Unter Schwärzungen versteht man das Entfernen von Text oder bestimmten Bereichen aus einem Dokument, die sensible oder vertrauliche Informationen enthalten. Geschwärzte Inhalte sind für Benutzer unkenntlich gemacht.
Bitte beachten Sie, dass nur Volladministratoren und Benutzer mit Upload-Berechtigung für die ausgewählte Datei diese schwärzen können.
Sie können PDF-Dateien aber auch eine Reihe anderer unterstützter Formate schwärzen:
TXT | DOC | DOCX | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | MHT | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG | XML
Um ein Dokument zu schwärzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen im Dropdown-Menü die Option Schwärzen.
Es sind zwei Schwärzungsmodi verfügbar: Suchen & schwärzen und Bereich schwärzen.
Bitte beachten Sie, dass Q&A-Anhänge nicht geschwärzt werden können. Es wird empfohlen, alle sensiblen Inhalte aus solchen Dateien zu entfernen, bevor Sie diese in den Datenraum hochladen.
Bereich schwärzen
Mit dieser Option können Sie einen beliebigen Bereich im Dokument auswählen und schwärzen, egal ob es sich um Bilder, Sätze, einen ganzen Absatz oder eine volle Seite handelt. Zum Schwärzen von Bereichen in Ihrem Dokument:
Klicken und Cursor hier hinziehen, um den zu schwärzenden Bereich auszuwählen.
Um die Größe oder Position des ausgewählten Bereichs zu bearbeiten, ziehen Sie einfach das Rechteck in den gewünschten Bereich.
Suchen & schwärzen
Diese Option ermöglicht die Suche und das Schwärzen bestimmter Wörter oder Sätze im gesamten Dokument. Zum Suchen und Markieren von bestimmtem Textteilen:
Klicken Sie auf Suchen & schwärzen.Sie können auch Hotkeys für die Suche verwenden: ctrl+F bei Windows oder Befehl+F auf dem Mac.
Geben Sie das Wort oder den Satz ein, das/den Sie schwärzen möchten.
Wenn Sie das Wort oder den Satz gefunden haben, klicken Sie auf Zum Schwärzen markieren.
Bitte beachten Sie, dass alle Dokumente mittels OCR (optische Zeichenerkennung) gescannt werden. Die Genauigkeit der Ergebnisse hängt dabei von der Qualität des orginalen Dokuments ab. Wir empfehlen dringend, alle Schwärzungsmarkierungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Elemente gefunden und korrekt markiert wurden.
Sie können die Suchergebnisse mit Hilfe der Navigationselemente überprüfen, bevor oder nachdem Sie im rechten Bereich auf Zum Schwärzen markieren klicken.
In diesem Bereich können Sie durch alle Schwärzungsmarkierungen navigieren und auf jede Markierung klicken, um ihre Position im Dokument zu sehen.
Um eine Schwärzungsmarkierung zu löschen, klicken Sie auf das Kreuzzeichen daneben in der rechten Seitenleiste.
Sie können auch auf eine beliebige Markierung im Dokument klicken und ihre Größe anpassen oder sie über das Papierkorb-Symbol löschen.
Wenn Sie alle Schwärzungsmarkierungen überprüft haben, klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen verfügbar zu machen.
Sie können jederzeit neue Markierungen für ein geschwärztes Dokument erstellen und anwenden.
Bitte beachten Sie, dass Sie, sobald Sie das Schwärzen anwenden:
Die geschwärzte PDF-Version das Original ersetzt. Alle markierten Bereiche und Textteile aus dem Dokument entfernt werden und nicht mehr in den Suchergebnissen erscheinen.
Die geschwärzte Version eines Dokuments für alle Benutzer mit Zugriff auf das Dokument verfügbar ist, einschließlich der Volladministratoren.
Mit der Berechtigung Original herunterladen können Benutzer nur die geschwärzte Version herunterladen.
Volladministratoren können ungeschwärzte Versionen von Dokumenten herunterladen und bei Bedarf in jeder Phase des Projekts die Schwärzung für andere Benutzer aufheben.
Verwenden Sie die Option Als Entwurf speichern, um die Schwärzung des Dokuments später fortzusetzen und/oder um Ihren Kollegen Gelegenheit zu geben, Ihre Schwärzungsmarkierungen zu überprüfen, bevor Sie diese anwenden.
Falls das ausgewählte Dokument bereits vorläufige Schwärzungen enthält, klicken Sie auf Entwurf schwärzen, um es zum Schwärzen zu öffnen, zu überprüfen und die Änderungen zu übernehmen.
Nur Volladministratoren und Benutzer mit Upload-Berechtigung haben Zugriff auf die Schwärzungsentwürfe. Benutzer mit niedrigeren Berechtigungsstufen sehen die Änderungen erst, wenn sie übernommen werden.
Wenn ein Dokument nicht länger geschwärzt sein muss, oder wenn Sie es von Grund auf neu markieren möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Entwurf löschen. Diese Aktion verwirft alle vorläufigen Änderungen.
Sie können Schwärzungen auch direkt aus dem Kontextmenü anwenden oder vorläufige Schwärzungen löschen, indem Sie die entsprechende Option wählen.
Ungeschwärzte Version wiederherstellen
Nur Volladministratoren können Schwärzungen aufheben oder eine ungeschwärzte Version eines Dokuments herunterladen.
Um in einem Dokument die Schwärzungen aufzuheben, markieren Sie die entsprechende Datei und wählen Sie im Kontextmenü die Option Schwärzen aufheben.
Hinweis: Sobald Sie bei einem Dokument das Schwärzen aufheben und dies bestätigen, wird der zuvor geschwärzte Inhalt für Benutzer mit Zugriff auf diese Datei sichtbar. Gibt es für die ausgewählten Dokumente gespeicherte Schwärzungsentwürfe, werden diese ebenfalls gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden, aber Sie können Dokumente bei Bedarf erneut schwärzen.
Um ein ungeschwärztes Dokument herunterzuladen, wählen Sie die entsprechende Download-Option aus dem Dropdown-Menü.
Sie können die Schwärzung auch für mehrere Dateien gleichzeitig aufheben und diese Dateien gleichzeitig herunterladen, wenn sich unter den ausgewählten Ordnern oder Dateien geschwärzte Dokumente befinden.
Filtern geschwärzter Dokumente
Zusätzliche Filter sind für Volladministratoren und Benutzer mit Upload-Berechtigung verfügbar.
Der Schwärzungen-Filter verfügt über folgende Optionen: Angewendet, Entworfen, Angewandt und hat neuen Entwurf, Keine.
Entsprechend Ihrer Auswahl werden die anwendbaren Dokumente in Ihrer Suche angezeigt:
Angewendet: Dokumente, bei denen alle Schwärzungsmarkierungen angewendet wurden und die keine vorläufigen Markierungen enthalten.
Entworfen: Dokumente, die nur vorläufige Markierungen enthalten. Alle Schwärzungsmarkierunegn müssen noch überprüft und angewendet werden.
Angewandt und hat neuen Entwurf: Dokumente mit sowohl angewandten als auch vorläufigen Schwärzungsmarkierungen. Das heißt, einige der Änderungen sind bereits für die Benutzer verfügbar, andere müssen überprüft und angewendet werden.
Keine: Dokumente ohne angewandte oder vorläufige Schwärzungsmarkierungen.
Wenn Sie alle Dokumente mit noch nicht abgeschlossenen Schwärzungen überprüfen möchten, verwenden Sie die Filter Entworfen und Angewandt und hat neuen Entwurf" und klicken Sie einfach auf jedes Dokument, um dessen Schwärzungsentwurf zu öffnen.
Verfolgen von Aktionen mit Berichten
Volladministratoren können alle Aktionen, die sich auf geschwärzte Dateien beziehen, im Bericht Alle Aktionen unter Aktionen mit Dateien und Ordnern verfolgen.
Um weitere Details zu sehen, bewegen Sie den Cursor über die drei Punkte.