يُعد إعداد مشروعك بفعالية في Ideals VDR أمرًا بالغ الأهمية لضمان تعاون آمن وإدارة مستخدمين فعّالة ومشاركة بيانات منظّمة. اتبع أفضل الممارسات التالية لتحسين إعدادك.
هنا نستعرض بعض أفضل الممارسات لمساعدتك في الإعداد الخاص بك.
1. خطِّط ونظِّم مجموعاتك
يساعد تنظيم المشاركين في مجموعات مناسبة على الحفاظ على كلٍ من الأمان وإدارة الوصول بكفاءة. بالنسبة إلى إنشاء المجموعات، ضع ما يلي في الاعتبار:
هيكل المجموعة:
افصل المستخدمين الخارجيين حسب الشركة والمستخدمين الداخليين حسب القسم. يسهّل هذا التقسيم تعيين الأذونات ذات الصلة والتحكم في الوصول.
استخدم المجموعات لاحتياجات محددة، مثل فرق الشؤون القانونية أو المالية أو العناية الواجبة.
الأدوار الإدارية:
قم بتعيين مسؤولين اثنين على الأقل لضمان المرونة. يتيح ذلك إدارة سلسة إذا كان أحد المسؤولين غير متاح.
يمكن للمسؤولين الإشراف على إدارة مجموعات معينة.
إعدادات الظهور:
قرّر ما إذا كان يجب أن يرى المستخدمون المستخدمين الآخرين في المشروع. يمكنك تخصيص مستوى الرؤية لـ تقييد ظهور المستخدمين أو تعزيز التعاون من خلال تمكين الرؤية بين أعضاء الفريق.
الأذونات على مستوى المجموعة:
تُطبَّق الأذونات على المجموعة بالكامل، وليس على المستخدمين الفرديين. يجب أن يتماشى إعداد المجموعة مع احتياجات الوصول لتجنب التعقيدات لاحقًا.
نظِّم المجموعات بناءً على الأدوار، بحيث يُمنح الوصول وفقًا لوظيفة العمل أو مرحلة المشروع.
دعوات المستخدمين بالجملة:
دعوة المستخدمين بالجملة عبر ملف Excel أو نسخ ولصق عناوين البريد الإلكتروني. هذا يوفر الوقت ويضمن إضافة المستخدمين بسرعة.
تعيين مستويات الأذونات للمجموعات:
قم بتعيين الأذونات بناءً على المجموعة (مثلًا، المشرف، المستخدم، مخصص). اضبط الأذونات على مستوى المجموعة باستخدام 8 مستويات أذونات متاحة في Ideals VDR (مثلًا: بدون وصول، عرض، تنزيل، تحميل، إدارة).
مجموعات ذات حالات معطَّلة
أنشئ المجموعات في حالة معطّلة. ثم فعّلها عند جاهزية المشروع. سيتلقى المشاركون بعد ذلك دعوات عبر البريد الإلكتروني حسب الحاجة.
تتبُّع قبول اتفاقية عدم الإفصاح من قبل المستخدم:
ألزم المستخدمين بقبول اتفاقية عدم إفشاء بنظام النقر للموافقة (clickwrap NDA) قبل الوصول إلى المستندات. تتبّع من قام بالقبول وصدّر اتفاقيات عدم الإفشاء الموقعة لأغراض حفظ السجلات.
2. املأ غرفة بياناتك الافتراضية (VDR) بالملفات والمجلدات
يُعد تحميل بياناتك وتنظيمها بكفاءة أمرًا أساسيًا لإطلاق المشروع بسلاسة. ضع هذه النصائح في الاعتبار:
طرق التحميل:
استخدم وظيفة السحب والإفلات لتحميل الملفات بسرعة.
بالنسبة لأحجام كبيرة من الملفات، فكر في استخدام خدمات التخزين السحابي التابعة لجهات خارجية (مثل OneDrive، SharePoint).
استخدم إعادة تسمية الملفات على دفعات:
إذا لزم الأمر، أعد تسمية الملفات على نطاق واسع للحفاظ على الاتساق وتجنب الأخطاء اليدوية.
مزامنة المجلدات المحلية:
استخدم تطبيق سطح المكتب لمزامنة مجلدك المحلي مع VDR لكلٍ من التهيئة الأولية والتحديثات المستمرة. هذا يبسّط إدارة المشاريع الكبيرة.
مراجعة ورفع التحقّق من التحميلات:
بعد الرفع، تحقَّق بدقة من أن الملفات في المجلدات الصحيحة وأن أسماء المستندات متسقة.
استفد من الأعمدة القابلة للتخصيص والفرز لتبسيط إدارة الملفات وتسهيل تتبع المحتوى.
3. تهيئة الأذونات والتحكم في الوصول
تُعد الأذونات المناسبة أمراً بالغ الأهمية للتحكم في من يمكنه الوصول إلى ملفات المشروع وعرضها وتحريرها. تتضمن أفضل الممارسات ما يلي:
استخدم أذونات قائمة على المجموعات:
قم بتعيين أذونات على مستوى المجموعة لضمان الاتساق وتقليل عبء العمل الإداري. بهذه الطريقة، تحدد الوصول مرة واحدة لكل مجموعة، ويتم تطبيقه على جميع الأعضاء.
استخدم عرض كـ للتحقق من الأذونات.
الاستفادة من الأذونات الهرمية:
انتبه إلى كيفية وراثة الأذونات من المجلدات الأصل إلى المجلدات الفرعية والملفات.
إذا قمت بضبط مجلد على إدارة الوصول، فستَرِث جميع المجلدات الفرعية والملفات هذا الإذن، وهو ما قد لا يكون مثاليًا دائمًا. عدِّل أذونات المجلد أو الملف عند الحاجة.
خطط لأنواع الملفات الخاصة:
بعض الملفات، مثل مقاطع الفيديو أو المحتوى المتعدد الوسائط، تحتوي على خيارات أذونات أكثر تفصيلاً (مثل العرض، الأصل، الإدارة). راجع أنواع الملفات وعدّل الأذونات وفقًا لذلك لتعكس حساسية كل ملف.
استخدم وصولًا متعدد المستويات (مثال: عرض، تنزيل، إدارة) بناءً على أدوار المستخدمين.
بالنسبة للمستندات شديدة الحساسية، قيِّد الأذونات لمنع الوصول غير المصرح به أو تسرب البيانات.
فكِّر في ضبط بعض الملفات على ليس لديهم صلاحية وصول لفئات معيّنة، خصوصًا إذا كان المستند سريًا أو غير ذي صلة بدورهم.
راجع الأذونات بانتظام:
قم بمراجعة أذونات المستخدمين بانتظام للتأكد من أنها لا تزال متوافقة مع احتياجات المشروع. ومع تغيّر المستخدمين أو المحتوى، اضبط الأذونات وفقًا لذلك.
استخدم عرضَي حسب المجموعات وحسب المستندات لتتبع بسهولة المستخدمين أو المجموعات التي لديها صلاحية الوصول إلى مستندات أو مجلدات محددة.
توريث الأذونات:
أثناء نقل الملفات أو المجلدات، يُنصح بأن تقرر أن الأذونات يجب أن تَرِث من المجلد الوجهة. ولكن تتوفر هناك خيار الاحتفاظ بالإعدادات الحالية إذا كنت بحاجة إليه.
4. استخدم ميزات الأمان لحماية البيانات
نوفر عدة أدوات لتعزيز الأمان وحماية البيانات الحساسة:
تفعيل المصادقة الثنائية (2FA):
أضِف طبقة إضافية من الأمان عبر إلزام جميع المستخدمين بالتحقق من هويتهم باستخدام المصادقة الثنائية (2FA).
ضع علامة مائية على المستندات:
فعّل العلامات المائية الآلية. يمكن أن تتضمن العلامات المائية تفاصيل مُخصّصة مثل البريد الإلكتروني، واسم المشروع، وعنوان IP.
تقييد التنزيل والطباعة:
بالنسبة للمستندات الحساسة، عطِّل خيارات التنزيل والطباعة. يضمن هذا بقاء المستند ضمن البيئة المُحكمة لغرفة البيانات الافتراضية (VDR).
تقييد الوصول لعناوين IP أو نطاقات محددة:
بالنسبة للبيئات ذات الأمان العالي، فكّر في تقييد الوصول إلى عناوين IP محددة أو المجالات المصرَّح بها. فهذا يحدّ من الدخول ليقتصر على أولئك الموجودين على الشبكات الموثوقة.
مشاركة المستندات بشكل آمن مع اتفاقيات عدم الإفشاء (NDAs):
تنفيذ اتفاقية عدم إفشاء بنظام النقر للموافقة (clickwrap NDA) يجب على المستخدمين قبولها قبل الوصول إلى أي بيانات. يضمن ذلك أن يكون جميع المشاركين على دراية بالسرية والالتزامات القانونية.
5. نظّم هيكل المجلدات لديك
يضمن هيكل المجلدات المنظَّم جيدًا أن يتمكن المستخدمون من العثور بسهولة على المستندات التي يحتاجون إليها وأن تظل البيانات الحساسة محمية. اتبع أفضل الممارسات التالية:
تجميع المجلدات حسب مرحلة المشروع أو الوظيفة:
نظّم غرفة البيانات الافتراضية (VDR) لديك باستخدام مجلدات على المستوى الأعلى وفقًا لمراحل المشروع الرئيسية (مثل العناية الواجبة، الشؤون القانونية، الشؤون المالية) أو المجالات الوظيفية (مثل العقود، الامتثال).
استخدم المجلدات الفرعية للمواضيع المحددة:
أنشئ مجلدات فرعية ضمن كل مرحلة أو وظيفة لتنظيم المستندات بشكل أدق (مثلًا تحت Legal، مجلدات فرعية لـContracts، IP، Regulatory).
تطبيق الأذونات على مستوى المجلد:
تقييد الوصول إلى المجلدات بناءً على نوع المحتوى وأدوار المستخدمين. يجب أن تتمتع المجلدات الحساسة (مثل الشؤون القانونية، سري) بأذونات أكثر صرامة.
استيراد بنية المجلد:
إذا كانت لديك بنية مشروع موجودة (على سبيل المثال من قائمة تحقق في Excel)، فاستخدم ميزة استيراد بنية المجلدات لتوفير الوقت.
6. راقب نشاط المستخدم ومشاركته باستخدام التقارير ولوحة المعلومات
ابقَ على اطّلاع دائم على نشاط المشروع لضمان الامتثال والأمان:
لوحة التحكم:
احصل على لمحة عامة عن حالة الصفقة باستخدام لوحة المعلومات
سجل النشاط ونظرة عامة على المستند:
استخدم سجل النشاط لتتبع عرض المستندات، والتنزيلات، والتفاعلات الأخرى. راقب سلوك المستخدمين بحثًا عن مؤشرات على نشاط غير منتظم.
استخدم نظرة عامة على المستند لضمان التفاعل مع الملفات المناسبة
مصفوفة التفاعل:
تتبَّع كيفية تفاعل المستخدمين مع المستندات—من الذي يعرض الملفات ويحمّلها ويطبعها. يساعد ذلك في تحديد أي محتوى هو الأكثر أهمية أو يحتاج إلى مزيد من الاهتمام.
تقارير الاشتراك:
اشترك في تقارير المشروع الرئيسية لتلقي تحديثات تلقائية حول استخدام التخزين، ونشاط المستخدمين، وغير ذلك.
7. إغلاق المشروع وأرشفتُه
عند اكتمال مشروعك، تأكّد من حفظ جميع البيانات بشكل آمن:
نسخ بيانات المشروع احتياطيًا:
قبل إغلاق المشروع، أنشئ نسخة احتياطية لكل المحتوى. نزّل ملفات المشروع أو اطلب أرشيف USB مُشفّر لمزيد من الأمان.
أرشفة المحتوى:
ضع في اعتبارك أرشفة المشروع للرجوع إليه لاحقًا أو للامتثال. خصّص المحتوى المُدرج في الأرشيف، واختر بين جميع المستندات أو مجموعات محددة أو مجلدات بعينها.
سلة المحذوفات:
استخدم سلة المحذوفات لإدارة الملفات المحذوفة. يمكنك استعادة المحتوى المحذوف إذا لزم الأمر أو حذفه نهائيًا لضمان عدم إمكانية الوصول إليه.
من خلال اتباع هذه الممارسات المُثلى، يمكنك التأكد من أن مشروعك منظم جيدًا وآمن وفعال، مما يعزز تعاونًا سلسًا ويحمي المعلومات الحساسة طوال دورة حياة المشروع.