Дозвіл Зашифровано дозволяє завантажувати зашифровані файли з водяними знаками та захищені паролем. Це означає, що користувачі повинні авторизуватися, використовуючи свої облікові дані Ideals, щоб відкрити завантажені зашифровані файли. Підключення до інтернету є обов'язковим.
Увімкнення зашифрованих завантажень забезпечує безпечний доступ до конфіденційних файлів, підтримуючи конфіденційність та мінімізуючи ризики, пов'язані з несанкціонованим розповсюдженням файлів. Крім того, кожен перегляд зашифрованих файлів реєструється в журналі активності.
Доступ до завантаженого зашифрованого файлу може бути відкликаний у будь-який час. Користувачі втратять доступ, якщо їх буде деактивовано або видалено, або якщо їхні дозволи буде змінено на Немає доступу або Обмеження.
У цьому випадку, коли користувач намагається відкрити раніше завантажений зашифрований файл, він отримає повідомлення про недостатні права доступу.
⚠️ Як тільки проект буде закритий, доступ до всіх завантажених зашифрованих файлів буде втрачено.
Файли MS Office
Документи MS Word, MS Excel та MS PowerPoint завантажуються з IRM-шифруванням.
Користувач може працювати з цими документами у їхньому рідному форматі, але користувачі не можуть виконати наступні дії:
Збережіть будь-які зміни. Користувачі можуть зберігати зміни локально для файлів Excel, але вони не будуть застосовані до оригінального файлу в кімнаті даних.
Зробіть копії вмісту.
Вставляйте зображення або об'єкти (файли Word і PowerPoint.)
Робота із зашифрованими файлами
Створення зведених таблиць (файли Excel).
Робіть знімки екрана. Будь-яка спроба зробити знімок екрана або записати відео з екрана призведе до чорного екрана або покаже лише фон за файлом.
Спільний доступ до екрана. IRM автоматично затемнює вміст документа, якщо виявляє програмне забезпечення або середовища, які можуть дозволити спільний доступ до екрана або запис, наприклад:
Інфраструктура віртуальних робочих столів (VDI)
Програмне забезпечення віддаленого робочого столу
Програми для спільного доступу до екрана
💡 Це виняток для MS Excel, де дозволене збереження через роботу зі складними формулами. Однак ці збережені зміни не будуть застосовані до оригінального файлу.
Особливі обмеження для зашифрованих файлів Excel
Зашифровані файли Excel містять певні дозволи, які контролюють доступні дії. Рівень доступу залежить від того, чи ввімкнено в файлі дозволи «Формули увімкнено» або «Формули вимкнено».
Незалежно від дозволів формули, у зашифрованому файлі Excel можна:
Використовуйте фільтри, створені автором документа.
Переглянути приховані стовпці.
Якщо користувач використовує макроси, з'явиться помилка, якщо макрос спробує виконати дію, яка не дозволена правами доступу користувача.
Формули увімкнено
Коли цей дозвіл увімкнено, користувач може виконувати такі дії:
Переглядати та застосовувати формули (включно з власними.)
Використовувати наявні макроси у файлі (якщо є).
Редагуйте документ локально.
💡 Копіювання та створення знімків екрана залишаються вимкненими.
Формули вимкнено
Коли цей дозвіл увімкнено, можливості користувача значно обмежені. Користувачі не можуть виконувати такі дії:
Зберегти всі зміни.
Використовуйте функції аналізу даних
Редагуйте документ будь-яким способом.
Для роботи з документами, зашифрованими IRM, не потрібні додаткові плагіни, достатньо встановити MS Office.
ℹ️ Дізнайтеся більше про можливі помилки при відкритті IRM-зашифрованих файлів, якщо у вас виникли будь-які труднощі.
Інші типи файлів
Документи інших підтримуваних типів файлів завантажуються як зашифровані PDF.
Їх PDF-версії створюються конвертерами Ideals і захищені від редагування.
Для роботи з зашифрованим PDF необхідно встановити FileOpen Plugin та відкрити його через Adobe Reader.
💡 Тільки користувач, який завантажив зашифрований файл, може відкрити його за допомогою своїх облікових даних. Жоден інший користувач не зможе відкрити його за допомогою своїх даних для входу.