تُعد قائمة التحقق أداة أساسية في مرحلة العناية الواجبة. فهي تساعد الشركة المستحوِذة على التأكد من توفر جميع المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار، وفي الوقت نفسه تمكّن الشركة المستهدفة من تنظيم المستندات المهمة وتقديمها. وبما أن القوائم كانت تُدار تقليديًا عبر ملفات Excel تُشارك عبر البريد الإلكتروني، فإنها كثيرًا ما تخلق أوجه قصور، مثل الالتباس بين الإصدارات والتحديثات المكررة.

تعمل ميزة قائمة التحقق للعناية الواجبة على إزالة هذه التحديات من خلال تمكين المسؤولين من تحميل قوائمهم وتحريرها وإدارتها مباشرة داخل المشروع. يسهّل هذا النهج المركزي التعاون السلس والتحديثات الفورية ويعزز الثقة في العملية.

يمكن للمسؤولين تمكين وظيفة قائمة التحقق للعناية الواجبة للمشاركين الآخرين أثناء إنشاء مجموعة جديدة أو تعديل مجموعة قائمة. يوجد الإعداد المقابل ضمن قسم إدارة المشاريع.

تحدد أذونات الميزات المجموعات التي يمكنها الوصول إلى قائمة التحقق. افتراضيًا، تكون معطّلة، ولا يمكن للمجموعات التي ليس لديها أذونات مفعّلة رؤية قسم قائمة التحقق في المشروع.

يمكن للمسؤولين والمشاركين الآخرِين الذين لديهم أذونات تحرير إنشاء عدة قوائم تحقق ضمن المشروع. لتحميل قائمة التحقق الأولى، انقر فوق اختيار ملف.

لإضافة أكثر من قائمة تحقق واحدة، انقر على أيقونة علامة الجمع بجانب علامة تبويب قائمة التحقق الحالية الخاصة بك.

يمكن إعادة رفع إصدارات جديدة من قائمة التحقق في أي وقت لتلك القائمة المحددة.

يمكن تنزيل قوائم التحقق بصيغة Excel مع الاحتفاظ بجميع التحديثات التي تم إجراؤها داخل المشروع.

لمشاركة قوائم التحقق مع مجموعات أخرى وتعيين أذونات محددة، انقر على مشاركة في أعلى يمين الشاشة.

سيتم إشعار المستلمين عبر البريد الإلكتروني، متضمناً اسم قائمة التحقق ورسالتك إذا تمت إضافتها.

لتعديل الأذونات المُعدّة مسبقًا، انقر أيًّا من المجموعات بجانب زر مشاركة.

ستنبثق نافذة منبثقة تعرض جميع المشاركين الذين لديهم إمكانية الوصول والأذونات الخاصة بهم.

هنا يمكنك الاختيار من قائمة الأذونات المنسدلة الخاصة بالمجموعة. يتم تطبيق التغييرات وحفظها تلقائيًا.

يمكن للمشاركين الذين لديهم أذونات تحرير تحديث قوائم التحقق مباشرة داخل المشروع. بمجرد تحميل قائمة التحقق، يمكنك تحرير أجزاء معينة من ملف Excel. للبدء، انقر فوق تحرير في اللوحة العلوية.

في وضع التحرير، يمكنك العثور على خيارات متنوعة في شريط الأدوات، بالإضافة إلى وظائف أساسية أخرى تُستخدم شائعًا في جداول بيانات Excel.

الإجراءات التالية متاحة عند تحرير قائمة التحقق مباشرةً داخل المشروع:

عند الانتهاء، تأكد من النقر على حفظ. تصبح التغييرات مرئية فورًا لجميع المستخدمين المخوَّلين.

يتم تتبُّع وتسجيل كل إجراء يتعلق بقائمة التحقق في سجل الأنشطة، بما في ذلك:

يضمن هذا شفافية كاملة ومساءلة خلال عملية العناية الواجبة.