Alternativ zu einer USB-Archivbestellung können Sie ein herunterladbares Archiv mit den Projektinhalten erstellen. Unser System generiert ein mit einem starken Passwort geschütztes ZIP-Archiv, das Ihnen und ausgewählten Projektteilnehmern 30 Tage lang zum Download zur Verfügung steht.
ℹ️ Herunterladbare Archive sind in allen Abonnements enthalten und können so oft wie nötig angefordert werden.
Um ein Archiv zu erstellen, gehen Sie zum Tab Projektarchivierung Ihres Projekts. Navigieren Sie in diesem Menü zum Abschnitt Herunterladbares Archiv und klicken Sie auf Archiv erstellen.
Archivinhalt
Es gibt 3 verfügbare Optionen: Dokumente und Berichte, Nur Dokumente und Benutzerdefiniert.
💡 Der Projektindex ist standardmäßig in allen Archiven enthalten und enthält die Liste der Dokumente, die der gewählten Option entsprechen.
Dokumente und Berichte
Standardmäßig enthält dieser Archivtyp alle Projektdokumente und zusätzliche Berichte über Berechtigungen, Aktivitätsprotokoll (Verlauf aller Aktionen) und Benutzerliste.
Optional können Sie den Inhalt des Papierkorbs sowie Q&A-Diskussionen und Anhänge einbeziehen.
ℹ️ Der Papierkorb ist nur verfügbar, wenn er nicht leer ist. Und Q&A-Inhalte sind nur für Projekte mit aktiviertem und eingerichtetem Q&A verfügbar.
Nur Dokumente
Standardmäßig enthält dieser Archivtyp alle Projektdokumente ohne zusätzliche Berichte.
Optional können Sie den Inhalt des Papierkorbs einbeziehen.
ℹ️ Der Papierkorb ist nur verfügbar, wenn er nicht leer ist.
Benutzerdefiniert
Diese Option ermöglicht es Ihnen, auszuwählen, welche Dokumente und Berichte im Archiv enthalten sein sollen. Es gibt 3 Optionen:
Für Benutzergruppe verfügbar
Nur Dokumente, die für die ausgewählte Benutzergruppe zugelassen sind.
ℹ️ Die Liste enthält sowohl aktive als auch deaktivierte Benutzergruppen. Gelöschte Gruppen, Administratoren und benutzerdefinierte Gruppen sind nicht verfügbar. Erfahren Sie mehr über Benutzerrollen.
Optional, zusätzliche Berichte und Daten: Aktivitätsprotokoll, Benutzerliste, Berechtigungen und Q&A-Diskussionen und Anhänge.
Sie können auch die Liste der für die ausgewählte Gruppe verfügbaren Dokumente anzeigen.
Ausgewählte Ordner
Spezifische Ordner, die im Archiv enthalten sein sollen.
Optional, zusätzliche Berichte und Daten: Benutzerliste, Papierkorb und Q&A-Diskussionen und Anhänge.
Alle Dokumente
Alle Projektdokumente sind enthalten.
Optional, zusätzliche Berichte und Daten: Aktivitätsprotokoll, Benutzerliste, Berechtigungen, Papierkorb und Q&A-Diskussionen und Anhänge.
💡 Alle Berichte enthalten nur die Daten der ausgewählten Gruppe oder Ordner. Wenn sich mindestens ein Dokument mit angewendeten Schwärzungen im Projekt befindet, können Sie auswählen, ob der geschwärzte Inhalt angezeigt oder ausgeblendet werden soll.
Empfänger
Wählen Sie im Empfänger-Dropdown die Projektteilnehmer aus, mit denen Sie dieses Archiv teilen möchten. Sobald das Archiv bereit ist, erhält jeder Empfänger eine E-Mail mit dem Link zur Archiv-Seite, auf der sie das Archiv herunterladen und das Passwort kopieren können.
💡 Bitte beachten Sie, dass nur eingeladene Teilnehmer Zugriff auf die Seite zum Herunterladen des Archivs haben. Alle verfügbaren Archivbestellungen finden Sie auf der Seite Archive.
Compliance
Im Compliance-Bereich können Sie sich ein Comfort Letter ausstellen lassen, der den Inhalt des Archivs bestätigt.
⚠️ Falls ein Comfort Letter erforderlich ist, muss das Projekt gesperrt werden, um die Datenintegrität zu gewährleisten. Falls es noch nicht gesperrt wurde, werden Sie dazu aufgefordert. So wird sichergestellt, dass die archivierte Version ein wahrheitsgetreues und endgültiges Protokoll des Projekts bleibt.
Archiv wird erstellt
Sobald Sie den Archivinhalt und die Empfänger festgelegt haben, klicken Sie auf Erstellen.
Ihre Archivierungsanfrage wird zur Verarbeitung in die Systemwarteschlange aufgenommen. Die Erstellung des Archivs dauert in der Regel bis zu einer Stunde, kann jedoch je nach Projektgröße länger dauern.
Nach Abschluss erhalten Sie eine E-Mail-Bestätigung. Falls Sie die E-Mail verpasst haben, können Sie den Status jederzeit im Tab zur Projektarchivierung oder auf der Archiv-Seite überprüfen, wo Sie alle Ihre Bestellungen aus verschiedenen Projekten finden.
Lange Pfade
Falls das Projekt Dokumente mit langen Pfaden (über 260 Zeichen) enthält, erscheint ein Bestätigungsfenster, in dem Sie gefragt werden, wie Sie fortfahren möchten.
Um sicherzustellen, dass die Empfänger mit dem Archiv unter Windows-Betriebssystem erfolgreich arbeiten können, müssen Sie entscheiden, wie Sie solche Dokumente exportieren:
Lange Pfade kürzen: verkürzt Dokumentnamen, sodass die Pfade 200 Zeichen nicht überschreiten. Dadurch kann mit diesen Archiven ohne zusätzliche Tools gearbeitet werden.
💡 Erfahren Sie mehr über lange Dokumentenpfade und Verkürzungslogik.
Archiv wird heruntergeladen
Sobald das Archiv erstellt wurde, finden Sie auf dessen Karte eine Download-Schaltfläche und ein Passwort. Das Passwort wird außerdem in der Bestätigungs-E-Mail mitgeteilt, sodass Sie schnellen Zugriff haben, ohne sich in Ihr Konto einloggen zu müssen.
💡 Beachten Sie, dass das Archiv ab dem Erstellungsdatum 30 Tage lang zum Download verfügbar ist. Sie können anhand des Status verfolgen, wie viele Tage noch verbleiben.
Neben dem Archiv selbst können Sie auch ein Bestätigungsschreiben herunterladen, das den Inhalt und die Prüfsumme bestätigt.
Zugriff auf das Archiv widerrufen
Falls das Archiv versehentlich erstellt oder mit den falschen Empfängern geteilt wurde, können Projektadministratoren die Empfänger bearbeiten.
Gehen Sie zu Projektarchivierung des jeweiligen Projekts oder zur Archiv-Seite für alle Projekte.
Klicken Sie in der entsprechenden Archivkarte neben Empfänger auf Bearbeiten.
Entfernen Sie die entsprechenden Empfänger aus der Liste.
Klicken Sie auf Speichern.
ℹ️ Der Auftraggeber ist ein Standardempfänger und kann nicht entfernt werden.
Archivstatus
Es gibt 3 verfügbare Status, die Ihnen helfen, Ihre Bestellungen zu verfolgen:
Vorbereitung: sobald der Auftrag zur Archiv-Erstellung erteilt wurde.
Projektarchivierung
Verfügbar bis: Sobald das Archiv zum Download bereitsteht, ist es 30 Tage lang verfügbar.
Projektarchivierung
Abgelaufen: Das Archiv steht nicht mehr zum Download zur Verfügung. Sie können jedoch weiterhin das Passwort finden, falls benötigt.
Projektarchivierung