Im Datenraum mit aktivierter Beschriftungsfunktion können Sie Dateien zur einfachen Kategorisierung und Filterung verschiedene Beschriftungen zuweisen.
Bitte beachten Sie:
Die Liste der verfügbaren Beschriftungen wird von den Projektadministratoren in den Datenraum-Einstellungen festgelegt. Jeder umfassende Administrator kann die Beschriftungswerte im Menü "Dokumentbeschriftung" anpassen.
Ein Benutzer benötigt die Hochladen-Berechtigung für die Dokumente, damit er Beschriftungen zuweisen oder ändern kann.
Benutzer in jeder beliebigen Rolle können die Beschriftungswerte sehen, die den Dokumenten, auf die sie Zugriff haben, zugewiesen sind (jede Berechtigung höher als Keine).
Beschriftungen können nur Dateien, nicht aber Ordnern zugewiesen werden.
So weisen Sie Beschriftungen zu:
Wählen Sie die Datei(en) in der Liste aus.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der ausgewählten Dateien und gehen Sie im Dropdown-Menü auf Beschriftungen hinzufügen.
Klicken Sie auf die Beschriftung(en), die Sie zu den Dateien hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Anwenden.
Neben dem Kontextmenü ist die gleiche Option Beschriftungen hinzufügen auch im oberen Bereich auf der Registerkarte Dokumente verfügbar, sobald ein Dokument ausgewählt ist.
Beschriftungen zuweisen oder ändern:
Wählen Sie die Datei(en) in der Liste aus.
Gehen Sie auf den Menüpunkt Beschriftungen hinzufügen.
Deaktivieren Sie die Beschriftung(en), die Sie entfernen möchten, und/oder wählen Sie neue Beschriftungen aus.
Klicken Sie auf Anwenden.
Um nach bestimmten Dokumente anhand ihrer Beschriftungen zu suchen, verwenden Sie den Filter Beschriftet, und wählen Sie die entsprechenden Werte aus:
Projektadministratoren können auf der Registerkarte Berichte die von den Benutzern vorgenommenen Änderungen an den Dokumentbeschriftungen nachverfolgen:
Alle Aktionen => Bearbeitung von Beschriftungen unter Aktionen mit Dateien und Ordnern
Sie können die Details der Änderungen sehen, indem Sie den Cursor über die drei Punkte bewegen.
Oder Sie können sie auch im exportierten Bericht unter der Spalte Details finden.
Beim Exportieren des Projekt-Verzeichnisses werden die entsprechenden Dokumentbeschriftungen in der Spalte Zugewiesene Beschriftungen aufgelistet.
Hier können Sie mehr erfahren über: