Функція публікації документів дозволяє адміністраторам переглядати та редагувати документи перед тим, як зробити їх доступними для користувачів, незалежно від їхніх дозволів. Адміністратори також можуть налаштовувати параметри доступу, щоб забезпечити захист конфіденційної інформації. Нові завантаження залишаються неопублікованими за замовчуванням, що дозволяє перевірку та коригування перед розповсюдженням.
ℹ️ Доступно на наступних тарифних планах: Core, Premier, Enterprise та Pro з 2024 року.
Увімкнення та вимкнення публікації
Ця функція за замовчуванням вимкнена у всіх нових проєктах. Щоб увімкнути та почати використовувати публікацію документів:
Перейдіть до Налаштування → Проект → вкладка Документи.
Натисніть перемикач поруч із Публікація.
⚠️ Усі нові документи, завантажені адміністраторами та користувачами з дозволами Завантаження або Керування після увімкнення функції, за замовчуванням не публікуються.
Вимкнення цієї функції зробить усі неопубліковані документи видимими для учасників проєкту відповідно до їхніх дозволів. З'явиться повідомлення з підтвердженням, якщо є неопубліковані документи при вимкненні функції.
Публікація та зняття з публікації документів
Коли публікація увімкнена в проекті:
Стовпець Статус з'являється на вкладці Документи, вказуючи, чи файл або папка опубліковані чи ні.
Тільки адміністратори можуть публікувати або знімати з публікації документи, а також бачити всі неопубліковані документи.
Користувачі з дозволами Завантаження або Керування можуть переглядати лише свої неопубліковані документи та зберігати доступ, якщо їхній дозвіл не встановлено на Без доступу.
Вкладення Q&A публікуються за замовчуванням.
Щоб опублікувати або зняти з публікації документи:
Виберіть один або кілька елементів у списку документів.
Натисніть Опублікувати або Зняти з публікації у контекстному меню або на верхній панелі.
* Доступні опції залежать від статусів вибраних елементів.
Під час першої публікації вам потрібно буде підтвердити дію у модальному вікні. Ви можете натиснути "Більше не показувати", щоб уникнути майбутніх запитів на підтвердження.
Після публікації документа він стає доступним на основі дозволів користувача.
⚠️ Щоб опублікувати документ у неопублікованій папці, вам потрібно буде опублікувати також батьківську папку.
Швидкий доступ: Неопубліковано
Адміністратори можуть отримати доступ і переглянути всі неопубліковані документи на спеціальній вкладці під Швидкий доступ – Неопубліковані.
Статус публікації проти інших функцій
Переміщення або копіювання документів:
Переміщення/копіювання опублікованого документа в неопубліковане місце робить його неопублікованим.
Переміщення/копіювання неопублікованого документа до опублікованого місця зберігає його статус.
Документи, скопійовані в інший проект, завжди є неопублікованими.
Версії документів: додавання нової версії або відновлення попередньої версії зберігає статус публікації документа.
Спільний доступ через зовнішнє посилання: неопубліковані документи не можуть бути надані зовні.
Кошик: відновлені документи завжди неопубліковані.