, включаючи повних адміністраторів.
Дозвіл "Скачати оригінал" дозволить користувачам скачувати лише відредаговану версію.
Повні адміністратори можуть скачувати документи без вилучення даних та відновлювати версію без вилучень для інших користувачів на будь-якому етапі проєкту, якщо це необхідно.
Скористайтеся опцією "Зберегти як чернетку", щоб продовжити розмітку пізніше та/або дати колегам переглянути ваші позначки перед застосуванням вилучення.
Якщо вибраний документ уже містить чорнові позначки, натисніть "Відкрити чернетку", щоб відкрити її для редагування, перегляду та застосування змін.
Тільки повні адміністратори та користувачі з дозволом на завантаження мають доступ до чернеток. Користувачі з нижчим рівнем дозволів не побачать змін, доки вони не будуть застосовані.
Якщо більше не потрібно вилучати дані в документі або ви хочете почати розмітку заново, натисніть кнопку "Видалити чернетку". Ця дія скасує всі внесені зміни.
Ви також можете застосувати вилучення даних або видалити чернетку прямо з контекстного меню, вибравши відповідну опцію.
Отримання версії без вилучень
Тільки повні адміністратори можуть відновити або скачати версію документа без вилучення.
Щоб відновити документ без вилучених даних, виберіть "Повернути версію без вилучень" у контекстному меню файлу.
Примітка. Щойно ви підтвердите відновлення версії без вилучень, раніше прихована інформація стане видимою для користувачів із доступом до цього файлу. Збережені чернетки також будуть видалені, якщо вони були у вибраних документів. Цю дію не можна скасувати, але ви можете заново вилучити дані за потреби.
Щоб скачати документ без вилучення даних, виберіть відповідну опцію скачування в спадному меню.
Ви також можете масово скачувати та відновлювати версії документів без вилучень, якщо серед вибраних папок чи файлів є документи із вилученими даними.
Фільтрування документів щодо статусу вилучення даних
Додаткові фільтри доступні для повних адміністраторів та користувачів із дозволом на завантаження.
Фільтр "Вилучення даних" має такі опції: "Застосовано", "Збережено як чернетку", "Застосовано та має нову чернетку", "Немає".
Залежно від вибраної опції відповідні документи з'являться у вашому пошуку:
Застосовано: документи, у яких усі позначки застосовані й немає чорнових позначок.
Збережено як чернетку: документи, що містять лише чорнові позначки. Усі позначки для вилучення ще потрібно перевірити та застосувати.
Застосовано та має нову чернетку: документи, що містять як застосовані, так і чорнові позначки. Це означає, що деякі зміни вже доступні користувачам, а деякі необхідно перевірити та застосувати.
Немає: документи без будь-яких застосованих або чорнових позначок.
Якщо вам потрібно переглянути всі документи з незавершеним вилученням даних, використовуйте фільтри "Збережено як чернетку" та "Застосовано та має нову чернетку". Просто натисніть на кожен документ, щоб відкрити його чернетку.
Відстеження дій у звітах
Повні адміністратори можуть відстежувати всі дії, пов'язані із затиранням даних у документах. Перейдіть до звіту "Усі дії", розділ "Дії над файлами та папками".
Наведіть курсор на три крапки, щоб побачити докладнішу інформацію.