Das Sperren von Projekten bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und Kontrolle, die es Administratoren ermöglicht, weitere Änderungen zu verhindern, während Dokumente weiterhin zur Ansicht zugänglich bleiben. Dies gewährleistet die Datenintegrität, Sicherheit und Konsistenz, was besonders in Szenarien wie rechtlicher Überprüfung, Archivvorbereitung und Abschluss von Geschäften wertvoll ist. Darüber hinaus bietet die Bestätigung der Sperrung einen klaren Nachweis darüber, wann das Projekt gesperrt wurde, was bei der Einhaltung von Vorschriften und der Beilegung von Streitigkeiten hilft. Durch die Beseitigung der Notwendigkeit von Umgehungslösungen verbessert das Sperren von Projekten die Kontrolle und Transparenz für alle Beteiligten.
Das Projekt sperren
Projektadministratoren können das Projekt in den Einstellungen – Allgemein sperren.
Navigieren Sie zum Sperrblock.
Klicken Sie auf Projekt sperren.
Alternativ klicken Sie auf das Status-Dropdown und wählen Sie den Gesperrt-Status aus.
Projektarchivierung
Unter Entsperrrechte wählen Sie Administratoren aus, die in der Lage sein sollen, das Projekt zu entsperren.
Bestätigen und sperren Sie das Projekt.
Sobald das Projekt gesperrt ist:
Dokument-Uploads, Löschungen, Umbenennungen, Verschiebungen, Kopieren und andere strukturelle Änderungen sind deaktiviert. Das Anzeigen und Herunterladen von Dokumenten bleibt jedoch allen Teilnehmern basierend auf ihren Dokumentberechtigungen verfügbar.
Nur autorisierte Administratoren können das Projekt entsperren. Der Administrator, der die Sperrung initiiert, wird standardmäßig ausgewählt, kann jedoch bei Bedarf entfernt und/oder andere Administratoren hinzugefügt werden.
Eine E-Mail-Bestätigung wird an alle Projektadministratoren gesendet, mit der angehängten Bestätigung der Sperrung und dem Projektindex zum Zeitpunkt der Sperrung. Die Bestätigung der Sperrung steht auch jederzeit zum Download in den Projekteinstellungen zur Verfügung.
Nicht-Admin-Teilnehmer erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen über das Sperren. Beim Betreten des gesperrten Projekts sehen sie eine Nachricht, die sie darüber informiert, dass das Projekt gesperrt wurde.
Administratoren können weiterhin ein herunterladbares Archiv zur Freigabe anfordern, ein USB-Archiv bestellen und das Projekt schließen.
ℹ️ Wenn Sie ein USB-Archiv bestellen oder ein Komfortschreiben für ein herunterladbares Archiv anfordern, wird das Projekt zur Wahrung der Datenintegrität gesperrt, falls es nicht bereits gesperrt ist. Dies stellt sicher, dass die archivierte Version ein wahrheitsgetreues und endgültiges Protokoll des Projekts bleibt.
Das Projekt entsperren
Autorisierte Projektadministratoren können das Projekt in den Einstellungen – Allgemein entsperren.
Navigieren Sie zum Sperrblock.
Klicken Sie auf Projekt entsperren.
Alternativ klicken Sie auf das Status-Dropdown und wählen Sie den Live-Status aus.
Bestätigen und entsperren Sie das Projekt.
Nach dem Entsperren des Projekts wird eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Administratoren gesendet.
ℹ️ Die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn:
Der Administrator hat keine Entsperrrechte und wird eine entsprechende Nachricht sehen.
Es gibt ausstehende Archivierungsaufträge, die eine Projektsperrung zur Datenintegrität erfordern.