Alternativ zu einer USB-Archivbestellung können Sie ein herunterladbares Archiv mit den Projektinhalten erstellen. Unser System generiert ein ZIP-Archiv, das mit einem starken Passwort geschützt ist und Ihnen sowie ausgewählten Projektteilnehmern 30 Tage lang zum Download zur Verfügung steht.
ℹ️ Herunterladbare Archive können nur für aktive Projekte erstellt werden.
Um ein Archiv zu erstellen, gehen Sie zum Projektarchivierung-Tab. In diesem Menü navigieren Sie zum Herunterladbares Archiv-Abschnitt und klicken Sie auf Archiv erstellen.
Archivinhalt
Es gibt 3 verfügbare Optionen: Dokumente und Berichte, Nur Dokumente und Benutzerdefiniert.
💡 Das Projektverzeichnis ist standardmäßig in allen Archiven enthalten und enthält die Liste der Dokumente, die der ausgewählten Option entsprechen.
Dokumente und Berichte
Standardmäßig umfasst dieser Archivtyp alle Projektdokumente und zusätzliche Berichte zu Berechtigungen, Aktivitätsprotokoll und Teilnehmern.
Optional können Sie den Inhalt des Papierkorbs sowie Q&A-Diskussionen und Anhänge einbeziehen.
ℹ️ Der Papierkorb ist nur verfügbar, wenn er nicht leer ist. Und die Inhalte von Q&A sind nur für Projekte verfügbar, bei denen Q&A aktiviert und eingerichtet ist.
Nur Dokumente
Standardmäßig umfasst dieser Archivtyp alle Projektdokumente ohne zusätzliche Berichte.
Optional können Sie den Inhalt des Papierkorbs einbeziehen.
ℹ️ Der Papierkorb ist nur verfügbar, wenn er nicht leer ist.
Benutzerdefiniert
Diese Option ermöglicht es Ihnen, auszuwählen, welche Dokumente und Berichte im Archiv enthalten sein sollen. Es gibt 3 Optionen:
Verfügbar für Benutzergruppe
Nur Dokumente, die für die ausgewählte Benutzergruppe zugelassen sind.
ℹ️ Die Liste enthält sowohl aktive als auch deaktivierte Benutzergruppen. Gelöschte Gruppen, Administratoren und benutzerdefinierte Gruppen sind nicht verfügbar. Erfahren Sie mehr über Benutzerrollen.
Optional, zusätzliche Berichte und Daten: Aktivitätsprotokoll, Benutzerliste, Berechtigungen sowie Q&A-Diskussionen und Anhänge.
Sie können auch die Liste der verfügbaren Dokumente für die ausgewählte Gruppe anzeigen.
Ausgewählte Ordner
Spezifische Ordner, die im Archiv enthalten sein sollten.
Optional, zusätzliche Berichte und Daten: Benutzerliste, Papierkorb und Q&A-Diskussionen und Anhänge.
Alle Dokumente
Alle Projektdokumente sind enthalten.
Optional: zusätzliche Berichte und Daten: Aktivitätsprotokoll, Benutzerliste, Berechtigungen, Papierkorb sowie Q&A-Diskussionen und Anhänge.
Wenn es im Projekt mindestens ein Dokument mit den angewendeten Schwärzungen gibt, können Sie auswählen, ob der geschwärzte Inhalt angezeigt oder ausgeblendet werden soll.
Empfänger
Wählen Sie im Dropdown-Menü der Empfänger die Projektteilnehmer aus, mit denen Sie dieses Archiv teilen möchten. Sobald das Archiv bereit ist, erhält jeder Empfänger eine E-Mail mit dem Link zur Archiv-Seite, auf der sie das Archiv herunterladen und das Passwort kopieren können.
💡 Beachten Sie, dass nur eingeladene Teilnehmer auf die Seite zugreifen können, um das Archiv herunterzuladen. Alle verfügbaren Archivbestellungen finden Sie auf der Archiv-Seite.
Archiv wird erstellt
Sobald Sie den Archivinhalt und die Empfänger festgelegt haben, klicken Sie auf Erstellen.
Ihre Archivanforderung wird zur Verarbeitung in die Systemwarteschlange aufgenommen. Die Erstellung des Archivs dauert in der Regel bis zu einer Stunde, kann jedoch je nach Projektgröße länger dauern.
Nach Abschluss erhalten Sie eine E-Mail-Bestätigung. Wenn Sie die E-Mail verpasst haben, können Sie den Status jederzeit im Projektarchivierungs-Tab oder auf der Archiv-Seite überprüfen, wo Sie alle Ihre Bestellungen über mehrere Projekte hinweg finden können.
Lange Pfade
Falls das Projekt Dokumente mit langen Pfaden (über 260 Zeichen) enthält, erhalten Sie ein Bestätigungsfenster, in dem Sie gefragt werden, wie Sie fortfahren möchten.
Um sicherzustellen, dass Empfänger erfolgreich mit dem Archiv auf Windows OS arbeiten können, müssen Sie entscheiden, wie solche Dokumente exportiert werden sollen:
Verkürzen Sie lange Pfade: verkürzt Dokumentnamen, sodass Pfade 200 Zeichen nicht überschreiten, und ermöglicht die Arbeit mit diesen Archiven ohne zusätzliche Werkzeuge.
💡 Erfahren Sie mehr über lange Dokumentpfade und Trunkierungslogik.
Archiv wird heruntergeladen
Sobald das Archiv erstellt ist, finden Sie auf der Karte eine Schaltfläche zum Herunterladen und ein Passwort. Das Passwort wird auch in der Bestätigungs-E-Mail geteilt, um schnellen Zugriff zu ermöglichen, ohne dass Sie sich in Ihr Konto einloggen müssen.
💡 Beachten Sie, dass das Archiv 30 Tage ab dem Erstellungsdatum zum Download verfügbar ist. Sie können anhand des Status verfolgen, wie viele Tage noch verbleiben.
Neben dem Archiv selbst können Sie auch ein Bestätigungsschreiben herunterladen, das den Inhalt und die Prüfsumme bestätigt.
Zugriff auf Archiv widerrufen
Falls das Archiv versehentlich erstellt oder mit den falschen Empfängern geteilt wurde, können Projektadministratoren die Empfänger bearbeiten.
Gehen Sie zu Projektarchivierung des gegebenen Projekts oder zur Archiv-Seite über alle Projekte hinweg.
Klicken Sie in der entsprechenden Archivkarte auf Bearbeiten neben Empfänger.
Entfernen Sie die entsprechenden Empfänger aus der Liste.
Klicken Sie auf Speichern.
ℹ️ Der Auftraggeber ist ein Standardempfänger und kann nicht entfernt werden.
Archivstatus
Es gibt 3 verfügbare Status, die Ihnen helfen, Ihre Bestellungen zu verfolgen:
Vorbereitung: sobald der Auftrag zur Archivierung erteilt wurde.
Verfügbar bis: Sobald das Archiv zum Download bereitsteht, ist es 30 Tage lang verfügbar.
Abgelaufen: Das Archiv steht nicht mehr zum Download zur Verfügung. Sie können jedoch bei Bedarf immer noch das Passwort finden.
