تركز هذه المقالة على المشكلات التي قد تواجهها عند فتح المستندات المشفّرة بتقنية IRM. للتعرّف على المستندات المشفّرة بتقنية IRM، اقرأ مقالة أمان IRM.
مشكلات التفويض الشائعة
لفتح الملفات المشفَّرة، يجب على المستخدمين تسجيل الدخول إلى نظام Ideals باستخدام بيانات اعتمادهم المصرَّح بها (البريد الإلكتروني وكلمة المرور)، وإذا كانت مفعّلة، رمز المصادقة الثنائية (2FA). قد يواجه المستخدمون مشكلات مثل:
بيانات اعتماد غير صحيحة
تم إلغاء الوصول
مشروع مُغلق
مهم: يمكن فقط للمستخدم الذي قام بتنزيل ملف IRM فتحه باستخدام بيانات اعتماده. لن يتمكن المستخدمون الآخرون من الوصول إليه.
كيفية التفويض عند فتح ملفات IRM
مشكلة
صعوبة في تفويض الوصول إلى الملفات المشفّرة.
الحل
اتبع هذه الخطوات لتفويض الوصول عند فتح ملف IRM:
افتح ملف IRM الذي تم تنزيله
حدِّد الملف الذي تم تنزيله وافتحه في نظام الملفات المحلي لديك.
أدخل بيانات الاعتماد الخاصة بك
أدخل بريدك الإلكتروني وكلمة مرور VDR.
إذا تم تمكين المصادقة الثنائية، أدخل الرمز المطلوب وفقًا للتنسيق أدناه:
OTP (كلمة مرور لمرة واحدة):
password#رمز SMSTOTP (كلمة مرور لمرة واحدة مبنية على الوقت):
password#Authenticator_app_code
ملاحظة: TOTP هو الخيار الافتراضي إذا تم تمكين كلٍّ من OTP وTOTP.
تغيير الأذونات بعد تنزيل ملف IRM
مشكلة
يتعذر على المستخدم فتح ملف IRM بعد استخدام بيانات الاعتماد الصحيحة.
الحل
قد يحدث هذا الأمر إذا قام أحد المسؤولين بتغيير مستوى وصول المستخدم إلى المستند بعد تنزيله. يمكن للمسؤولين تعديل مستويات الوصول، مثل تعيين Fence، أو View، أو None. عند إلغاء الأذونات، لن يتمكّن المستخدم من فتح الملف بعد الآن، حتى مع توافر بيانات الاعتماد الصحيحة. ومع ذلك، ستظل المستندات المفتوحة بالفعل وقت الإلغاء قابلة للوصول حتى يُغلق المستخدم الملف.
غرفة بيانات افتراضية مغلقة أو مجمَّدة
مشكلة
غير قادر على الوصول إلى الملفات المشفرة التي تم تنزيلها بسبب حالة VDR.
الحل
إذا كان نظام غرفة البيانات الافتراضية (VDR) مغلقًا أو متجمِّدًا، فسيتم تعطيل كل الوصول إلى الملفات المشفَّرة التي تم تنزيلها. يُعدّ هذا إجراءً أمنيًا يقيِّد الوصول إلى المستندات عندما يتغيّر مستوى توافر نظام الـ VDR.
رسالة خطأ رمز SMS غير صحيح في Excel
مشكلة
تظهر رسالة خطأ "رمز التحقق عبر الرسائل القصيرة غير صحيح" عند فتح ملف Excel محمي بـ IRM.
الحل
إذا واجه المستخدم هذا الخطأ حتى بعد إدخال بيانات الاعتماد الصحيحة، فجرِّب فتح مستند Word أو PowerPoint محمي بحقوق المعلومات (IRM) أولًا. غالبًا ما يحل هذا الحلّ البديل المشكلات الخاصة بملفات Excel.
مدة جلسة ملف IRM
مدة الجلسة للمستخدمين الذين لا يملكون المصادقة الثنائية (2FA)
سيتذكر النظام عملية المصادقة الناجحة ولن يطلب منك إعادة المصادقة خلال فترة المهلة. تم ضبط المهلة على 8 ساعات. بمجرد فتح ملف IRM ببيانات تسجيل الدخول، لن تكون هناك حاجة لإدخالها في كل مرة يتم فيها فتح ملف جديد.
مدة الجلسة للمستخدمين الذين لديهم المصادقة الثنائية (2FA)
رمز التحقق الثنائي صالح لمدة 30 دقيقة فقط. إذا كانت المصادقة الثنائية مفعلة لديك، فستحتاج إلى إدخال بيانات اعتمادك مرة أخرى لفتح مستند آخر. لن يتم رفض الوصول إلى المستند الذي تم فتحه سابقًا.
مهم: إذا أبقيت ملفاً مُشفّراً مفتوحاً، فسيظل مفتوحاً حتى إذا انتهت مهلة تسجيل الدخول أو تم إبطال الوصول. لا يتم التحقق من أذونات الملف إلا عند فتح الملف.