روابط خارجية تتيح للمسؤولين مشاركة ملفات محددة بأمان مع العملاء أو الشركاء أو المستشارين خارج المشروع، مما يسهل التعاون الفعّال مع الأفراد المخوّل لهم مع الحفاظ على التحكم في الوصول وأذونات المحتوى المشترك.

الفائدة الرئيسية من هذه الميزة هي أن هؤلاء المستخدمين لا يحتاجون إلى دعوة إلى المشروع، ولا يحتاجون إلى تسجيل حساب على Ideals للوصول إلى تلك الملفات.

لإنشاء رابط خارجي:

في النافذة المنبثقة التي ظهرت، حدِّد تفضيلاتك.

بمجرد مراجعة جميع الإعدادات المطلوبة واختيارها، انقر إنشاء.

سيتم توجيهك إلى الشاشة الثانية، حيث يمكنك إرسال رابط فورًا إلى أي عناوين بريد إلكتروني محددة.

يمكن العثور على جميع الروابط الخارجية التي تم إنشاؤها في قائمة الوثائق ضمن لوحة التنقل على اليسار – روابط خارجية.

يمكنك تعديل جميع معلمات الرابط، بما في ذلك تمكينه وتعطيله، لضمان التحكم الكامل في الوصول إلى الرابط مع تقدم المشروع.

يمكن للمسؤولين نسخ أي من الروابط الموجودة بالفعل لمشاركتها مع المستخدمين الخارجيين أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.

بالإضافة إلى ذلك، في حال وجود رابط خارجي مسبقًا في المستند، يمكنك الوصول بسرعة إلى هذه الخيارات من قائمة مشاركة:

نسخ الرابط الخارجي متاح أيضًا ضمن عنصر آخر في قائمة السياق: نسخ الرابط – المشاركة الخارجية.

يتلقى أصحاب المصلحة الخارجيون الرابط عبر البريد الإلكتروني أو أي قناة أخرى يختارها المسؤول.

إذا تم إرسال الرابط من المشروع، فسيُعلِم البريد الإلكتروني التلقائي المستلمَ بمن شارك الملف، ويتضمن رسالة إضافية إذا أضافها المسؤول. بعدها يمكنهم المتابعة إلى عملية تسجيل الدخول بالنقر.

يحتاج أصحاب المصلحة فقط إلى التحقق من عنوان بريدهم الإلكتروني باستخدام رمز للوصول إلى الملف.

سيتعيّن على أصحاب المصلحة الذين لم يوافقوا سابقًا على شروط الاستخدام وسياسة الخصوصية تحديد المربع للموافقة قبل أن يتمكنوا من عرض الملف.

إذا تم نقل الملف أو حذفه أو تقييد الوصول إليه، فسيتم عرض رسالة خطأ عامة لمنع كشف المعلومات.

توفر صفحة الرؤى تحليلات رئيسية للمستندات المُشتركة عبر الروابط الخارجية، مما يساعد المسؤولين على تتبّع التفاعل والاستخدام. للوصول إلى الرؤى، انقر عرض الرؤى في صفحة الروابط الخارجية.

هنا يمكنك تتبُّع المقاييس الرئيسية التالية:

يمكنك استخدام عوامل التصفية التالية للتركيز على بيانات محددة: