Eine Checkliste ist ein unverzichtbares Werkzeug in der Due-Diligence-Phase. Sie hilft dem erwerbenden Unternehmen sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen für die Entscheidungsfindung verfügbar sind, während sie dem Zielunternehmen ermöglicht, wichtige Dokumente zu organisieren und bereitzustellen. Traditionell werden Checklisten über Excel-Dateien verwaltet, die per E-Mail ausgetauscht werden. Dies führt häufig zu Ineffizienzen wie Versionsverwirrung und doppelten Aktualisierungen.
Die Funktion für die Due-Diligence-Checkliste beseitigt diese Herausforderungen, indem sie Administratoren ermöglicht, ihre Checklisten direkt im Projekt hochzuladen, zu bearbeiten und zu verwalten. Diese Zentralisierung fördert eine reibungslose Zusammenarbeit, Echtzeit-Updates und ein gesteigertes Vertrauen in den Prozess.
Wichtige Vorteile
Nahtlose Integration von Checklisten: Laden Sie Ihre bestehenden XLSX-Checklisten ohne Konvertierung in das Projekt hoch und behalten Sie dabei Ihre gewohnten Arbeitsabläufe bei.
Live-Zusammenarbeit: Nehmen Sie in Echtzeit direkt im Projekt Änderungen vor, damit alle Beteiligten stets mit der neuesten Version arbeiten.
Zentrale Verwaltung: Behalten Sie eine einzige, verlässliche Quelle für die Checkliste bei und vermeiden Sie erneutes Hochladen oder das Teilen externer Dateien.
Granulare Steuerung: Weisen Sie bestimmten Benutzergruppen Anzeigen- oder Bearbeiten-Berechtigungen zu, um eine sichere Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Umfassende Nachverfolgung: Verfolgen Sie alle Aktionen wie Bearbeitungen, Uploads und Downloads für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Verwendung der Due-Diligence-Checkliste
Zugriff auf die Checkliste aktivieren
Administratoren können die Funktionalität der Due-Diligence-Checkliste für andere Teilnehmer aktivieren, wenn sie eine neue Gruppe erstellen oder eine bestehende bearbeiten. Die entsprechende Einstellung befindet sich im Abschnitt Projektmanagement.
Funktionsberechtigungen bestimmen, welche Gruppen auf die Checkliste zugreifen können. Standardmäßig ist sie deaktiviert, und Gruppen ohne aktivierte Berechtigungen können den Checklistenbereich im Projekt nicht sehen.
Checklisten hochladen und verwalten
Administratoren und andere Teilnehmer mit Bearbeitungsrechten können mehrere Checklisten innerhalb des Projekts erstellen. Um die erste Checkliste hochzuladen, klicken Sie auf Datei auswählen.
Um mehr als eine Checkliste hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol neben dem Tab Ihrer aktuellen Checkliste.
Neue Versionen der Checkliste können jederzeit für diese spezifische Checkliste erneut hochgeladen werden.
Checklisten können im Excel-Format heruntergeladen werden, wobei alle im Projekt vorgenommenen Aktualisierungen erhalten bleiben.
Checklisten teilen
Um Checklisten mit anderen Gruppen zu teilen und bestimmte Berechtigungen zu vergeben, klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Teilen.
Wählen Sie die Gruppen aus, mit denen Sie die Checkliste teilen möchten.
Wählen Sie die Checklisten-Berechtigungen für die ausgewählten Gruppen aus:
Ansehen: Benutzer können die Checkliste sehen, aber keine Änderungen vornehmen.
Bearbeiten: Benutzer können direkt bearbeiten sowie eine Datei herunterladen, eine neue Version hochladen oder eine bestehende löschen.
Wählen Sie aus, eine Nachricht oder Anweisungen für die ausgewählten Empfänger zu verfassen.
Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Teilen, um zu bestätigen.
Die Empfänger werden per E-Mail benachrichtigt, einschließlich des Namens der Checkliste und Ihrer Nachricht, falls hinzugefügt.
Um bereits eingerichtete Berechtigungen zu ändern, klicken Sie auf eine der Gruppen neben der Schaltfläche Teilen.
Ein Modal wird angezeigt, das alle Teilnehmer mit Zugriff und deren entsprechenden Berechtigungen anzeigt.
Hier können Sie aus dem entsprechenden Berechtigungs-Dropdown einer Gruppe auswählen. Die Änderungen werden automatisch übernommen und gespeichert.
Checkliste bearbeiten
Teilnehmende mit Bearbeitungsrechten können Checklisten direkt im Projekt aktualisieren. Sobald eine Checkliste hochgeladen wurde, können Sie bestimmte Teile der Excel-Datei bearbeiten. Um zu beginnen, klicken Sie oben im Menü auf Bearbeiten.
ℹ️ Um Konflikte zu vermeiden, ist das parallele Bearbeiten deaktiviert, sodass jeweils nur ein Benutzer Änderungen vornehmen kann.
Im Bearbeitungsmodus findest du verschiedene Optionen in der Symbolleiste sowie weitere grundlegende Funktionen, die häufig in Excel-Tabellen verwendet werden.
Die folgenden Aktionen sind verfügbar, wenn Sie die Checkliste direkt im Projekt bearbeiten:
Bearbeiten des Textes in Zellen.
Kopieren und Einfügen von Inhalten.
Textstile bearbeiten: Schriftart, Farbe, Ausrichtung.
Zellenformat bearbeiten: Zahl, Text, Link, Datum.
Auswählen von Dropdown-Werten, wenn Ihre Excel-Datei vordefinierte Dropdown-Optionen enthält.
Spalten und Zeilen anpassen.
Hinzufügen oder Löschen neuer Spalten und Zeilen.
Links einfügen: Fügen Sie einen externen Link hinzu oder wählen Sie direkt ein Projektdokument aus.
Sobald Sie fertig sind, klicken Sie unbedingt auf Speichern. Die Änderungen werden sofort für alle berechtigten Nutzer sichtbar.
Verfolgung der Checklistenaktivität
Jede Aktion im Zusammenhang mit der Checkliste wird im Aktivitätsprotokoll erfasst und protokolliert, einschließlich:
Checklisten hoch- und herunterladen.
Bearbeitungen vorgenommen (spezifische Änderungen sind nicht aufgeführt).
Freigabe oder Änderung der Berechtigungen für die Checkliste.
Dies gewährleistet vollständige Transparenz und Rechenschaftspflicht während des Due-Diligence-Prozesses.