Das neue Online-Archiv bietet eine einfache, sichere und kosteneffiziente Lösung für den langfristigen Zugriff auf Projektdaten. Durch den Wegfall von USB-Auslieferungen stellt es sicher, dass alle autorisierten Beteiligten auch nach Abschluss eines Projekts auf die Informationen zugreifen können, während gleichzeitig Compliance-Anforderungen erfüllt werden und Ihre Daten jederzeit bequem verfügbar bleiben. Ein Online-Archiv ist eine cloudbasierte, schreibgeschützte Version Ihres Projekts. Sobald ein Projekt archiviert ist, ist sein Index festgelegt, was bedeutet, dass keine Änderungen wie Löschen, Verschieben oder Hochladen mehr vorgenommen werden können.
ℹ️ Verfügbar nur mit Core- und Premier-Abonnements
💡 Erfahre mehr über alle verfügbaren Archivierungsoptionen
Projekt online archivieren
Um auf die Online-Archivfunktion zuzugreifen, gehen Sie zu einem der folgenden Tabs im linken Navigationsbereich:
Einstellungen – Allgemein, wechsle zur Karte Archivierung und klicke auf Projekt archivieren.
Sie können auch auf das Dropdown-Menü für den Projektstatus klicken und Archiviert auswählen.
Projektarchivierung – Online-Archiv-Karte, klicken Sie auf Projekt archivieren.
Auf der geöffneten Seite geben Sie die erforderlichen Informationen ein, um Ihr Projekt online zu archivieren.
Dauer
Lege fest, für wie viele Jahre du das Projekt online speichern möchtest, indem du die Zahl auswählst oder eingibst.
💡 Die Mindestlaufzeit beträgt 3 Jahre, die maximale 10. Je nach Ihren Abonnementbedingungen können 5 Jahre als Alternative zu USB-Laufwerken enthalten sein.
Wenn Sie Jahre auswählen, werden Ihnen möglicherweise dynamisch angepasste jährliche und Gesamtgebühren angezeigt, um vollständige Transparenz über die anfallenden Kosten gemäß Ihren Abonnementbedingungen zu gewährleisten. Die Rechnung wird an die im Reiter subscription des Unternehmenskontos angegebene Rechnungskontaktperson gesendet.
Zugriffsrechte
Hier können Sie bestehende Projektteilnehmer hinzufügen und/oder neue externe Benutzer einladen, die Zugriff auf das Projektarchiv haben sollen.
Um Projektteilnehmer hinzuzufügen, suchen und wählen Sie sie einfach in der Dropdown-Liste aus.
Um Nutzern außerhalb Ihres Projekts Zugriffsrechte zu gewähren, klicken Sie unten in der Dropdown-Liste mit den vorhandenen Teilnehmern auf Externe Nutzer einladen.
⚠️ Alle Teilnehmenden mit Zugriffsrechten haben gleichberechtigten, vollständigen Zugriff auf alle Projektdokumente, Teilnehmenden, Einstellungen, Aktivitätsprotokolle und andere Funktionen.
Bestätigung
Wenn du fertig bist, klicke auf Projekt archivieren. Bestätige im daraufhin angezeigten Modal zusätzlich die eventuell anfallenden Gebühren und nimm sie zur Kenntnis, falls zutreffend.
Wenn Ihr Projekt vor der Archivierung nicht gesperrt wurde, wird es vorübergehend gesperrt, um das Online-Archiv vorzubereiten. So wird sichergestellt, dass die archivierten Daten einen unverfälschten und endgültigen Stand des Projekts darstellen.
⚠️ Das Archivieren von Projekten kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn dies versehentlich geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren Account Manager oder den Kundensupport, um weitere Unterstützung zu erhalten.
Sobald das Projekt archiviert ist, wird eine E‑Mail mit der Bestätigung der Archivierung an die Projektadministratoren gesendet, die zum Onlinearchiv hinzugefügt wurden. Andere Teilnehmende erhalten eine separate Einladung zum Onlinearchiv.
Archivierte Projektfunktionen
Wenn das Projekt archiviert wird, wird es zu einem schreibgeschützten Archiv mit eingeschränkter Funktionalität im Vergleich zu einem regulären Datenraum.
Dashboard
Das Dashboard des Online-Archivs ist eine Landingpage, die im oberen Bereich einen schnellen Überblick über die folgenden Details bietet:
Als das Projekt archiviert wurde.
Bis wann das Projekt archiviert wird.
Bestätigung der Archivierung: ein von Ideals unterzeichnetes Dokument, das Datum und Uhrzeit der Archivierung bestätigt.
💡 Klicke auf Projektlebenszyklus, um weitere Details zur Verlaufshistorie des Projektstatus und zu anderen Informationen zu erhalten.
Auf das obere Bedienfeld folgt eine zusammenfassende Übersicht der Projektdokumente, einschließlich Speichergröße und Aufschlüsselung nach Dokumenttypen.
Auf der linken Seite finden Sie die zuvor erstellten Berichte zum Zeitpunkt der Archivierung, hauptsächlich:
Teilnehmerliste: Eine Liste der Gruppen und Benutzer, die vor der Archivierung im Projekt vorhanden waren.
Berechtigungsmatrix: eine detaillierte Liste von Dokumenten und Gruppen sowie deren Berechtigungsstufe für ein bestimmtes Dokument.
Fragen-und-Antworten-Diskussionen: alle eingereichten Fragen und Antworten. Nur anwendbar, wenn der Fragen-und-Antworten-Bereich im Projekt eingerichtet wurde.
💡 Ein detailliertes Aktivitätsprotokoll bleibt im Online-Archiv verfügbar, um historische und neue Ereignisse auch nach der Projektarchivierung einzusehen.
Im Hauptbereich des Bildschirms sehen Sie eine Liste der Teilnehmer des Online-Archivs, mit der Möglichkeit, schnell neue hinzuzufügen.
Dokumente
Alle Teilnehmer des Online-Archivs können auf alle Projektdokumente zugreifen, einschließlich unveröffentlichter und gegebenenfalls solcher, die in den Papierkorb verschoben wurden.
⚠️ Wenn Sie gelöschte Dokumente nicht sichtbar machen möchten, leeren Sie den Papierkorb, bevor Sie das Projekt archivieren. Wenn sich noch gelöschte Dokumente darin befinden, wird der Papierkorb für alle Teilnehmenden im Hauptnavigationsbereich angezeigt. Das Löschen aus dem Papierkorb ist im archivierten Projekt nicht möglich.
Jegliche Änderungen am Projektindex sind untersagt, und mehrere Aktionen mit Dokumenten sind im Online-Archiv nicht verfügbar. Eine Übersicht finden Sie in der Tabelle unten.
Aktion | Verfügbarkeit |
Ansicht | ✔️ |
✔️ | |
Herunterladen | ✔️ |
Dateien in andere aktive Projekte kopieren | ✔️ |
Notizen hinzufügen, bearbeiten und löschen | ✔️ |
Projektindex exportieren | ✔️ |
Hochladen | ❌ |
Löschen | ❌ |
Veröffentlichen/Zurückziehen | ❌ |
Redigieren/Entschwärzen, Entwurf bearbeiten | ❌ |
Innerhalb des Projekts kopieren | ❌ |
Bewegen | ❌ |
Neue Version hochladen | ❌ |
Umbenennen | ❌ |
Archiv entpacken | ❌ |
Massen-Umbenennung | ❌ |
Ordnerstruktur importieren | ❌ |
Index neu erstellen | ❌ |
Labels hinzufügen, bearbeiten und löschen | ❌ |
Dateien extern freigeben | ❌ |
E-Signaturen anfordern | ❌ |
Teilnehmer
Im Tab „Teilnehmende“ finden Sie die Liste aller Teilnehmenden des Online-Archivs und:
Teilnehmende hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche, geben Sie E‑Mail-Adressen ein und klicken Sie auf Einladen.
Einladung erneut senden: Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Zeile des Teilnehmers oder oben in der Leiste, nachdem Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus der Liste ausgewählt haben.
Löschen vorhandener Teilnehmer: Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Zeile des Teilnehmers oder auf das obere Bedienfeld, nachdem Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus der Liste ausgewählt haben.
Berichte
Der Bereich „Berichte“ bietet ein umfassendes Aktivitätsprotokoll für vollständige Transparenz. Dieses detaillierte Protokoll erfasst alle Projektaktivitäten ab seiner Erstellung und verfolgt weiterhin alle laufenden Aktivitäten der aktuellen Teilnehmer des Online-Archivs. Das Aktivitätsprotokoll kann bei Bedarf per E-Mail versendet oder in eine Excel-Datei exportiert werden.
Ändern Sie persönliche und Projekteinstellungen.
Im Einstellungsmenü können Sie die folgenden Einstellungen überprüfen und aktualisieren:
Allgemein: Überprüfen und verwalten Sie Ihren Projektstatus, kopieren Sie den Projektlink und prüfen Sie den Speicherort Ihres Projekts.
Branding: Laden Sie ein Logo hoch und ändern Sie die Themenfarbe sowie den Hintergrund der Anmeldeseite, um die Marke Ihres Unternehmens widerzuspiegeln.
Labels: Prüfen Sie die verfügbaren Dokumentenlabels, die während der aktiven Projektphase eingerichtet und verwendet wurden.
Wasserzeichen: Entscheiden Sie, wann Wasserzeichen angezeigt werden sollen; Bearbeiten Sie die Farbe, Deckkraft, Position und enthaltenen Details der Wasserzeichen.
Wasserzeichen: Entscheiden Sie, wann Wasserzeichen angezeigt werden sollen; Bearbeiten Sie die Farbe, Deckkraft, Position und enthaltenen Details der Wasserzeichen.
Sicherheit: Gewähren Sie bei Bedarf Supportzugriff; stärken Sie die Sicherheit durch Aktivierung der 2-Schritt-Verifizierung und E-Mail-Verifizierung, beschränken Sie den Zugriff auf E-Mail-Domänen und IP-Adressen.
Schließen Sie Ihre Projekte von Ihrem Mobilgerät aus, sobald dies erforderlich ist. Sobald sie geschlossen sind, senden wir eine Bestätigungs-E-Mail an die Administratoren.
Für das archivierte Projekt können Sie weiterhin ein herunterladbares Archiv erstellen oder USB‑Laufwerke bestellen. Da bestimmte Funktionen für archivierte Projekte nicht relevant sind, weichen die Archiv-Einstellungen leicht von denen für aktive Projekte ab. Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Dokumente und Aktivitätsprotokoll
Nur Dokumente
Ausgewählte Ordner
💡 Wenn sich Q&A‑Anhänge oder ‑Dokumente im Papierkorb befinden, können Sie diese optional einbeziehen. Für historische Daten rufen Sie den Bereich Dashboard – Berichte auf.