تخط وانتقل إلى المحتوى الرئيسي

إعدادات المستندات

ابقَ منظمًا مع الفهرسة التلقائية والإصدارات وضوابط النشر لإدارة آمنة للمستندات

تم إجراء التحديث اليوم

تتيح علامة تبويب المستندات ضمن إعدادات المشروع للمسؤولين تكوين التفضيلات المتعلقة بالمستندات لمشاريعهم. للوصول إلى إعدادات المستندات:

  • انتقل إلى الإعداداتالمشروع.

  • انقر على المستندات.

في هذا التبويب، يمكن مشرفو المشروع تمكين أو تعطيل (التبديل تشغيل/إيقاف) الميزات التالية:

  • الفهرسة التلقائية: تحكّم فيما إذا كانت الملفات والمجلدات تُفهرَس رقميًا أم تُرتَّب أبجديًا.

  • إدارة الإصدارات: قم برفع الإصدارات وتخزينها وتتبعها لتحقيق تعاون سلس.

  • النشر: راجع، ونقِّح، وأدِرْ الأذونات قبل النشر وإتاحة المستندات لمشاركي المشروع.

فهرسة المستندات التلقائية

يحدد الفهرسة التلقائية كيفية تنظيم المجلدات والوثائق التي تم رفعها في مشروعك، وهي مفعلة افتراضيًا.

عند التمكين:

  • يتم تعيين أرقام متسلسلة للمجلدات والمستندات تلقائيًا.

  • يمكن إعادة ترتيب الملفات عن طريق تعديل فهرسها يدويًا أو بسحبها وإفلاتها.

عند التعطيل:

  • يتم فرز المجلدات والمستندات أبجديًا بشكل افتراضي (0–9، A–Z).

  • لا يمكن إعادة الترتيب داخل البنية.

💡 إذا عطّلت الفهرسة التلقائية ثم أعدت تفعيلها لاحقًا، فستتم استعادة الترتيب الأصلي للملفات والمجلدات.

إصدار المستندات

إصدار المستندات مفعّل افتراضيًا لتعزيز تدفقات عمل إدارة المستندات لديك.


عند تفعيل هذه الميزة، يحصل مسؤولو المشروع على:

  • المرونة والتحكم الكامل في سجل إصدارات المستندات.

  • تعاون سلس على وثائق دقيقة ومحدَّثة باستمرار.

  • إدارة تخزين فعّالة دون أي تكاليف إضافية للإصدارات السابقة.

⚠️ إذا عطّلتَ إصدار المستندات، فستُحذف جميع إصدارات المستندات السابقة نهائيًا، مع الاحتفاظ بالإصدارات الحالية فقط.

نشر المستندات

نشر المستندات معطّل بشكل افتراضي. يؤدي تمكين النشر إلى إضافة خطوة مراجعة لتعزيز أمان المستندات قبل إتاحتها لمشاركي المشروع.

عند التمكين:

  • يتم تعيين جميع عمليات رفع المستندات الجديدة كغير منشورة افتراضيًا.

  • يجب أن تتم مراجعة المستندات ونشرها من قِبل مسؤولي المشروع، مما يتيح لهم عند الحاجة:

    • احجب أي محتوى حساس.

    • مراجعة أذونات المستند وضبطها.

    • حمِّل إصدارًا مُحدَّثًا.

    • عدِّل اسم المستند، والموقع، والتصنيفات، وغير ذلك.

⚠️ إذا قمت بتمكين النشر ثم تعطيله لاحقًا، فستصبح جميع المستندات غير المنشورة مرئية لمشاركي المشروع وفقًا لأذوناتهم.

هل أجاب هذا عن سؤالك؟