Eine Checkliste ist ein unverzichtbares Werkzeug in der Due-Diligence-Phase. Sie hilft dem erwerbenden Unternehmen sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen für die Entscheidungsfindung verfügbar sind, während sie dem Zielunternehmen ermöglicht, wichtige Dokumente zu organisieren und bereitzustellen. Traditionell werden Checklisten über Excel-Dateien verwaltet, die per E-Mail ausgetauscht werden, was häufig zu Ineffizienzen wie Versionsverwirrung und doppelten Aktualisierungen führt.
Die Funktion für die Due-Diligence-Checkliste beseitigt diese Herausforderungen, indem sie Administratoren ermöglicht, ihre Checklisten direkt im Projekt hochzuladen, zu bearbeiten und zu verwalten. Diese Zentralisierung fördert eine reibungslose Zusammenarbeit, Echtzeit-Updates und ein höheres Maß an Vertrauen in den Prozess.
Wichtige Vorteile
Nahtlose Integration von Checklisten: Laden Sie Ihre bestehenden XLSX-Checklisten ohne Konvertierung in das Projekt hoch und behalten Sie dabei Ihre gewohnten Arbeitsabläufe bei.
Live-Zusammenarbeit: Nehmen Sie in Echtzeit direkt im Projekt Änderungen vor, damit alle Beteiligten stets mit der neuesten Version arbeiten.
Zentrale Verwaltung: Behalten Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für die Checkliste bei und vermeiden Sie erneutes Hochladen oder das Teilen externer Dateien.
Granulare Steuerung: Weisen Sie bestimmten Benutzergruppen Anzeigen- oder Bearbeiten-Berechtigungen zu, um eine sichere Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Umfassende Nachverfolgung: Verfolgen Sie alle Aktionen wie Bearbeitungen, Uploads und Downloads für Transparenz und Verantwortlichkeit.
Verwendung der Due-Diligence-Checkliste
Zugriff auf die Checkliste aktivieren
Administratoren können die Funktionalität der Due-Diligence-Checkliste für andere Teilnehmer aktivieren, während sie eine neue Gruppe erstellen oder eine bestehende bearbeiten. Die entsprechende Einstellung befindet sich im Abschnitt Projektmanagement.
Funktionsberechtigungen bestimmen, welche Gruppen auf die Checkliste zugreifen können. Standardmäßig ist sie deaktiviert, und Gruppen ohne aktivierte Berechtigungen können den Checklisten-Bereich im Projekt nicht sehen.
Checklisten hochladen und verwalten
Administratoren und andere Teilnehmer mit Bearbeitungsrechten können mehrere Checklisten innerhalb des Projekts erstellen. Um die erste Checkliste hochzuladen, klicken Sie auf Datei auswählen.
Um mehr als eine Checkliste hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol neben dem aktuellen Checklisten-Tab.
Neue Versionen der Checkliste können jederzeit für diese spezifische Checkliste erneut hochgeladen werden.
Checklisten können im Excel-Format heruntergeladen werden, wobei alle im Projekt vorgenommenen Aktualisierungen erhalten bleiben.
Checklisten teilen
Um Checklisten mit anderen Gruppen zu teilen und bestimmte Berechtigungen zuzuweisen, klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Teilen.
Wählen Sie die Gruppen aus, mit denen Sie die Checkliste teilen möchten.
Wählen Sie die Checklisten-Berechtigungen für die ausgewählten Gruppen aus:
Ansehen: Benutzer können die Checkliste sehen, aber keine Änderungen vornehmen.
Bearbeiten: Benutzer können direkt bearbeiten sowie eine neue Version herunterladen, hochladen oder eine bestehende löschen.
Entscheiden Sie sich dafür, eine Nachricht oder Anweisungen für die ausgewählten Empfänger zu verfassen.
Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Teilen, um zu bestätigen.
💡 Die Freigabeeinstellungen gelten nur für die aktuell geöffnete Datei. Wenn es mehrere Checklisten gibt, muss die Freigabe für jede einzelne separat konfiguriert werden, indem Sie den entsprechenden Tab auswählen und die Einstellungen individuell anpassen.
Die Empfänger werden per E-Mail benachrichtigt, einschließlich des Namens der Checkliste und Ihrer Nachricht, falls hinzugefügt.
Um bereits eingerichtete Berechtigungen zu ändern, klicken Sie auf eine der Gruppen neben der Schaltfläche Teilen.
Ein Modal wird angezeigt, das alle Teilnehmer mit Zugriff und deren entsprechenden Berechtigungen zeigt.
Hier können Sie aus dem entsprechenden Berechtigungs-Dropdown einer Gruppe auswählen. Die Änderungen werden automatisch übernommen und gespeichert.
Checkliste bearbeiten
Teilnehmer mit Bearbeitungsrechten können Checklisten direkt im Projekt aktualisieren. Sobald Sie eine Checkliste hochgeladen haben, können Sie bestimmte Teile der Excel-Datei bearbeiten. Um zu beginnen, klicken Sie oben im Menü auf Bearbeiten.
ℹ️ Um Konflikte zu vermeiden, ist das parallele Bearbeiten deaktiviert, sodass immer nur ein Benutzer gleichzeitig Änderungen vornehmen kann.
Im Bearbeitungsmodus finden Sie verschiedene Optionen in der Symbolleiste sowie weitere grundlegende Funktionen, die häufig in Excel-Tabellen verwendet werden.
Die folgenden Aktionen sind verfügbar, wenn die Checkliste direkt im Projekt bearbeitet wird:
Bearbeiten des Textes in Zellen.
Kopieren und Einfügen von Inhalten.
Textstile bearbeiten: Schriftart, Farbe, Ausrichtung.
Zellenformat bearbeiten: Zahl, Text, Link, Datum.
Auswählen von Dropdown-Werten, wenn Ihre Excel-Datei vordefinierte Dropdown-Optionen enthält.
Größenänderung von Spalten und Zeilen.
Hinzufügen oder Löschen neuer Spalten und Zeilen.
Links einfügen: Fügen Sie einen externen Link hinzu oder wählen Sie direkt ein Projektdokument aus.
Sobald Sie fertig sind, klicken Sie unbedingt auf Speichern. Die Änderungen werden sofort für alle berechtigten Benutzer sichtbar.
Verfolgung der Checklistenaktivität
Jede Aktion im Zusammenhang mit der Checkliste wird im Aktivitätsprotokoll verfolgt und protokolliert, einschließlich:
Checklisten hoch- und herunterladen.
Bearbeitungen vorgenommen (spezifische Änderungen sind nicht aufgeführt).
Freigabe oder Änderung von Berechtigungen für die Checkliste.
Dies gewährleistet vollständige Transparenz und Verantwortlichkeit während des Due-Diligence-Prozesses.