Was ist eine Due-Diligence-Checkliste?
Eine Checkliste ist ein wesentliches Werkzeug in der Due-Diligence-Phase. Sie hilft dem erwerbenden Unternehmen sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen für die Entscheidungsfindung verfügbar sind, während sie dem Zielunternehmen ermöglicht, wichtige Dokumente zu organisieren und zu präsentieren. Traditionell über Excel-Dateien, die per E-Mail geteilt werden, verwaltet, führen Checklisten oft zu Ineffizienzen wie Versionsverwirrung und redundanten Aktualisierungen.
Die Funktion der Due-Diligence-Checkliste beseitigt diese Herausforderungen, indem sie Administratoren ermöglicht, ihre Checklisten direkt im Projekt hochzuladen, zu bearbeiten und zu verwalten. Diese Zentralisierung fördert eine reibungslose Zusammenarbeit, Echtzeit-Updates und ein gesteigertes Vertrauen in den Prozess.
Hauptvorteile der VDR-Checklistenfunktion
Nahtlose Integration von Checklisten: Laden Sie Ihre bestehenden XMSL-Checklisten ohne Konvertierung in den VDR hoch und bewahren Sie dabei vertraute Arbeitsabläufe.
Live-Zusammenarbeit: Nehmen Sie Echtzeit-Bearbeitungen direkt im VDR vor, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit der neuesten Version arbeiten.
Zentralisiertes Management: Halten Sie eine einzige Informationsquelle für die Checkliste aufrecht, um das erneute Hochladen oder die externe Dateifreigabe zu vermeiden.
Granulare Kontrolle: Weisen Sie Nur-Ansicht oder Bearbeiten-Berechtigungen bestimmten Benutzergruppen zu, um eine sichere Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Umfassende Nachverfolgung: Alle Aktionen, wie Bearbeitungen, Uploads und Downloads, werden im Audit-Log für Transparenz und Verantwortlichkeit aufgezeichnet.
So verwenden Sie die Funktion der Due-Diligence-Checkliste
Schritt 1: Zugriff auf die Checklistenfunktion aktivieren
Administratoren können die Funktionalität für andere Teilnehmer aktivieren, während sie Gruppen einrichten. Sie finden die Einstellung im Abschnitt Projektmanagement.
Berechtigungen bestimmen, welche Gruppen auf die Checklistenfunktion zugreifen können. Standardmäßig ist die Funktion deaktiviert, und Gruppen ohne aktivierte Berechtigungen können den Abschnitt nicht sehen.
Schritt 2: Checklisten hinzufügen, erstellen und verwalten
Administratoren und andere Teilnehmer mit entsprechenden Berechtigungen können mehrere Checklisten innerhalb des Projekts erstellen.
Checklisten mit anderen Gruppen teilen und spezifische Berechtigungen zuweisen:
Nur anzeigen: Benutzer können die Checkliste sehen, aber keine Änderungen vornehmen.
Bearbeiten: Benutzer können direkt bearbeiten sowie eine neue Version herunterladen und hochladen.
Schritt 3: Effizient zusammenarbeiten
Teilnehmer mit Edit-Berechtigungen können Checklisten direkt im VDR aktualisieren. Insbesondere ermöglichen Edit-Berechtigungen den Teilnehmern, neue Versionen zu bearbeiten, herunterzuladen und hochzuladen.
Änderungen werden in Echtzeit gespeichert und sind sofort für alle autorisierten Benutzer sichtbar.
Um Konflikte zu vermeiden, ist paralleles Bearbeiten deaktiviert, sodass nur ein Benutzer gleichzeitig Änderungen vornehmen kann.
Administratoren können die Checkliste bei Bedarf über die Teilen-Schaltfläche oben rechts auf dem Bildschirm freigeben.
Sie werden auf ein Modal mit verschiedenen Optionen stoßen:
Wählen Sie die Gruppen aus, mit denen Sie die Checkliste teilen möchten.
Wählen Sie die Checklistenberechtigungen für die ausgewählten Gruppen aus.
Wählen Sie, ob Sie eine Nachricht oder Anweisungen für die ausgewählten Empfänger schreiben möchten.
Sobald abgeschlossen, drücken Sie Teilen, um die Auswahl zu bestätigen.
Die Empfänger werden per E-Mail über die Checkliste benachrichtigt. Diese E-Mail informiert den Teilnehmer darüber, dass Sie eine Checkliste mit ihm geteilt haben, und gibt klare Anweisungen, wie er darauf zugreifen kann. Wenn Sie eine zusätzliche Nachricht oder Anweisungen bereitgestellt haben, sind diese ebenfalls in der E-Mail enthalten.
Schritt 4: Wie man bearbeitet
Sobald Sie eine Checkliste hochgeladen haben, möchten Sie bestimmte Teile der Excel-Datei bearbeiten. Drücken Sie zuerst das Bearbeiten-Symbol in der oberen rechten Ecke.
Klicken Sie dann in die Zelle, die Sie bearbeiten müssen (A), verwenden Sie die Bearbeitungsleiste oben, um in die Zelle zu schreiben (b), und bestätigen oder verwerfen Sie Ihre Bearbeitung nach Bedarf (C).
Schritt 5: Checklisten herunterladen und erneut hochladen
Checklisten können im Excel-Format heruntergeladen werden, wobei alle im VDR vorgenommenen Aktualisierungen beibehalten werden.
Neue Versionen der Checkliste können jederzeit von Benutzern mit Bearbeitungsberechtigungen für diese spezifische Checkliste erneut hochgeladen werden.
Bearbeitungsberechtigungen
Um bereits eingerichtete Berechtigungen zu ändern, klicken Sie auf die Gruppen, die Sie bearbeiten möchten. Sie finden diese oben rechts auf dem Bildschirm, neben der Teilen-Schaltfläche.
Ein Modell wird angezeigt, das alle Teilnehmer mit Zugriff und deren relevante Berechtigungen anzeigt.
Hier können Sie aus dem entsprechenden Berechtigungs-Dropdown einer Gruppe auswählen. Die Änderungen werden automatisch angewendet und gespeichert.
Prüfprotokoll und Checklistenaktionen
Jede Aktion im Zusammenhang mit der Checkliste wird verfolgt, einschließlich:
Checklisten hochladen und herunterladen.
Bearbeitungen vorgenommen (spezifische Änderungen sind nicht detailliert).
Freigeben oder Ändern von Berechtigungen für die Checkliste.
Dies gewährleistet vollständige Transparenz und Rechenschaftspflicht während des Due-Diligence-Prozesses.
Warum die VDR-Checklistenfunktion verwenden?
Diese Funktion reduziert Ineffizienzen und Frustrationen, die häufig in M&A-Workflows auftreten. Durch die Zentralisierung und Vereinfachung des Checklistenmanagements verbessert sie die Kommunikation, minimiert Fehler und stellt sicher, dass alle Beteiligten aufeinander abgestimmt sind.