Die Beschriftung ist eine bequeme Möglichkeit, Ihre Dokumente in verschiedenen Ordnern im Datenraum zu organisieren, wodurch Sie die Dateien schnell nach den voreingestellten Beschriftungswerten suchen und filtern können.
Sie können auf die Einstellungen für die Dokumentbeschriftung zugreifen, indem Sie auf das Menü Einstellungen klicken und Dokumentbeschriftung auswählen.
Sie können sich auch für diese Registerkarte entscheiden, wenn Sie im Dropdown-Menü auf der Registerkarte Dokumente die Option Beschriftungen verwalten wählen (es muss mindestens ein Dokument ausgewählt werden).
Hinweis: Nur umfassende Administratoren können auf die Beschriftungseinstellungen zugreifen und diese verwalten.
Zugewiesene Beschriftungswerte sind für alle Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die beschrifteten Dateien haben.
In dieser Registerkarte können Sie die folgenden Beschriftungseinstellungen vornehmen:
Gruppe: Geben Sie den Namen der Beschriftungsgruppe ein, die zur Kategorisierung der Beschriftungswerte nach Gruppen verwendet wird.
Zum Beispiel Abteilung (Rechtliches, Finanzen, IT), Status (Zu erledigen, In Prüfung, Genehmigt), usw.;Auswahlart für die Beschriftungsgruppen:
- Einzelauswahl: Zuweisung einer einzelnen Beschriftung innerhalb einer Beschriftungsgruppe;
- Mehrfachauswahl: Zuweisung mehrerer Beschriftungen, die innerhalb einer Beschriftungsgruppe erstellt werden;Wert: Geben Sie den/die Namen der Beschriftungswerte ein, die in der entsprechenden Beschriftungsgruppe aufgeführt werden.
Hinweis: Die Länge von Gruppen- und Wertenamen ist auf 50 Zeichen begrenzt. Die Werte müssen über alle Beschriftungsgruppen hinweg eindeutig sein.
Um die Beschriftungseinstellungen anzupassen, klicken Sie einfach auf Bearbeiten.
Wenn Sie mit dem Ausfüllen der Beschriftungsdetails fertig sind, klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern.
Sie können auch Beschriftungsgruppen und ihre Werte per Drag & Drop verschieben, um die Reihenfolge des Erscheinens in der Dropdown-Liste auf der Registerkarte Dokumente zu ändern.
Um den Namen des vorhandenen Beschriftungswertes zu bearbeiten, klicken Sie auf seinen Namen und geben Sie den aktualisierten Wert ein.
Um die Beschriftungsgruppe oder einen bestimmten Wert zu löschen, klicken Sie auf das Kreuzzeichen neben dem entsprechenden Wert bzw. der entsprechenden Gruppe. Wenn die Beschriftungen mit Dokumenten verknüpft sind, müssen Sie deren Löschung bestätigen, da sie aus den zugeordneten Dateien entfernt werden.
Alle Änderungen, die in den Einstellungen für die Dokumentbeschriftungen vorgenommen wurden, können auf der Registerkarte Berichte unter Alle Aktionen - Abschnitt Bearbeitung der Beschriftungseinstellungen nachverfolgt werden.
Lesen Sie mehr über das Thema Zuweisung von Dateibeschriftungen im Artikel Dokumente beschriften.