Огляд
Хаб підготовки — це місце, де розміщуються всі кімнати підготовки. Кімнати підготовки — це місце, де консультанти та сторона продавця можуть безпечно та надійно збирати документи. Після того як усі документи зібрано, адміністратори можуть перенести всі потрібні елементи до VDR для належної перевірки, готового до початку угоди.
Навіщо використовувати кімнату підготовки?
Швидкий доступ і необмежене використання. Просто відкрити без посередника (відділу IT або менеджера з продажу), користуватися можна стільки, скільки потрібно.
Безпечне місце для збору та обміну документами. Бере участь лише команда сторони продавця, що зменшує ризики передачі конфіденційних даних іншій стороні.
Просте відстеження прогресу. Список інформаційних запитів (IRL) завжди містить актуальний статус підготовки та розташований поруч із документами.
Плавний перехід до початку угоди. Швидкий і безперебійний перехід до кімнати даних для належної перевірки.
Передавання в реальному часі. Файли готові до перегляду одразу після копіювання до цільової кімнати.
Найпростіше уявити кімнату підготовки як спрощену версію наших кімнат даних, створену саме для допомоги в підготовці вашої угоди.
Панель проєктів
Щойно ви додасте першу кімнату підготовки, на панелі проєктів з’явиться нова вкладка Хаб підготовки.
Ви знайдете всі свої кімнати підготовки — як активні, так і закриті — разом з відповідною статистикою проєктів:
Обсяг даних: обсяг сховища, використаного кімнатою підготовки станом на кінець попереднього дня.
Користувачі: кількість користувачів, запрошених до кімнати підготовки.
Швидке посилання на список інформаційних запитів: швидкий доступ до IRL безпосередньо з панелі
💡 Вам потрібно бути власником або менеджером корпоративного облікового запису з опцією Хаб підготовки у вашій підписці.
Щоб додати нову кімнату підготовки:
Натисніть Створити нову кімнату підготовки.
Вкажіть назву кімнати підготовки.
Виберіть місцезнаходження сховища.
Натисніть Створити.
Доступні функції
Документи: має всі функції звичайної кімнати даних з точки зору адміністратора.
Список інформаційних запитів: дозволяє користувачам завантажувати список інформаційних запитів та відстежувати прогрес підготовки угоди.
Учасники: забезпечує керування користувачами кімнати підготовки.
Звіти: дозволяють відстежувати використання сховища та надають усі журнали активності.
Налаштування: надають базові налаштування проєкту та особистих сповіщень.
Кошик: зберігає видалені документи.
Документи
Ви можете впорядковувати документи за допомогою:
Налаштовуваного макета та стовпців таблиці.
Можливості переглянути всі нотатки та зовнішні посилання в одному місці.
Розділ Швидкий доступ.
Можливості копіювати документи між проєктами.
Копіювання до ваших проєктів
Завершивши підготовку структури файлів і папок, ви можете легко наповнити потрібний проєкт, готовий до належної перевірки:
Виберіть будь-які документи, які хочете скопіювати.
Виберіть цільовий проєкт, і ваші документи скопіюються та будуть готові до перегляду в іншому проєкті.
💡 Щоб скопіювати до нового проєкту, просто виберіть + Створити новий проєкт у випадному меню.
Нотатки
Згадуйте будь-яких учасників усередині кімнати підготовки в нотатці, закріпленій до файлу або папки.
Згадування потрібних членів команди допомагає переконатися, що відповідні особи знають про важливі оновлення чи рішення, і дозволяє їм швидко реагувати після отримання сповіщення електронною поштою.
💡 Згадування учасників у нотатках доступне лише в кімнатах Хаб підготовки.
Список інформаційних запитів
Списки інформаційних запитів (IRL) використовуються для відстеження прогресу підготовки.
Дії, які ви можете тут виконувати:
Завантажити новий IRL: файл доступний для перегляду одразу після завантаження. Підтримуються лише файли XLSX.
Переглянути вже завантажений IRL.
Редагувати IRL за допомогою нашого вбудованого переглядача на сторінці.
Завантажити IRL назад у форматі XLSX зі збереженням усіх внесених змін.
Завантажити новий IRL, замінивши попередній файл.
Видалити IRL.
Режим редагування
Наш вбудований переглядач на сторінці має такі можливості:
Редагування тексту
Зміна стилів тексту
Додавання посилань
Зміна формату клітинки (число/текст/дата)
Зміна розміру стовпців і рядків
Копіювання та вставлення вмісту
Додавання та видалення нових стовпців і рядків
💡 Корисні поради, які варто знати
Наш редактор не має контролю версій і не може відновити попередні версії після видалення.
Завантажений файл IRL не відображається в розділі документів.
Паралельне та одночасне редагування не підтримується.
Учасники
У розділі Учасники ви знайдете список запрошених користувачів, їхні імена, електронні адреси, ролі, доступ до папок і дату останнього входу.
Доступно 2 ролі:
Адміністратор: повний доступ до всіх документів та доступних функцій.
Користувач: доступ лише до вибраних папок. Усі функції, крім документів, приховано.
💡 Користувачі отримують повні права керування вмістом вибраних папок. Окремих дозволів для підпунктів немає.
Щоб запросити нових учасників:
Натисніть Додати учасників.
Введіть одну або кілька електронних адрес.
Виберіть роль: Адміністратор або Користувач.
Для ролі користувача виберіть папки, до яких хочете надати доступ.
За потреби позначте прапорець Скопіювати з іншого користувача, щоб надати такий самий доступ, як у наявного користувача.
Натисніть Запросити.
Ви можете будь-коли пізніше переглянути та керувати доступом до папок і змінювати ролі учасників безпосередньо зі списку користувачів. Просто натисніть потрібного користувача та змініть роль і доступ за потреби.
Звіти
Наразі в кімнаті підготовки є два типи звітів:
Обсяг даних
Журнал активності
Обсяг даних
Звіт про обсяг даних показує спожите сховище за вказаний період. Використовуйте календар, щоб вибрати потрібний період, і перемикачі, щоб вибрати одиницю виміру сховища: ГБ або МБ. Після вибору відобразиться лінійний графік активності.
Журнал активності
Журнал активності дозволяє учасникам відстежувати всі дії, які відбувалися всередині кімнати підготовки. Можна фільтрувати за періодом часу, типом дії та автором, щоб знайти детальну активність і відстежувати прогрес.
💡 Це корисно, щоб знайти області, де можна прискорити підготовку до входу у ваш продукт.
Налаштування
Кімната підготовки має такі налаштування проєкту:
Загальні налаштування дозволяють виконати такі зміни:
Редагувати назву та посилання кімнати підготовки.
Переглянути ваше місцезнаходження сховища.
Закрити кімнату підготовки
Брендування: оновлення логотипу проєкту та кольору теми.
Мітки: редагування груп міток та значень міток.
Безпека: надання підтримці доступу до вашої кімнати.
Інструменти AI: увімкнення/вимкнення вилучення даних за допомогою AI та пошуку документів.
Кошик
У цьому розділі відображаються всі файли, видалені з розділу документів кімнати підготовки. Тут ви можете остаточно видалити або відновити файли за потреби. Ви також можете натиснути Очистити кошик, щоб остаточно видалити всі файли.
💡 Зверніть увагу, що всі файли в кошику впливають на ваше сховище, доки їх не буде остаточно видалено.