Sobald Ihr Projekt erstellt wurde, müssen Sie es für den sicheren Zugriff durch beteiligte Parteien einrichten.
Allgemeine Einrichtung
Die Projekteinstellungen befinden sich im Einstellungen Menü in der linken Leiste.
Hier können Sie die folgenden Einstellungen überprüfen und aktualisieren:
Allgemein: Bearbeiten Sie den Projektnamen, die Kontaktdaten des Administrators, deaktivieren oder aktivieren Sie die automatische Dokumentenindizierung und sehen Sie den Speicherort Ihres Projekts ein.
Branding: Laden Sie ein Logo hoch, ändern Sie die Themenfarbe und den Hintergrund der Anmeldeseite, um die Marke Ihres Unternehmens widerzuspiegeln.
Etiketten: Fügen Sie bestehende Etikettengruppen hinzu und passen Sie deren Werte an. Die Etikettierung hilft dabei, Ihre Dokumente in verschiedenen Ordnern im Projekt zu organisieren.
Nutzungsbedingungen: Erstellen Sie Bedingungen, die Teilnehmer akzeptieren müssen, bevor sie auf Ihr Projekt zugreifen können.
Wasserzeichen: Entscheiden Sie, wann Wasserzeichen angezeigt werden sollen; Bearbeiten Sie die Farbe, Deckkraft, Position und enthaltenen Details der Wasserzeichen.
Sicherheit: Gewähren Sie bei Bedarf Supportzugriff; stärken Sie die Sicherheit durch Aktivierung der 2-Schritt-Verifizierung und E-Mail-Verifizierung, beschränken Sie den Zugriff auf E-Mail-Domänen und IP-Adressen.
💡 Mit dem Enterprise-Abonnement können Firmenkontoinhaber und -manager Standardeinstellungen für alle neu erstellten Projekte definieren. Dies gewährleistet die Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und eine schnellere Projekteinrichtung.
Das Projekt befüllen
Definieren Sie als nächstes die Dokumente, die hinzugefügt werden müssen, und die Teilnehmer, die in Ihrem Projekt beteiligt sein sollen.
Dokumente hochladen
Sie können auf eine der folgenden Arten mit den Projektunterlagen beginnen:
Dokumente hochladen von Ihrem Computer oder aus dem externen Speicher (zum Beispiel SharePoint oder OneDrive).
Ordnerstruktur importieren, um sie später mit Dokumenten von Ihnen oder anderen Teilnehmern zu füllen.
Dokumente verwalten
Wenn Änderungen an bereits hochgeladenen Dokumenten erforderlich sind, können Sie ganz einfach:
Dokumente kopieren und verschieben innerhalb eines Projekts oder in ein anderes Projekt.
Löschen Sie Dateien und Ordner.
Benennen Sie einzelne oder mehrere Dokumente mit der Funktion "Mehrere umbenennen" um.
Einladen von Teilnehmern und Zuweisen von Berechtigungen
Nach dem Einrichten des Projekts und dem Hochladen aller erforderlichen Dateien und Ordner ist der nächste Schritt, den Teilnehmerzugang zu konfigurieren, indem Benutzergruppen erstellt und Berechtigungen entsprechend zugewiesen werden.
Im Teilnehmer-Tab können Sie:
Fügen Sie einen weiteren Administrator hinzu, um Ihnen bei der Verwaltung des Projekts zu helfen.
Richten Sie granulare Dokumentenberechtigungen ein, die aus 8 Stufen bestehen: Kein Zugriff, Zaun, Ansicht, Verschlüsselt, PDF, Original, Hochladen und Verwalten.
Definieren Sie den Projektzugriff und andere Sicherheitseinstellungen.
Fügen Sie Teilnehmer während oder nach der Erstellung zu Gruppen hinzu.
Teilnehmer in großen Mengen importieren über Excel oder einzeln zu zuvor erstellten Gruppen einladen.
Dokumente teilen
Sie können Ihre Projektdokumente bei Bedarf sowohl mit eingeladenen Teilnehmern als auch mit externen Parteien teilen.
Berechtigungen für Projektteilnehmer
Die Seite für zugewiesene Berechtigungen dient dazu, Dokumente innerhalb des Projekts nur mit eingeladenen Teilnehmern zu teilen. Sie können Berechtigungen festlegen während der Gruppenerstellung und diese jederzeit in den Berechtigungen verwalten.
Dateilink für externe Teilnehmer
Im Dokumente-Tab können Sie einen Link teilen für den sofortigen Zugriff auf eine Datei durch die angegebenen Parteien außerhalb des Projekts. Es ist keine Einladung und Registrierung erforderlich, aber Sie können Ihre Daten dennoch sicher halten, indem Sie den Zugriff widerrufen und die Aktivitäten im Audit-Trail verfolgen.
💡 Diese Funktion ist verfügbar mit einem Business und Enterprise Abonnement.
Aktivitätsverfolgung
Alle Projektaktivitäten können mit Hilfe von umfassenden Berichten verfolgt werden, einschließlich Dokumentenzugriff, Benutzeranmeldungen, Änderungen der Projekteinstellungen und falls erforderlich, Aktion für Aktion. Zusätzlich können Sie sich für verschiedene E-Mail-Benachrichtigungen entscheiden, um auf dem Laufenden zu bleiben und sich für verfügbare Berichte anzumelden.
Verfügbare Berichte
Aktivitätsprotokoll: Erhalten Sie detaillierte Informationen zur Projektaktivität, einschließlich der Verfolgung einzelner Benutzeraktionen wie Dateizugriff, Dauer der Dateiansicht, Änderung der Berechtigungen und aller anderen Ereignisse.
Engagement-Matrix: Verfolgen Sie, wie Benutzer mit Dateien und Ordnern im Projekt interagieren, einschließlich Aktionen wie Ansehen, Herunterladen und Drucken von Dokumenten.
Datenspeicherung: Sehen Sie die größten Dateien und Ordner, Nutzungstrends, exportieren Sie alle in Excel und treffen Sie relevante finanzielle und kosteneffiziente Entscheidungen.
Abonnements: bleiben Sie auch dann auf dem Laufenden, wenn Sie die Plattform nicht nutzen – abonnieren Sie einen der verfügbaren Berichte, um wichtige Projektupdates per E-Mail in einer ausgewählten Frequenz zu erhalten.
Benachrichtigungen
In den persönlichen Einstellungen unter dem Einstellungsmenü können Sie die folgenden Benachrichtigungen einstellen:
Hochgeladene und gelöschte Dokumente
Von mir hochgeladene und gelöschte Dokumente
Der Datenspeicher hat das Limit erreicht
Neue Q&A-Aktivität
Wartung des Projekts
Projekt-Dashboard
Projektadministratoren können einen schnellen Überblick über das gesamte Projekt erhalten, indem sie Echtzeit-Einblicke, Statistiken und Diagramme nutzen: Aktivität, Fragen & Antworten und Dokumente.
F&A
Sobald Teilnehmer hinzugefügt wurden, können Sie den Q&A-Bereich einrichten für sichere Kommunikation ohne das Projekt zu verlassen. Da die verschiedenen Teams so schnell wie möglich einsatzbereit sein müssen, sobald das Projekt startet, ist ein geeignetes Q&A-Tool entscheidend, um Datenverletzungen zu verhindern und eine effiziente Kommunikation zu gewährleisten.
Papierkorb
Administratoren können gelöschte Inhalte in dem Papierkorb, der im linken Navigationsbereich verfügbar ist, verwalten. Er bietet Sortierfunktionen und die Möglichkeit, Dokumente bei Bedarf entweder wiederherzustellen oder dauerhaft zu löschen.
Projektarchivierung
In jeder Phase Ihres Geschäfts können Sie USB-Laufwerke bestellen mit dem Inhalt Ihres Projekts.
Sobald Ihr Projekt abgeschlossen ist oder sich dem Ende nähert, können Sie es schließen oder eine Schließung für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit planen.
💡 Stellen Sie sicher, dass Sie eine Sicherungskopie Ihres Projektinhalts vor der Schließung haben, da auch Administratoren den Zugriff auf das Projekt verlieren, sobald es geschlossen ist.